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Sommario
- Chi è il nostro partner
- Comprendere le sfide
- La soluzione di Roundtrip
- I risultati ottenuti
- Proiettati verso il futuro insieme
- Pensa al futuro con Roundtrip
Chi è il nostro partner
Expo Events Consulting è una società di servizi professionali per eventi e fiere con sede negli Emirati Arabi Uniti. È specializzata nell’organizzazione e partecipazione a fiere, convegni, forum ed eventi aziendali internazionali, e fornisce supporto lungo tutto il processo, dallo sviluppo di concept e contenuti fino all’esecuzione in loco.
Avendo progetti attivi in Medio Oriente e Asia, Expo Events Consulting deve gestire frequenti viaggi internazionali dei team interni che si occupano di fiere, stand e svolgimento degli eventi.
Comprendere le sfide
Quando un’azienda gestisce trasferte di lavoro su più zone geografiche contemporaneamente, la flessibilità diviene un elemento imprescindibile. I team si spostano in contemporanea verso diversi Paesi, eventi e location, ciascuno con propri itinerari, opzioni di pernottamento, condizioni di prenotazione e rischi operativi.
In un contesto di questo tipo, scegliere i voli e gli hotel ideali su diversi mercati, gestire i pagamenti e le cancellazioni e mantenere sotto controllo tutti i viaggi diventa sempre più faticoso. Con la crescita di volume e l’espansione geografica delle trasferte, e senza un sistema di gestione adeguato, anche le prenotazioni di routine possono diventare attività che rubano tanto tempo prezioso.
Per Expo Events Consulting, l’obiettivo principale era domare tale complessità per:
- centralizzare le prenotazioni su un’unica piattaforma affidabile;
- ridurre il tempo necessario per il coordinamento manuale;
- garantire l’accesso immediato a fatture e documenti di chiusura;
- ridurre al minimo i rischi correlati a cancellazioni, pagamenti e modifiche dell’ultimo minuto;
- collaborare con un partner di fiducia che fornisse assistenza reattiva e basata sul contatto umano.
In assenza di una soluzione affidabile, l’organizzazione di viaggi internazionali era diventata troppo rischiosa, per cui l’azienda aveva interrotto le trasferte per cercare di adottare un approccio più adeguato.
La soluzione di Roundtrip
Dopo aver adottato Roundtrip, Expo Events Consulting ha consolidato la gestione dei viaggi di lavoro in un’unica piattaforma.
L’impatto ha avuto riscontri immediati.
Prenotazioni più semplici e veloci
Natalia ha riscontrato personalmente che prenotare hotel, voli e transfer è diventato molto più veloce. Le destinazioni abituali possono essere gestite in modo efficiente, senza ripetere ogni volta gli stessi passaggi manuali.
Piena supervisione e controllo
L’interfaccia intuitiva di Roundtrip offre una panoramica chiara di tutti i viaggi, permettendoti di controllare chi è in trasferta, dove, quando e che cosa è già stato pagato. Questa supervisione giorno per giorno riduce lo stress ed elimina il rischio di farsi sfuggire dettagli importanti.
Documenti immediatamente disponibili
Le fatture e i documenti di chiusura sono disponibili immediatamente, il che elimina uno degli svantaggi più costosi in termini di tempo che assillava Natalia in precedenza.
Assistenza affidabile fatta di persone
I team di assistenza e account management di Roundtrip rispondono rapidamente. Ogni richiesta viene gestita nel modo più appropriato, dalla riprenotazione urgente di voli al coordinamento di hotel durante le fiere.
Un esempio su tutti riguarda un viaggio per una fiera internazionale in cui un problema con un hotel è stato risolto entro un paio d’ore tramite il coordinamento diretto, un piccolo dettaglio che ha fatto un’enorme differenza per chi stava viaggiando con una tabella di marcia molto serrata.
I risultati ottenuti
Con l’adozione di Roundtrip, Expo Events Consulting ha riscontrato miglioramenti pratici e misurabili:
- aumento di 3-5 volte della velocità di prenotazione;
- riduzione significativa del coordinamento manuale e dei solleciti;
- drastica diminuzione di livelli di stress grazie a controllo e supervisione trasparenti;
- ripresa sicura delle trasferte, anche in condizioni complesse;
- i team possono viaggiare in tranquillità, potendosi concentrare a pieno sull’esecuzione degli eventi;
- la precisione nella rendicontazione delle spese per le trasferte agevola la partecipazione concorrenziale a gare e appalti e la determinazione dei budget dei progetti.
Quando i viaggi procedono nel migliore dei modi, non se ne accorge nessuno, ed è proprio così che dovrebbe essere.
Proiettati verso il futuro insieme
Per Expo Events Consulting, Roundtrip è un partner strategico a lungo termine piuttosto che una soluzione a breve termine.
Con la continua evoluzione dei viaggi internazionali, la società ha intenzione di:
- continuare ad ampliare l’uso di Roundtrip per gli eventi internazionali;
- adottare nuove funzionalità non appena disponibili;
- mantenere l’equilibrio tra la potenza della tecnologia e un approccio incentrato sulle persone.
Per Natalia, questo connubio tra affidabilità, rapidità e contatto umano dell’assistenzaè la definizione di come dovrebbe essere una gestione efficace dei viaggi di lavoro.
Pensa al futuro con Roundtrip
Roundtrip ha aiutato Expo Events Consulting a passare da un’organizzazione dei viaggi frammentata e manuale a un processo ottimizzato, centralizzato e affidabile. Grazie a una maggiore rapidità nelle prenotazioni, completa supervisione e assistenza reattiva, ora le trasferte facilitano – e non rallentano – le attività internazionali dell’azienda.
