Soldi buttati al vento e perdite di tempo: 7 errori nell’organizzazione di viaggi di lavoro

Indice

• Prenotare tramite servizi B2C
• Non controllare il budget
• Prenotare biglietti e hotel all’ultimo minuto
• Considerare solo hotel in centro
• Raccogliere manualmente le note spese
• Non sfruttare i vantaggi dei programmi fedeltà
• Rifiutare il transfer

Prenotare tramite servizi B2C

Le piattaforme B2C non tengono conto delle esigenze aziendali: non consentono di creare una travel policy, ottenere automaticamente i documenti di fine trasferta o compilare la nota spese dopo il viaggio di lavoro. Inoltre, molti hotel, orientati agli ospiti in viaggio per lavoro, collaborano solo con piattaforme aziendali.

Non controllare il budget

Se in azienda non ci sono regole chiare su chi e quanto può spendere per un viaggio di lavoro, si perde rapidamente il controllo sul budget. I dipendenti prenotano biglietti e hotel a loro discrezione e spesso scelgono opzioni più costose di altre.

Per tenere sotto controllo le spese, è importante definire in anticipo i limiti di spesa nella travel policy aziendale. Il documento deve indicare quanto un dipendente di un determinato reparto può spendere per biglietti, alloggio e altre spese.

Il monitoraggio del rispetto del budget è facilitato dall’analisi dei dati. Tabelle e report sulle prenotazioni mostrano in che misura i viaggi rientrano nei limiti, dove si verificano le spese eccessive e come i viaggi di lavoro influiscano complessivamente sulle finanze aziendali. Questo permette di controllare le spese correnti e di pianificare con maggiore precisione il budget futuro, soprattutto in un contesto di aumento dei prezzi.

Per tenere sotto controllo le spese, è importante definire in anticipo i limiti di spesa nella travel policy aziendale.
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Prenotare biglietti e hotel all’ultimo minuto

A volte le trasferte sono urgenti: oggi bisogna comprare il biglietto e prenotare l’hotel, e domani si è già in partenza. Ma situazioni del genere accadono in misura eccezionale. Di solito i viaggi sono pianificati in anticipo: quindi, non appena si definiscono le date della trasferta, è opportuno procedere subito con la prenotazione, senza rimandare all’ultimo minuto.

Considerare solo hotel in centro

Il centro città sembra una scelta logica: si è più vicini agli uffici, gli spostamenti sono più semplici. Ma non sempre conviene. In molte città, si trovano ottimi hotel e appartamenti a poca distanza dal centro – in un raggio di 10-15 minuti – e offrono un livello di servizio analogo a un prezzo inferiore.

Se per il dipendente è importante soggiornare in una zona specifica, una buona alternativa possono essere gli appartamenti. Costano meno degli hotel, offrono più spazio, spesso sono dotati di cucina attrezzata e area di lavoro: una soluzione comoda soprattutto per le trasferte di lunga durata.

Se per il dipendente è importante soggiornare in una zona specifica, una buona alternativa possono essere gli appartamenti.
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Raccogliere manualmente le note spese

La raccolta di scontrini, fatture e ricevute al termine di un viaggio di lavoro è un processo laborioso. Se i documenti vengono dimenticati o persi, è necessario richiederli nuovamente all’hotel, attendere le scansioni e gli originali per posta.

Per evitare inutili lavori di ufficio conviene utilizzare un servizio specializzato. Ad esempio, in Roundtrip tutti i documenti riepilogativi della trasferta vengono creati automaticamente e archiviati nell’account personale. Dopo il viaggio, è possibile scaricarli subito o inviarli al reparto contabilità tramite e-mail.

Non sfruttare i vantaggi dei programmi fedeltà

I programmi fedeltà aiutano a ridurre i costi dei viaggi di lavoro, ma le aziende raramente sfruttano questa opportunità. Ad esempio, le miglia aeree possono essere utilizzate per ottenere upgrade della classe di volo, e i punti per pagare l’alloggio. Alcuni hotel inoltre assegnano status agli ospiti frequenti, offrendo sconti su prenotazioni successive, colazioni gratuite e altre condizioni speciali.

Nel servizio Roundtrip è possibile salvare le carte fedeltà di hotel, compagnie aeree e ferrovie – i bonus saranno accreditati automaticamente. Inoltre, è attivo un programma fedeltà interno: per ogni prenotazione vengono accreditati punti fedeltà: punti interni che possono essere utilizzati per pagare ordini futuri al cambio di 1 punto = 1 euro.

Rifiutare il transfer

Un taxi dall’aeroporto spesso costa caro, soprattutto nelle ore di punta, in una città sconosciuta o con brutto tempo. Ma i dipendenti lo ordinano comunque autonomamente, e le aziende devono coprire queste spese. Il risultato è una spesa in eccesso, difficilmente registrabile.

Per evitare spese inutili, è meglio quindi prenotare il transfer in anticipo.
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Per evitare spese inutili, è meglio quindi prenotare il transfer in anticipo. Nel servizio Roundtrip questo può essere fatto in un paio di click: basta scegliere la classe dell’auto, indicare il numero del volo ed eventuali richieste aggiuntive. L’autista, munito di cartello, attenderà il dipendente e lo aiuterà con i bagagli, e in caso di ritardo del volo si adeguerà al nuovo orario di arrivo. Questo approccio riduce l’ansia dei dipendenti e semplifica il controllo delle spese: tutti i viaggi sono registrati nell’area personale dell’azienda.

Affinché i viaggi d’affari siano realmente utili per l’azienda, è importante mettere a punto un sistema preciso: con una travel policy chiara, limiti trasparenti e una reportistica comoda. In tutto questo vi aiuterà il servizio Roundtrip: unisce prenotazioni, documenti e controllo delle spese in un’unica interfaccia.

Pianificare la trasferta di lavoro

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