Как проводить командные совещания более продуктивно

Почему командные встречи так важны

После пандемии важность командных встреч выросла вместе с популярностью дистанционной работы. Но больше совещаний и онлайн-конференций сами по себе не сделали работу компаний эффективнее. Согласно отчёту Doodle (онлайн-сервиса для планирования деловых встреч), более 70% специалистов каждую неделю впустую тратят время на непродуктивных встречах.

После пандемии важность командных встреч выросла вместе с популярностью дистанционной работы. Однако, более 70% специалистов каждую неделю впустую тратят время на непродуктивных встречах.
Photo: Girts Ragelis / Shutterstock.com

Преимущества командного совещания

На совещаниях проходит до трети рабочего времени 83% сотрудников. Представьте, сколько ценного времени и денег теряет компания, если командные встречи проходят неэффективно! Мы решили разобраться в проблеме и собрали главные советы о том, как сделать совещания более продуктивными с помощью небольшой предварительной подготовки.

Так же часто во время командных совещаний вы получаете свежий взгляд на проблему, который открывает путь к решению проблемы или текущего вопроса. Проведение продуктивных командных совещаний гарантирует, что все будут на одной волне и не возникнет недопонимания по проектам.

7 советов, как готовиться командным встречам, чтобы они проходили продуктивно

Подготовка определяет, насколько плодотворно пройдёт совещание, и может существенно сократить время решения всех вопросов. Она помогает вовлечь сотрудников, сформировать у них правильные ожидания и сфокусировать на цели встречи. А организатору даёт уверенность в том, что всё учтено и позволяет выстроить эффективное общение с участниками.

Убедитесь, что встреча нужна

Прежде чем созывать коллег на совещание, подумайте, нет ли более простого и эффективного способа справиться с задачей. Может, для вашей цели больше подходит неформальная беседа или удобнее всё решить в онлайн-сервисе для совместной работы, таком как Slack. Если без встречи действительно можно обойтись, не загружайте себя и коллег, рискуя провести ещё одно совещание, о котором скажут: «Это могло быть электронное письмо!».

Может, для вашей цели больше подходит неформальная беседа или удобнее всё решить в онлайн-сервисе для совместной работы, таком как Slack.
Photo: fizkes/ Shutterstock.com

Чётко сформулируйте цель собрания

Если вы решили, что встреча состоится, определитесь с целью, которую нужно достичь. Оцените, как совещание вписывается в график проекта, какие результаты вы хотите получить по итогу. Само наличие цели уже наделит совещание смыслом и повысит вовлечённость участников.

Составьте повестку совещания

Не держите план встречи в голове, запишите его и отправьте вместе с приглашением. Так, команда придёт подготовленной и настроенной на максимальную отдачу, а до совещания не будет беспокоиться из-за неизвестности.

Предложите участникам дополнить повестку дня

Узнайте, какую ещё пользу от встречи могут получить сотрудники. Возможно, у них есть проблема, с которой, по их мнению, могут помочь коллеги. Такая практика вовлечения сотрудников повышает их продуктивность. Члены команды чувствуют, что их мнение учитывается, и от этого работают лучше. 

Узнайте, какую ещё пользу от встречи могут получить сотрудники. Такая практика вовлечения сотрудников повышает их продуктивность. Члены команды чувствуют, что их мнение учитывается, и от этого работают лучше. 
Photo: Ground Picture / Shutterstock.com

Продумайте состав участников

Не обязательно, чтобы все члены команды присутствовали на каждом собрании. Встречи с небольшим числом участников обычно проходят более продуктивно. Определите, без каких специалистов нельзя обойтись, а кому присутствовать не обязательно (им можно отправить заметки со встречи для сведения).

Подберите время и формат совещания

На продуктивность также влияет, когда и как именно вы проведёте рабочую встречу. Согласно исследованию Doodle, 70% сотрудников считают, что лучшее время для совещаний — утро, а более комфортный формат — виртуальная встреча. Живые встречи, по мнению опрошенных, вызывают больше стресса, и на них сложнее представлять информацию коллегам.

