Rendere più produttive le riunioni di team

Perché le riunioni di team sono importanti

A causa del passaggio al lavoro da remoto conseguente alla pandemia, le riunioni di team sono più importanti che mai. Harvard Business Review ha rivelato che durante la pandemia il numero di riunioni di un lavoratore medio è aumentato del 13%.

Ma fare più riunioni non significa necessariamente essere più produttivi. Secondo un report di Doodle, più del 70% di professionisti ritiene di perdere tempo ogni settimana a causa di riunioni improduttive. Le riunioni, però, sono un’opportunità che ti consente di massimizzare la produttività dell’azienda e verificare lo stato dei dipendenti.

Una riunione di team si concretizza in uno sforzo collaborativo e dà ai dipendenti la possibilità di condividere informazioni su progetti e incarichi, nonché chiedere feedback prima di presentazioni a dirigenti o stakeholder in posizioni più elevate. Inoltre, è un’occasione di formazione e apprendimento reciproci, il cui risultato positivo va a vantaggio dell’intero gruppo. 

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Nelle riunioni di team efficienti i partecipanti possono fare brainstorming e cooperare per rafforzare la coesione, oltre a mettere a disposizione la loro esperienza e competenza per risolvere problemi e proporre soluzioni. Spesso, è proprio durante le riunioni che si ottiene una nuova prospettiva che dà vita alla soluzione di un problema o un inconveniente operativo. Con riunioni di team produttive, tutti sono costantemente aggiornati e si evitano fraintendimenti in relazione ai progetti.

Vantaggi di riunioni di team efficaci

Nonostante lo scambio di e-mail sia utile per compiere le attività quotidiane, un colloquio di persona può essere decisivo per ottenere risultati più produttivi. Secondo il 75% dei dipendenti, collaborazione e lavoro in team sono “molto importanti” e le riunioni ricoprono un ruolo essenziale nel facilitarli, mentre oltre l’80% ritiene che queste influiscano positivamente sui risultati di un progetto. 

Le riunioni sono un’ottima occasione per:

• fare brainstorming di nuove idee e soluzioni;
• far collaborare più reparti su progetti comuni;
• pianificare progetti, strategie e iniziative futuri;
• realizzare presentazioni per gli stakeholder; 
• superare sfide operative; 
• migliorare la comunicazione tra i reparti. 

7 consigli su come prepararsi alle riunioni di team per renderle più produttive

La preparazione è cruciale se si desidera sfruttare il potenziale produttivo delle riunioni, poiché pone le basi per il corretto svolgimento e fa sì che i dipendenti mantengano sempre la concentrazione. Preparare le riunioni in maniera efficace aiuta a padroneggiarle meglio e a stabilire una comunicazione e aspettative trasparenti per tutti coloro che vi partecipano. Per aumentare la produttività delle riunioni, e persino ridurne la durata, è raccomandabile snellirne l’ordine del giorno. 

1. È proprio necessario fare una riunione?

Prima di organizzare una riunione, decidi se sia veramente la scelta giusta. Talvolta si può risolvere il tutto con una chiacchierata informale, oppure portare a termine un progetto usando strumenti collaborativi come Slack. Per pianificare la riunione devi avere in mente un obiettivo specifico che desideri raggiungere. Se lo si può fare diversamente, non stipare l’agenda ed evita di organizzare l’ennesima “riunione che avrebbe potuto essere un’e-mail”. 

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2. Stabilisci un obiettivo chiaro

Ogni riunione deve svolgersi con uno scopo o un obiettivo ben preciso. Quando decidi di fissare una riunione, devi stabilire gli obiettivi che con essa vuoi raggiungere. A che punto della timeline del progetto si inserisce l’incontro e quali sono i risultati chiave che speri di ottenere? Fissare un obiettivo conferisce alla riunione di team i contenuti significativi e può aumentare l’impegno profuso dai dipendenti. 

3. Prepara ordine del giorno

Per preparare l’ordine del giorno della tua riunione di team, concentrati sull’obiettivo o lo scopo; anche se hai già in mente il programma, è sempre meglio metterlo per iscritto e comunicarlo in anticipo ai partecipanti, affinché le discussioni si mantengano pertinenti e per evitare divagazioni. 

In più, se il team è al corrente dell’ordine del giorno, può arrivare più preparato alla riunione e i partecipanti si sentiranno meno tesi e incerti nei confronti dei contenuti da esaminare. I tuoi dipendenti saranno più pronti e predisposti a ottenere il massimo dalla riunione di team. 

4. Completa ordine del giorno con input del team

L’ordine del giorno sarà frutto di una collaborazione del team se chiedi di completarlo con spunti e suggerimenti. Potrebbero esserci progetti di cui parlare o un problema che si può risolvere con l’aiuto del gruppo: ad ogni modo, è un’opportunità per instaurare un contatto con i dipendenti e capire il valore che possono trarre da una riunione di team produttiva. 

