Come dare priorità al benessere durante i viaggi di lavoro

Che cos’è il benessere?

Il “benessere” viene come uno “stato felice di salute, di forze fisiche e morali” ed è un elemento che influenza ogni aspetto della nostra vita, dallo stato di salute fino alla soddisfazione complessiva e al senso di determinazione. Sebbene il benessere venga spesso associato alla salute fisica, quest’ultima è tanto importante quanto la salute mentale.

In alcuni Paesi i datori di lavoro hanno un obbligo di tutela non solo della salute e sicurezza dei dipendenti, ma anche del loro benessere.

Perché la salute è così importante durante i viaggi

La pandemia ha modificato i viaggi di lavoro con effetti duraturi. Sebbene le trasferte aziendali tradizionali non siano mai tornate ai livelli precedenti, l’aumento dei viaggi bleisure ha compensato il gap. Il lavoro da remoto fa sì che le interazioni in presenza siano sempre più preziose e che i dipendenti sfruttino i viaggi di lavoro per spostarsi in modo più economico a livello nazionale e internazionale.

Fare viaggi aziendali e bleisure è sicuramente una prospettiva attraente, ma è anche più stressante del pendolarismo o di viaggiare per motivi personali. Alcuni studi suggeriscono che i lavoratori dipendenti che trascorrono 14 o più notti al mese lontano da casa mostrano sintomi legati ad ansia, scarsa salute fisica e indice di massa corporea più elevato. Vi è quindi una palese correlazione tra i viaggi di lavoro e il benessere dei dipendenti.

Allo stesso modo, i lavoratori che danno priorità al proprio benessere durante i viaggi sono più produttivi e mantengono una maggiore soddisfazione professionale. Mettere al primo posto il benessere dei dipendenti è una strategia vincente in quanto previene il burnout e consente loro di ottenere risultati migliori dai viaggi di lavoro, ad esempio curando maggiormente i rapporti e ampliando la rete di relazioni.

I lavoratori che danno priorità al proprio benessere durante i viaggi sono più produttivi e mantengono una maggiore soddisfazione professionale.
Photo : TravnikovStudio/ Shutterstock.com

Al contrario, trascurare il benessere dei dipendenti può avere ricadute finanziarie sull’azienda portando ad assenteismo, calo della produttività e degradamento dei rapporti con i portatori di interessi. In assenza di un programma di tutela del benessere durante i viaggi di lavoro, un’azienda può riscontrare difficoltà ad attrarre candidati talentuosi, in particolare quelli più giovani, per i quali il benessere è un elemento rilevante nella scelta delle opportunità.

La creazione di un programma di tutela del benessere rappresenta un investimento nel futuro dell’impresa.

Cinque strategie per migliorare il benessere di chi viaggia

Una recente indagine ha rivelato che il 39% delle aziende non compie nessuna azione per migliorare il benessere dei dipendenti che fanno trasferte. Pur essendo coscienti del fatto che i viaggi di lavoro sono potenzialmente stressanti, i travel manager non adottano misure proattive per migliorare il benessere dei viaggiatori.

Sono vari i momenti in cui il benessere del dipendente può essere intaccato negativamente in relazione a una trasferta, tra cui la fase di organizzazione, i voli e il recupero del lavoro dopo il ritorno. Il programma di tutela del benessere dei dipendenti deve tenere conto delle conseguenze del viaggio e della correlazione tra trasferte e diminuzione del benessere.

Ecco cinque strategie che puoi mettere in atto per migliorare il benessere nel corso di un viaggio di lavoro:

Migliora l’organizzazione operativa

Non tutti viaggiano allo stesso modo e per ogni dipendente le fonti di stress possono variare. Per alcuni l’aspetto più stressante può essere l’aeroporto e i ritardi dei mezzi di trasporto, mentre per altri può essere più impegnativo mantenere un equilibrio tra vita privata e lavorativa. Se coinvolgi i dipendenti nella creazione del programma di tutela del benessere, avrai una visione più completa degli aspetti che trovano più difficoltosi da affrontare e potrai attuare strategie proattive.

È fondamentale che ogni azienda abbia una persona o un reparto responsabile dei viaggi di lavoro che funga da riferimento a cui il dipendente può rivolgersi per ottenere chiarimenti e assistenza durante l’organizzazione delle trasferte.
Photo: Creativa Images / Shutterstock.com

I team delle risorse umane e i travel manager possono adottare miglioramenti operativi che consentano di monitorare il benessere dei dipendenti, ad esempio tenendo traccia delle assenze e della fidelizzazione di lavoratori che fanno trasferte in confronto a quelli che non ne fanno.

È fondamentale che ogni azienda abbia una persona o un reparto responsabile dei viaggi di lavoro che funga da riferimento a cui il dipendente può rivolgersi per ottenere chiarimenti e assistenza durante l’organizzazione delle trasferte.

Roundtrip semplifica i viaggi di lavoro mettendo a disposizione di travel manager, dipendenti e team finanziari facili strumenti di gestione degli itinerari.

Sviluppa un regolamento di viaggio dell’azienda

Ogni impresa deve dotarsi di un regolamento trasparente relativo ai viaggi di lavoro e alla loro organizzazione. Dalla pandemia si è verificato un incremento della flessibilità, data la volontà dei dipendenti e dei viaggiatori di avere più voce in capitolo nelle scelte.

Per aumentare il benessere dei dipendenti, è opportuno formulare regole specifiche legate ai viaggi di lavoro, atte, ad esempio, a evitare voli indiretti per ridurre lo stress e a consentire a più lavoratori di viaggiare insieme. Anche la pianificazione dell’itinerario è un elemento importante quando si prende in considerazione l’impatto emotivo e fisico sul benessere di un dipendente in trasferta: l’ideale è concedere un giorno di riposo dopo un volo a lungo raggio per riprendersi dal jet lag.

