362
9 minutes readCos’è l’obbligo di tutela a carico del datore di lavoro?
Le aziende hanno un obbligo di tutela delle condizioni di lavoro dei dipendenti per proteggerli da eventuali rischi evitabili. “Obbligo di tutela” può sembrare un termine ambiguo, ma significa che il datore di lavoro è tenuto a garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti. Nella maggior parte dei Paesi sono in vigore norme che formano la base giuridica dell’obbligo di tutela del datore di lavoro, il quale deve adottare misure ragionevoli per garantire la sicurezza, il benessere e la salute dei dipendenti sia in ufficio che durante le trasferte aziendali. L’obbligo di tutela del datore di lavoro sussiste anche quando un dipendente è in viaggio per lavoro e implica, ad esempio, di risolvere eventuali disguidi o disservizi e far rientrare il lavoratore in caso di emergenza sanitaria.
All’interno di un’impresa, la responsabilità di vigilare sull’obbligo di tutela del datore di lavoro può ricadere su diverse persone, tra cui:
- l’amministratore delegato;
- il reparto risorse umane;
- l’ufficio legale;
- gli addetti alla sicurezza;
- i team manager;
- i travel manager aziendali.
Queste figure devono collaborare per garantire l’adempimento totale dell’obbligo di tutela a favore i dipendenti, soprattutto quando questi sono in viaggio. Le responsabilità del datore di lavoro nell’ambito dell’obbligo di tutela richiedono uno sforzo collettivo da più parti dell’organizzazione.
Le responsabilità del datore di lavoro nell’ambito dell’obbligo di tutela richiedono uno sforzo collettivo da più parti dell’organizzazione.
Photo: Ground Picture/ Shutterstock.com
L’importanza dell’obbligo di tutela nei confronti dei dipendenti
Il datore di lavoro è tenuto ad adempiere al proprio obbligo di tutela nei confronti dei lavoratori nello svolgimento delle loro attività lavorative. La violazione di tale obbligo può verificarsi quando il datore di lavoro non adotta misure atte a garantire la sicurezza del lavoratore o mitigare i rischi potenziali durante i viaggi di lavoro.
L’obbligo di tutela è disciplinato da innumerevoli leggi e norme:
1. I contratti dei dipendenti
Il contratto di lavoro del dipendente può includere clausole specifiche relative all’obbligo di tutela, come la gestione dei disagi durante le trasferte e la sicurezza sul luogo di lavoro.
2. Norme di salute e sicurezza
Nella maggior parte dei Paesi esistono numerose norme relative alla salute e alla sicurezza che disciplinano l’obbligo di tutela del datore di lavoro. Per esempio, il datore di lavoro ha il dovere di individuare e mitigare i potenziali pericoli che sono ragionevolmente prevedibili.
Il datore di lavoro è tenuto ad adempiere al proprio obbligo di tutela nei confronti dei lavoratori nello svolgimento delle loro attività lavorative.
Photo: Andrii Yalanskyi/ Shutterstock.com
3. I regolamenti interni dell’azienda
Un’impresa può sviluppare la propria politica interna in riferimento all’obbligo di tutela in modo tale che preveda anche gli impegni specifici a favore del benessere e della sicurezza dei dipendenti. Un’azienda che organizza regolarmente viaggi di lavoro per diversi dipendenti che viaggiano contemporaneamente deve stabilire una strategia specifica a garanzia dell’obbligo di tutela relativo alle trasferte dei lavoratori.
4. Le leggi generali
Vari ordinamenti giuridici hanno incorporato l’obbligo di tutela del datore di lavoro nelle leggi generali. Tali disposizioni variano da un Paese all’altro e possono prevedere un’adeguata formazione e la prevenzione di potenziali rischi evidenti.
Anche se questi quattro strumenti normativi formano la base giuridica dell’obbligo di tutela del datore di lavoro, non esistono norme o leggi specifiche che delineino le misure esatte da adottare per garantire ragionevolmente la sicurezza e il benessere dei dipendenti.
Quindi le aziende devono usare le informazioni che se ne ricavano per formulare una propria strategia di adempimento all’obbligo di tutela.
Vari ordinamenti giuridici hanno incorporato l’obbligo di tutela del datore di lavoro nelle leggi generali. Tali disposizioni variano da un Paese all’altro e possono prevedere un’adeguata formazione e la prevenzione di potenziali rischi evidenti.
Photo: PanuShot/ Shutterstock.com
L’obbligo di tutela durante i viaggi di lavoro
Ogni anno sono 445 milioni le persone che viaggiano per lavoro. Sebbene molte delle trasferte si svolgano senza alcun disguido, sono tante le cose che possono andare storte. Le aziende e i travel manager devono essere pronti per qualsiasi imprevisto che possa presentarsi.
I problemi più comuni per chi viaggia per lavoro consistono in:
- ritardi, cancellazioni e perdita di voli;
- malattia durante il viaggio;
- smarrimento di documenti di viaggio, compreso il passaporto;
- emergenze sanitarie o incidenti che richiedono cure mediche.
