51
7 минут чтенияСодержание:
- Истинный масштаб проблемы
- Скрытые издержки неуправляемых командировок
- Когда видимость важнее экономии
- Почему компании переходят на управление командировками?
- Простой переход к управлению командировками
- Готовы узнать, что Roundtrip может сделать для вас?
Истинный масштаб проблемы
Когда одних таблиц уже недостаточно
Обычных таблиц Excel вполне хватает, пока бизнес небольшой и в поездках находятся 12 сотрудников. Но что делать, если компания выросла, и теперь по всему миру летают уже 107 человек. Бухгалтерии остается только посочувствовать: впереди её ожидает изнурительная проверка расходов, охота за закрывающими документами и неловкий разговор с коллегой, который поужинал за счёт компании в мишленовском ресторане без согласования.
Реалии среднего бизнеса
Проблемы организации командировок актуальны для большинства растущих бизнесов по всему миру. Компании с численностью более 100 сотрудников до сих пор не имеют корпоративной политики деловых поездок.
Фото: PeopleImages / Shutterstock.com
Быстрый рост затрат
За последние два года командировки заметно подорожали, поэтому несогласованное бронирование теперь обходится значительно дороже. 65% расходов на бизнес-поездки остаются вне контроля компании — а значит, речь далеко не о единичных случаях (по данным отчёта Euromonitor).
При средней стоимости одной командировки в $1128 — что примерно на 35% больше, чем годом ранее, — командировочные могут превратиться в колоссальную статью бюджета. Масштаб проблемы становится очевидным, учитывая, что сотрудники могут совершать тысячи поездок в год. На этом фоне стремительно растёт мировой рынок корпоративных поездок.
Опыт Roundtrip
Перейдя на автоматизированное бронирование, компании экономят на отелях в среднем 15% по сравнению с прямым поиском. Запишитесь на демо и узнайте у наших экспертов, как Roundtrip поможет оптимизировать ваши расходы.
Скрытые издержки неуправляемых командировок
О чём говорит счёт на оплату
Перелёт United Airlines туда-обратно из Рима в Шарлотт, деловую столицу Северной Каролины, обходится от €700 до €1 000 (в зависимости от сезона и времени бронирования). На месте обычный бизнес-отель легко обойдётся от €120 за ночь — и это без учёта питания, трансферов и такси.
Однако эти расходы — лишь верхушка айсберга. Реальная стоимость командировок включает множество скрытых издержек.
О чём молчит финансовый отчёт
Представьте, сколько времени ваша бухгалтерия теряет, сопоставляя сомнительные чеки и дублирующие счета. В итоге сверка затягивается, а руководство долго не видит итоговую сумму затрат. Формально это время не засчитывается в командировочные расходы — в отличие от такси до вокзала, — но по сути ими и является.
К сожалению, сразу отследить нарушения политики деловых поездок почти невозможно. Они обнаруживаются только в финансовом отчёте, когда исправлять уже поздно.
Фото: Worawee Meepian / Shutterstock.com
Почему компании переходят на управляемые командировки?
Без единой базы бронирований невозможно ни договориться о выгодных ценах, ни выявить закономерности в расходах. Это веская причина, чтобы взять командировочные под контроль и перейти на системное управление поездками. Примечательно, что компании со строгой политикой поездок демонстрируют выручку на 17–30% выше, чем компании без неё (по данным исследования Global Business Travel Association).
Как Roundtrip помог Ocrim контролировать расходы на поездки
Возьмем итальянскую машиностроительную компанию Ocrim со штатом 270 сотрудников. Раньше они оформляли командировки хаотично: часть бронировали на сайтах отелей, часть — через турагентства и сторонние сервисы. Это работало, пока поездок было немного, но с ростом бизнеса организация командировок стала отнимать слишком много времени.
С внедрением системы управления командировками компания получила контроль над расходами в реальном времени вместо того чтобы постфактум разбираться в расхождениях. В Ocrim быстро оценили простоту, скорость и прозрачность системы с её понятной аналитикой трат и соблюдения регламентов.
По словам Кьяры Дзоваделли, менеджера по командировкам Ocrim, экономия составила 10–15% по сравнению с прежними методами бронирования.
Серджиу Леш
Управляющий директор CTM
Серджиу Леш, управляющий директор CTM, объясняет: «Большинство компаний не осознают, во сколько на самом деле обходятся деловые поездки. Речь не только о деньгах, но и о потерянном времени и рисках для сотрудников. Когда сотрудники организуют поездки сами, компания теряет контроль и над людьми, и над бюджетом, не говоря уже об упущенной выгоде. Управление командировками — это не ограничение свободы, а контроль для бухгалтерии, удобство для сотрудников и оптимизация расходов для бизнеса. Компании, которые совершают этот переход, редко жалеют об этом».
Когда видимость важнее экономии
Скрытая угроза бессистемных поездок
Многие компании считают отсутствие системы управления поездками издержками бюджетирования. На самом же деле это проблема безопасности персонала и риски для юридической и HR-служб.
Когда сотрудники бронируют билеты и отели через личные аккаунты или сторонние сайты, компания теряет контроль над их перемещениями. Сотрудник может без проблем добраться до места, но для компании он буквально выпадает из поля зрения.