Anche la pianificazione dell’itinerario è un elemento importante quando si prende in considerazione l’impatto emotivo e fisico sul benessere di un dipendente in trasferta: l’ideale è concedere un giorno di riposo dopo un volo a lungo raggio per riprendersi dal jet lag.
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Le aziende devono sempre tenere conto di come il benessere di un dipendente venga intaccato da lunghi periodi trascorsi lontano da casa. Per migliorare il benessere dei dipendenti occorre concentrare le trasferte nei normali giorni lavorativi ed evitare i fine settimana, permettendo così di mantenere un equilibrio tra vita privata e professionale.

Fai viaggiare i dipendenti solo se strettamente necessario

Il mondo è più connesso che mai e per raggiungere qualsiasi luogo sul pianeta bastano uno o due voli: può sembrare che viaggiare per lavoro sia un gioco da ragazzi, ma non è sempre così.

Se i viaggi aziendali non sono in realtà necessari, possono avere un effetto controproduttivo, soprattutto con l’incremento dello smart working e delle riunioni virtuali.

Le trasferte superflue incidono negativamente non solo sul benessere dei dipendenti, ma anche sul ROI della tua azienda. Adottando un regolamento dei viaggi di lavoro, aiuti i lavoratori, i travel manager e i team finanziari a discernere tra viaggi necessari e superflui. L’obbligo di giustificare un viaggio in base a un regolamento prestabilito fa sì che i dipendenti non siano oberati o non debbano lavorare al di sopra delle loro capacità dovendo partire per trasferte che non danno alcun beneficio.

Adottando un regolamento dei viaggi di lavoro, aiuti i lavoratori, i travel manager e i team finanziari a discernere tra viaggi necessari e superflui.
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 Tieni in considerazione la salute e il benessere dei dipendenti

Tutti noi trascuriamo la nostra routine quando siamo in viaggio: siamo meno propensi a fare attività fisica e mangiamo in modo meno sano. È infatti difficile mantenere i ritmi del sonno, nutrirsi adeguatamente e fare esercizio fisico. Le aziende devono spronare i dipendenti ad adottare pratiche di benessere, che si tratti di esercizi di mindfulness o indossare calze compressive durante i voli a lungo raggio.

Lo stress dei lavoratori è spesso più elevato dopo una trasferta, non durante il viaggio; infatti, al ritorno si sentono in dovere di fare gli straordinari per riprendere la tabella di marcia.

All’interno dell’azienda, gli impiegati e i responsabili delle risorse umane possono mitigare questi problemi migliorando la distribuzione dei carichi di lavoro tra i colleghi e concedendo tempo libero ai dipendenti che rientrano dalle trasferte.

Occorre anche prestare più attenzione al benessere dei lavoratori che viaggiano più spesso, specialmente coloro che fanno trasferte consecutive, si spostano tra vari fusi orari o prendono voli a orari più impegnativi.

I travel manager e i team delle risorse umane possono fare sondaggi periodici e incoraggiare i trasfertisti frequenti a fare visite mediche annuali, poiché questi sono i lavoratori più soggetti al rischio di burnout per via della correlazione negativa tra viaggi e benessere. Prendi in considerazione la possibilità di concedere ai dipendenti dei permessi dopo lunghe trasferte e fornire maggiore supporto per garantire che qualcuno si occupi del loro lavoro d’ufficio mentre sono in viaggio.

All’interno dell’azienda, gli impiegati e i responsabili delle risorse umane possono mitigare questi problemi migliorando la distribuzione dei carichi di lavoro tra i colleghi e concedendo tempo libero ai dipendenti che rientrano dalle trasferte.
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 Impara a gestire gli imprevisti e la pianificazione dei viaggi

Gli imprevisti capitano quotidianamente quando si viaggia. Nel 2022 il 23% dei voli nei 10 più grandi aeroporti del mondo ha subito ritardi, mentre sono stati 26 milioni i bagagli smarriti, consegnati in ritardo o danneggiati. Problemi come questi possono dare luogo a situazioni stressanti che hanno effetti negativi sul benessere dei dipendenti. È quindi essenziale avere un sistema di supporto adeguato, in grado di gestire ogni evenienza, dalla riprenotazione dei voli cancellati alla gestione dei bagagli smarriti o dei transfer persi.

Le aziende hanno la possibilità di semplificare i viaggi di lavoro mettendo a disposizione dei dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per spostarsi senza stress. Fornire un piano dati internazionale consente ai lavoratori di connettersi ovunque senza dovere cercare una rete Wi-Fi pubblica, così come l’uso di app di navigazione e di servizi ferroviari locali permette di orientarsi e muoversi in modo ottimale nelle città estere, riducendo le fonti di stress e ansia.

La tecnologia consente alle aziende di mantenere contatti costanti con i dipendenti per aggiornare gli itinerari, effettuare prenotazioni in tempo reale e usare strumenti di pianificazione. Il segreto di viaggi di lavoro senza stress sta nel predisporre un adeguato sistema di supporto.

Il team di assistenza di Roundtrip è disponibile 7 giorni su 7, 24 ore su 24 in tutte le fasi del tuo viaggio.

I nostri account manager multilingue sono in grado di aiutarti prima o durante la trasferta, così il tuo viaggio è meno stressante ed eviti di andare in confusione. Roundtrip ti dà tutta la tranquillità di avere assistenza per te e per i tuoi dipendenti, ovunque si trovino nel mondo.

È quindi essenziale avere un sistema di supporto adeguato, in grado di gestire ogni evenienza, dalla riprenotazione dei voli cancellati alla gestione dei bagagli smarriti o dei transfer persi.
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