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Sommario
- Chi è il nostro partner
- Comprendere le sfide
- La soluzione di Roundtrip
- I risultati ottenuti
- Pensa al futuro con Roundtrip
Chi è il nostro partner
Kiton è un marchio italiano di sartoria di lusso rinomato per l’artigianalità, la ricercatezza dei tessuti e l’artigianalità della sua produzione. Quella che era iniziata come un’attività strettamente locale è diventata un’azienda globale, i cui team e clienti si spostano di frequente a sostegno dell’operatività delle boutique, le attività di sartoria e le esigenze commerciali.
Con l’espansione internazionale, le trasferte di Kiton sono aumentate sia in termini di volume che in complessità. Spesso i viaggi di lavoro vengono organizzati con pochissimo preavviso, hanno bisogno di modifiche quasi in tempo reale, e devono permettere di soddisfare le elevate aspettative associate a frequenti riunioni con clienti VIP, il che rende essenziali l’efficienza e la flessibilità.
Comprendere le sfide
Prima di adottare Roundtrip, Kiton gestiva le trasferte di lavoro in modo alquanto decentralizzato. I dipendenti o i team di zona prenotavano i viaggi in modo indipendente, e ciò aveva come conseguenza:
- procedure frammentate con coordinamento limitato;
- minima supervisione delle prenotazioni e delle spese;
- difficoltà nel tracciamento di fatture e dati storici;
- minor controllo dei flussi di lavoro legati ai viaggi.
L’obiettivo principale non era semplicemente quello di prenotare le trasferte in modo più rapido, ma centralizzarne il controllo, introdurre una struttura e creare un unico sistema affidabile per la gestione di tutte le trasferte, senza però sacrificare la flessibilità di cui un brand di lusso ha bisogno.
La soluzione di Roundtrip
Roundtrip ha messo a disposizione di Kiton una piattaforma centralizzata che ha sostituito metodi di prenotazione frammentati con un unico flusso di lavoro coerente e strutturato.
Una piattaforma, una interfaccia
Invece di prenotare direttamente presso gli hotel e seguire procedure informali, oggi la gestione delle trasferte avviene tramite un’unica interfaccia centralizzata, riducendo significativamente la complessità operativa e il coordinamento manuale.
Prenotazioni più veloci grazie alla padronanza degli strumenti
Operando su un unico sistema, Viviana ha potuto acquisire maggiore rapidità grazie alla ripetitività dei processi. Invece di doversi adattare ogni volta a nuove procedure di prenotazione, pagamento o gestione degli ordini, può coordinare tutto tramite un’unica interfaccia con cui ha piena familiarità, rendendo ogni prenotazione più veloce e semplice da gestire.
Gestiona semplificata delle spese di viaggio
Grazie alle opzioni di pagamento flessibili offerte da Roundtrip, Kiton ha centralizzato e semplificato la gestione delle spese di viaggio. Il pagamento anticipato tramite la piattaforma consente di rispettare i limiti delle carte dei dipendenti, ridurre la dispersione finanziaria e eliminare la necessità di coordinamento manuale con gli hotel, garantendo maggiore efficienza e controllo sui costi.
Invece di richiedere link di pagamento anticipato o compilare moduli di autorizzazione forniti dagli hotel, i pagamenti vengono gestiti direttamente all’interno di Roundtrip, così le prenotazioni procedono più rapidamente e con maggiore trasparenza finanziaria.
Le opzioni di pagamento disponibili su Roundtrip
- Carte di credito
- Bonifici bancari
- Fattura centrale
- Pagamento posticipato (su fattura)
- Saldo ricaricabile
- Pagamenti in diverse valute da diversi Paesi
Grazie a queste opzioni, le aziende possono scegliere il metodo di pagamento che meglio si allinea alle politiche contabili interne e alle procedure di approvazione.
La funzione “Preferiti” per le destinazioni ricorrenti
Poiché molte trasferte di Kiton riguardano le stesse sedi delle boutique, la funzione “Preferiti” permette di riutilizzare facilmente gli hotel già approvati e conformi ai requisiti interni, risparmiando tempo ad ogni prenotazione.
Documentazione centralizzata
Le fatture e i dati delle prenotazioni vengono salvati automaticamente nell’account personale del Travel Manager sulla piattaforma Roundtrip, dove sono facilmente recuperabili in qualsiasi momento. Questo è fondamentale per i processi interni e fiscali di Kiton. Ciò che in passato richiedeva ricerche tra molteplici sistemi ora è disponibile in un unico posto.
I risultati ottenuti
Roundtrip ha permesso a Kiton di aumentare significativamente l’efficienza, traducendosi in risparmio di tempo misurabile, miglior controllo finanziario e viaggi di lavoro più ottimizzati.
Riduzione del 30-40% del tempo di prenotazione
Il risparmio di tempo si è concretizzato sia prima che dopo le prenotazioni, grazie a una maggiore rapidità operativa, all’automatizzazione dell’accesso alle fatture e a un minor carico amministrativo.
Supervisione e controllo centralizzati
Tutte le prenotazioni, le spese e i documenti he consente di recuperare facilmente i dati storici anche a distanza di mesi, garantendo maggiore controllo e trasparenza.
Processi interni più strutturati
Le richieste di trasferte sono passate da comunicazioni informali a flussi ben documentati, facilitando la transizione di Kiton verso un’organizzazione più strutturata e ordinata.
Aumento indiretto dell’efficienza
Avendo ridotto le attività manuali, ora Viviana non deve più gestire la documentazione, ma può dedicarsi al miglioramento dei processi e alla ricerca di migliori soluzioni di viaggio.
In generale, Roundtrip ha aiutato Kiton a ottimizzare la gestione delle trasferte, non modificando la frequenza dei viaggi, ma bensì aumentando il controllo, la tracciabilità e l’efficienza in ogni fase.
Viviana Urciuoli
Travel Manager di Kiton
“Il sistema è molto utile, efficiente e centralizzato. Contribuisce in modo rilevante a ottimizzare i flussi di lavoro e risparmiare tempo, anche se ci sono ancora margini di miglioramento.”
Pensa al futuro con Roundtrip
Per Kiton, Roundtrip non è solo una piattaforma di prenotazione, ma il fulcro attorno al quale ruotano struttura, efficienza e controllo in un contesto internazionale in rapida evoluzione. Sostituendo processi frammentati con un unico sistema intuitivo, Kiton ha ridotto significativamente il carico di operazioni manuali senza sacrificare la flessibilità necessaria a un brand di lusso.
Mentre la società continua la propria transizione, Roundtrip ricopre un ruolo importante nel far sì che i viaggi di lavoro si svolgano in modo fluido, affidabile e con fiducia.