Контроль и безопасность персонала в поездках
Исследование Peoplesafe показывает, что 75% работников волнуются о своей безопасности во время деловых поездок, а 69% — по дороге на работу и обратно, особенно в нерабочее или ночное время.
Эти опасения становятся проблемой в экстренной ситуации, такой как отмена рейса, забастовка, гражданские беспорядки или недомогание сотрудника, приходится срочно выяснять, кто именно сейчас в поездке, где они остановились и как с ними связаться. Без централизованной системы бронирований крайне сложно перестроить маршрут или оказать поддержку.
Фото: Alliance Images / Shutterstock.com
Случай во Франкфурте и забота о сотрудниках
Именно это произошло с Марией во Франкфурте. Когда поезд отменили из-за забастовки, в компании не оказалось ни системы отслеживания маршрута, ни службы экстренной поддержки. Для коллег Мария просто «исчезла». В итоге некому было оперативно перебронировать билеты, связаться с ней и убедиться, что она в безопасности.
От рекомендации к требованию
Забота о сотрудниках — это прямое требование закона, а не просто формальность или рекомендация. Компании в Италии, Германии и Казахстане обязаны предпринимать все необходимые меры для защиты сотрудников во время рабочих поездок, включая контроль их местонахождения в любой момент времени. Это правовой минимум, к которому нельзя относиться легкомысленно.
Как Roundtrip обеспечивает контроль над поездками
Интерфейс Roundtrip даёт полную картину командировок: сразу видно, кто, куда и когда едет и что уже оплачено. Это упрощает повседневную работу, снижает стресс в команде и сводит риски для сотрудников к минимуму.
Возьмём, к примеру, Expo Events Consulting — компанию из ОАЭ, специализирующуюся на бизнес-мероприятиях и выставочных услугах. После перехода на управляемые командировки им больше не приходится жонглировать несколькими инструментами бронирования, добиваться подтверждений или гадать, где находятся их сотрудники.
Объединение всех деловых поездок на единой платформе ускорило бронирование в 5 раз, резко сократило объем ручной переписки и избавило команду от лишнего стресса благодаря полной прозрачности процессов.
Почему компании переходят на управление командировками?
Переход к централизованному управлению деловыми поездками редко начинается с красивого отчёта или чьей-то рекомендации. Обычно поводом становится критический инцидент.
Вот три ключевых фактора, которые чаще всего заставляют компании пересмотреть подход к командировкам.
Бюджет: расходы вышли за рамки
Для некоторых компаний всё начинается с цифр, когда финансовый отдел настораживает очередной отчёт, в котором расходы на командировку значительно превысили план. При этом практически невозможно разобраться, что именно было согласовано, забронировано и возмещено.
Комплаенс: бронирования нарушают правила
Сотрудник бронирует дорогой спа-отель на целую неделю, считая это допустимым, — и его действия нельзя назвать нарушением. Если в компании нет письменных регламентов и лимита в €100 в день, винить человека не за что. Настоящая проблема заключается в отсутствии понятных правил и единой системы.
Рост: компания растёт быстрее, чем организация поездок
Рост бизнеса — это всегда хорошо: открытие офисов, расширение команды, выход на международные рынки. Вот только устаревшие методы с корпоративными чатами, личными картами и ручной сверкой чеков перестают соответствовать масштабам компании. Тогда менеджер по командировкам понимает, что новому этапу роста нужна новая инфраструктура.
Исследование корпоративных поездок от Deloitte показывает, что 74% менеджеров планировали увеличить бюджеты на командировки, а 49% деловых путешественников пользуются корпоративными инструментами бронирования — например, платформой для управления командировками.
Опыт Roundtrip
По наблюдениям команды Roundtrip, эти три фактора редко возникают поодиночке. Компании, которые изначально просто пытаются оптимизировать расходы на поездки, быстро обнаруживают проблемы с соблюдением регламентов, а растущие бизнесы сталкиваются с одновременным ухудшением видимости и контроля.
Опыт работы с компаниями разного масштаба показывает одну и ту же картину: хаотичные командировки перестают работать при достижении определенного порога. После этого административная нагрузка резко возрастает, а ценные данные о поездках начинают теряться в море писем, таблиц и личных аккаунтов бронирования.
Фото: Miljan Zivkovic / Shutterstock.com
Простой переход к управлению командировками
Внедрить платформу для управления корпоративными поездками, такую как Roundtrip, можно быстро и просто — даже если компания привыкла делать всё по-старому. Это не требует кропотливой IT-интеграции, и можно начинать бронировать в новой системе уже через несколько дней.
Roundtrip объединяет всё от бронирования до отчётности на одной платформе. Ваша команда экономит время, умнее распоряжается бюджетом и держит всё под контролем, получая помощь от живых специалистов.
Как говорит Кьяра Дзоваделли: «Roundtrip — это не просто платформа, а надёжный помощник. На всех этапах вам помогают живые люди — от персонального менеджера до службы поддержки».
Готовы узнать, что Roundtrip может сделать для вас?
Обычная деловая поездка не должна превращаться в стресс для сотрудника и головную боль для бухгалтерии. Пока команда Марии вручную разбирается с последствиями накладок, вы можете избавить свой бизнес от подобной рутины. Запишитесь на 30-минутную консультацию.
Фото обложки: PeopleImages / Shutterstock.com
