Согласование командировок без усилий: меньше стресса, больше контроля

• Типичные сложности при согласовании деловых поездок
• Как упростить контроль бронирований
• Как сделать согласование командировок удобнее

Типичные сложности при согласовании деловых поездок

Процесс организации командировок зависит от размера компании, её структуры и тревел-политики. Но проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, часто похожи.

• Сложные согласования: приходится переключаться между разными каналами связи, сервисами и программами. Например, таблицу со ссылками на выбранные варианты отправляют по почте, а обсуждение продолжают в мессенджере.
  
• Потерянная информация: в потоке писем и сообщений легко пропустить важный запрос или ответ.
  
• Непрозрачный процесс: сотрудники не всегда понимают, в каком статусе находится их запрос. Возникают лишние уточнения, которые отвлекают участников от более важных задач.
  
• Дубли заказов: недопонимания и отсутствие чёткой координации могут привести к двойным бронированиям, лишним расходам и потере времени на отмены и изменения.
  
• Рост цен: пока идёт согласование, стоимость отелей и билетов на нужные даты может вырасти — в результате начинается новый круг обсуждений. 

Как упростить контроль бронирований

Roundtrip помогает автоматизировать организацию командировок: ускорить процессы, снизить количество ошибок и упростить согласования. Рассказываем, что для этого сделать.

Настройте тревел-политику

Правила, которые регулируют организацию командировок в вашей компании, можно указать прямо на нашей платформе. Подходящие предложения отмечаются в результатах поиска, чтобы сотрудники легко выбирали нужную услугу. 

Задавайте условия бронирования билетов и проживания, а также лимиты расходов. Например, для отелей можно определить максимальную звёздность, бюджет на сутки и количество дней до заезда. Для авиабилетов — допустимый бюджет на перелёт в одну сторону, отношение цены выбранного билета к самому бюджетному варианту и другие параметры.

Настройте согласование бронирований

Контроль бронирований отелей, билетов и трансферов можно настроить так, как удобно вашей компании. Определите, в каких случаях сотруднику нужно запрашивать подтверждение перед покупкой услуги, а когда достаточно уведомления о готовом бронировании или согласование вообще не требуется.

Эта функция помогает автоматизировать согласование в нестандартных ситуациях. Например, сотрудник хочет остановиться в отеле за 100 € при лимите 90 €. В этом случае он может указать причину выбора и сразу отправить запрос тревел-менеджеру.

Преимущества согласования бронирований

1. Ускоренный процесс: никакой переписки в почте и мессенджерах — запрос на согласование можно отправить прямо со страницы бронирования.

2. Централизованный контроль: согласующий утверждает или отклоняет запросы в личном кабинете, там же сохраняется история решений.

3. Прозрачная коммуникация: сотрудник может добавить комментарий к запросу, а согласующий — пояснение к своему решению.

4. Гибкие настройки: можно согласовывать все бронирования или только часть, назначать разное количество согласующих, задавать допустимое отклонение по стоимости услуги.

5. Эффективный контроль бюджета: расходы легко отслеживать ещё до бронирования.

6. Удобная отчётность: запросы по всем заказам можно скачать в формате Excel.

Как сделать согласование командировок удобнее

Подключайте согласования уже сейчас, чтобы экономить время, снижать стресс и держать весь процесс под контролем.

Подключить согласование бронирований