Подумайте, какая встреча, с учётом состава команды и повестки, подходит больше: виртуальная, живая или смешанная. Например, если у вас распределённая команда, офисных сотрудников можно собрать на месте, а для удалённых организовать участие онлайн.

Подумайте, какая встреча, с учётом состава команды и повестки, подходит больше: виртуальная, живая или смешанная. Например, если у вас распределённая команда, офисных сотрудников можно собрать на месте, а для удалённых организовать участие онлайн.
Photo: Dusan Petkovic/ Shutterstock.com

Позаботьтесь, чтобы участники были готовы к встрече

Повестка совещания определённо вооружит сотрудников нужной информацией. А с теми, чья помощь вам понадобится в процессе, свяжитесь дополнительно. Отправьте этим коллегам нужные ссылки, документы и другие файлы заранее, чтобы они пришли на встречу в полной готовности.

Повесткой тоже желательно делиться заранее, хотя бы за день до собрания. Тогда участники успеют обдумать её содержание и внесут больший вклад.

Рекомендации, как эффективно проводить командные совещания

Правильная подготовка — уже половина успеха, но есть способы повысить эффективность собрания и в процессе. Следование нескольким простым правилам сделает встречу максимально полезной для всех сторон. 

Не затягивайте командные встречи

Чётко следуйте повестке, не давая участникам отклоняться от плана. Старайтесь, чтобы ваши командные совещания были короткими и содержательными, а у сотрудников оставалось время пообщаться друг с другом до или после собрания. Оттачивайте навык планирования и управления встречами, чтобы совещания не выходили за рамки отведённого времени. 

Старайтесь, чтобы ваши командные совещания были короткими и содержательными, а у сотрудников оставалось время пообщаться друг с другом до или после собрания.
Photo: Rawpixel.com / Shutterstock.com

Собирайте обратную связь

Чтобы повысить качество совещаний, запрашивайте по ним оценку у коллег. Собирайте идеи и предложения сотрудников по поводу того, как можно улучшить рабочие встречи. Учитывайте особенности корпоративной культуры при организации и проведении совещаний.

Делайте заметки по ходу и делитесь ими с участниками

Даже если члены команды делают на встречах собственные записи, назначьте ответственного за ведение протокола собрания. Эту обязанность лучше передавать между сотрудниками от встречи к встрече, а резюмирующий документ отправлять участникам и тем, кого хотите держать в курсе.

Даже если члены команды делают на встречах собственные записи, назначьте ответственного за ведение протокола собрания.
Photo: Rawpixel.com / Shutterstock.com

Проведение более продуктивных командных совещаний в 2024 году

Залог продуктивной командной работы — должная подготовка, бдительная координация и системное улучшение операций каждого этапа: до, во время и после встречи.

Вот пошаговое руководство по проведению более продуктивных совещаний:

• Анализируйте, нужна ли встреча.
• Чётко формулируйте цели совещаний.
• Составляйте повестку дня.
• Собирайте дополнения повестки от участников.
• Приглашайте только тех, без кого нельзя обойтись.
• Заранее отправляйте информацию на ознакомление задействованным участникам.
• Не выходите за рамки запланированного времени.
• Делайте заметки по ходу совещания и делитесь ими с другими.
• Собирайте обратную связь от коллег для улучшений ваших встреч. 

Упростите корпоративные поездки с помощью Roundtrip

Сделайте корпоративные поездки проще, чем когда-либо, с помощью Roundtrip. Наша платформа онлайн-бронирования для тревел-менеджеров и деловых путешественников объединяет все необходимые ресурсы на одной платформе — от авиабилетов до вариантов размещения и трансферов.

Воспользуйтесь услугами Roundtrip уже сегодня, чтобы упростить свои корпоративные поездки и получить доступ к 2,5 миллионам отелей в 220 странах. 
Забронировать сейчас 

Дизайн обложки: outkastdesign на freepik.com