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Potendo contribuire alla definizione dell’ordine del giorno, i membri del gruppo si sentiranno ascoltati e rispettati, cosa che può persino dare luogo a un aumento delle performance dei dipendenti. 

5. Decidi chi invitare alla riunione

Non è necessario che tutti partecipino a tutte le riunioni: se l’elenco dei partecipanti è ristretto e comprende solo i soggetti direttamente interessati, l’incontro sarà sicuramente più produttivo. Così si risparmia ad alcuni l’onere di presenziare a riunioni superflue in cui si girerebbero i pollici. Invita solo le persone interessate al progetto in questione e chi può fare la differenza; i dipendenti meno coinvolti saranno tenuti aggiornati passandogli le informazioni e gli appunti in un secondo momento. 

6. Scegli l’ora e il luogo più appropriati per la riunione

Anche l’ora e il luogo di svolgimento delle riunioni di team sono fattori determinanti per la produttività. Una ricerca di Doodle ha rivelato che il 70% di professionisti ritiene che il momento migliore per organizzare riunioni di team sia il mattino. Sempre nella misura del 70%, i lavoratori sono convinti che le riunioni virtuali siano meno stressanti, soprattutto perché trovano più facile affrontare una presentazione online dinanzi a un gruppo di lavoro.  

Non è detto che le riunioni in presenza siano sempre la soluzione più produttiva, specialmente se il team lavora in modalità ibrida. Rifletti e decidi se per i tuoi dipendenti l’ordine del giorno richiede una riunione virtuale, in presenza o ibrida.

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7. Assicurati che tutti si presentino alla riunione preparati

Le riunioni sono più produttive se tutti vi arrivano preparati. Stabilire l’ordine del giorno è sicuramente d’aiuto in questo, ma fai in modo che i tuoi dipendenti sappiano che possono contribuire all’incontro con contenuti specifici. 

Inviagli preventivamente la documentazione di cui hanno bisogno affinché la possano esaminare con anticipo: condividere il programma almeno il giorno precedente dà al team la possibilità di fare brainstorming e preparare una partecipazione più significativa. 

Consigli su come svolgere efficacemente una riunione di team

Una volta che hai preparato la riunione, sei solo a metà del lavoro; vi sono anche altri elementi che ne agevolano lo svolgimento ottimale. Se la organizzi in modo adeguato, la riunione non deve sforare le tempistiche previste, e se adotti le giuste procedure nel corso dell’incontro, il tuo team ne otterrà il massimo valore possibile.

1. Fai in modo che la riunione sia breve

Non è inusuale che le riunioni si prolunghino e deviino dal programma, quindi abbi cura di rispettare la struttura dell’ordine del giorno, così come il tempo prestato dal tuo team. Una volta presa una decisione o raggiunto il consenso sulle tappe a venire, passa al punto successivo del programma. Cerca di svolgere riunioni sintetiche e mirate, consentendo ai partecipanti di aggiornarsi a vicenda prima e dopo la sessione. 

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2. Prendi appunti e condividili

Per fare riunioni produttive, è fondamentale prendere appunti chiari e precisi. Anche se la maggior parte dei partecipanti scriverà le proprie note, nomina una persona responsabile di redigere il verbale, nel quale dovranno comparire i punti di intervento, o di raccogliere gli appunti di tutti in un unico documento. Questo incarico dovrà essere assegnato a rotazione tra i membri del team, così che non sia compito esclusivo della stessa persona a tutte le riunioni. 

Oltre a mettere per iscritto le decisioni e i punti salienti, tali appunti possono essere preziosi anche per i dipendenti che non hanno partecipato alla riunione, garantendo che tutti siano ben aggiornati.

3. Chiedi feedback al tuo team

Puoi massimizzare la produttività delle riunioni chiedendo al team di fornirti il proprio feedback. Ogni azienda e ogni team si trovano ad affrontare delle sfide, e quando organizzi le riunioni devi tenere conto della cultura del tuo gruppo. Invita quindi i partecipanti a offrire un riscontro o a suggerire idee riguardo agli argomenti da trattare nelle riunioni di routine, per esempio il brainstorming su un progetto e il riepilogo mensile.

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Organizza riunioni di team più produttive nel 2024

Il segreto per organizzare riunioni di team più produttive è la preparazione necessaria e la strutturazione incentrata attorno a un ordine del giorno: questi elementi chiave determinano i migliori risultati per il tuo team. 

Ecco una guida passo a passo per riunioni più produttive:

• È proprio necessario fare una riunione?
• Scegli un obiettivo 
• Prepara ordine del giorno
• Invita solo i dipendenti necessari
• Condividi documenti pertinenti 
• Rispetta tempistiche e non sforare
• Condividi appunti della riunione
• Chiedi feedback

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