14
3 минуты чтения
Содержание
Знакомство с партнёром
Expo Event Consulting — компания в сфере деловых мероприятий и выставок со штаб-квартирой в Объединённых Арабских Эмиратах. EEC организует участие в международных выставках, конференциях, форумах и корпоративных событиях и обеспечивает комплексную поддержку — от разработки концепции и контента до реализации на площадке.
Работая над проектами на Ближнем Востоке и в Азии, Expo Event Consulting регулярно организует международные поездки для внутренних команд, работающих над выставками, стендами и проведением мероприятий.
Задачи команды
Когда компания одновременно управляет деловыми поездками в нескольких регионах, сложности неизбежны. Команды одновременно выезжают в разные страны, на разные события и площадки — у каждой из них свои маршруты, варианты размещения, условия бронирования и операционные риски.
В таких условиях подбор правильных рейсов и отелей на разных рынках, управление платежами, отменами и изменениями, а также контроль всех поездок превращаются в серьёзную задачу. С ростом объёма командировок даже стандартные бронирования начинают отнимать слишком много времени без подходящей системы.
Что было необходимо Expo Event Consulting:
- централизация бронирований на одной надёжной платформе
- сокращение времени, затраченного на ручной поиск и проверки
- мгновенный доступ к счетам и закрывающим документам
- минимизация рисков, связанных с отменами, платежами и срочными изменениями
- сотрудничество с надёжным партнёром, который обеспечивает быструю поддержку
Без эффективного решения планирование международных поездок стало слишком рискованным — и компания приостановила их, пока искала более эффективный подход.
Решение Roundtrip
После перехода на Roundtrip Expo Event Consulting объединила управление деловыми поездками на одной платформе. Эффект был заметен сразу.
Более быстрое и простое бронирование
Наталья подтверждает, что бронирование отелей, авиабилетов и трансферов стало занимать значительно меньше времени. Все привычные маршруты уже налажены и можно не повторять одни и те же действия вручную.
Полная прозрачность и контроль
Интуитивно понятный интерфейс Roundtrip обеспечивает чёткое понимание: кто едет, куда, когда и что уже оплачено. Такая ежедневная прозрачность снизила уровень стресса и исключила риск упущенных деталей.
Оперативное оформление документов
Счета и закрывающие документы доступны сразу — это устранило одну из самых трудоёмких проблем, с которыми Наталья сталкивалась ранее.
Надёжная поддержка
Служба поддержки и аккаунт-менеджеры Roundtrip быстро реагируют на любые запросы: от срочного перебронирования рейса до согласования размещения в отеле во время выставок.
Например, во время международной выставки проблему с отелем удалось решить всего за пару часов благодаря прямому подключению специалиста поддержки — эта деталь сыграла огромную роль для команды с плотным графиком.
Полученные результаты
С Roundtrip компания Expo Event Consulting добилась заметных и практических улучшений:
- скорость бронирований выросла в 3–5 раз
- значительно сократились ручные проверки
- уровень стресса снизился благодаря прозрачности
- международные деловые поездки возобновились
- команды стали путешествовать без проблем и фокусироваться на проведении мероприятий
- точные данные по расходам помогли в тендерах и при планировании бюджета проектов
Когда поездки проходят гладко, они не отвлекают от важного — именно так и должно быть.
Планы на будущее
Expo Event Consulting рассматривает Roundtrip как долгосрочного партнёра, а не временное решение.
В будущем компания планирует:
- расширять использование Roundtrip для международных мероприятий
- подключать новые функции по мере их появления
- поддерживать баланс между удобными технологиями и человеческим подходом
Для Натальи именно это сочетание — надёжность, скорость и персональная поддержка — определяет, каким должно быть эффективное управление деловыми поездками.