Possono verificarsi anche problemi al di fuori del controllo dell’azienda, tra cui:
- calamità naturali ed eventi atmosferici estremi;
- criminalità, attacchi terroristici ed emergenze nazionali;
- disordini politici e sociali;
- disservizi di viaggio, compresi scioperi;
- nuovi obblighi di viaggio, come le vaccinazioni.
Nello sviluppo della strategia di adempimento all’obbligo di tutela per i viaggi di lavoro, le aziende e i travel manager devono prendere in considerazione tutti questi fattori; si tratta, infatti, di eventi ragionevolmente prevedibili che devono essere gestiti con l’attuazione di misure adeguate.
Come stabilire un regolamento efficace per l’obbligo di tutela
Le aziende sono tenute ad attuare sistemi e soluzioni atti a rispettare i vincoli dell’obbligo di tutela durante i viaggi di lavoro. Il ventaglio di situazioni problematiche che si possono verificare è ampissimo, da emergenze sanitarie fino a ritardi dei voli ed eventi atmosferici estremi. La pandemia ha dimostrato che i requisiti di viaggio possono subire modifiche assai repentine.
Le aziende devono stabilire sistemi e soluzioni, come il supporto in tempo reale 24/7 per problemi potenziali come ritardi dei voli, per adempiere ai loro obblighi di cura durante i viaggi d’affari.
Photo: tsingha25/ Shutterstock.com
Non esiste un regolamento per l’obbligo di tutela universalmente valido in relazione ai viaggi di lavoro. Bisogna tenere in conto i rischi specifici legati ai Paesi verso i quali si spostano i dipendenti ed eventuali circostanze particolari afferenti al settore in cui opera l’azienda.
Generalmente, il regolamento dell’obbligo di tutela inerente ai viaggi di lavoro deve includere:
- la valutazione dei rischi prima del viaggio e la formazione dei dipendenti;
- il monitoraggio dei pericoli relativi alle aree geografiche verso cui i dipendenti si spostano;
- una costante comunicazione con i dipendenti in tutto il mondo;
- assistenza in tempo reale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per potenziali problemi come ritardi dei voli.
Ed ecco sette consigli per gestire i rischi connessi alle trasferte e adempiere efficacemente all’obbligo di tutela durante i viaggi di lavoro.
Stabilisci una procedura pre-viaggio
La tua strategia per l’obbligo di tutela deve aver inizio prima che il dipendente si metta in viaggio. Se stabilisci una procedura pre-viaggio, hai l’opportunità di stilare i report di valutazione dei rischi e fornire al lavoratore le informazioni di cui ha bisogno sulla destinazione, soprattutto in caso di trasferte in luoghi ad alto rischio.
L’azienda può anche organizzare corsi di formazione preventivi sulla sicurezza durante i viaggi di lavoro: sapere è potere, e dare ai dipendenti sufficienti informazioni in previsione della loro prima trasferta può farli sentire più a proprio agio.
Photo: fatir29/ Shutterstock.com
L’azienda può anche organizzare corsi di formazione preventivi sulla sicurezza durante i viaggi di lavoro: sapere è potere, e dare ai dipendenti sufficienti informazioni in previsione della loro prima trasferta può farli sentire più a proprio agio.
Verifica lo stato di salute dei dipendenti
I travel manager aziendali devono collaborare con il reparto risorse umane per accertarsi che per ogni lavoratore siano stati registrati eventuali disturbi preesistenti in caso di emergenza medica. L’emergenza sanitaria di un dipendente che si trova in trasferta in un Paese estero può essere un momento alquanto critico.
Essere al corrente dei disturbi pregressi consente all’azienda di garantire assistenza al dipendente e di adempiere all’obbligo di tutela. È inoltre necessario coinvolgere il reparto Risorse Umane affinché vengano rispettate le regole di privacy e il dipendente possa decidere di divulgare o meno le informazioni sul suo stato di salute e ne comprenda le ragioni.
I responsabili dei viaggi aziendali e i dipartimenti HR collaborano per registrare le condizioni di salute preesistenti, fornendo una rete di sicurezza per i dipendenti. Questa preparazione è cruciale per un supporto immediato durante le emergenze mediche che possono verificarsi in viaggi d’affari.
Photo: LeoWolfert/ Shutterstock.com
Monitora la posizione dei dipendenti
Nelle grandi aziende possono esservi più dipendenti in trasferta contemporaneamente. Se si verifica un’emergenza, l’azienda deve sapere dove si trovano esattamente i suoi lavoratori. È necessario che la tua impresa sia dotata di un sistema per il monitoraggio delle trasferte in corso, per essere sempre al corrente delle varie destinazioni e della specifica posizione dei dipendenti. Un sistema di tracciamento dei viaggiatori o di auto-segnalazione garantisce che il datore di lavoro sappia in tempo reale dove si trovano i suoi dipendenti.
La comunicazione è fondamentale
La comunicazione è il nodo centrale dell’obbligo di tutela del datore di lavoro, specialmente durante la trasferta di un dipendente. La tua strategia relativa all’obbligo di tutela deve prevedere delle linee guida o un regolamento scritto che assicuri la comunicazione in caso di disservizi o disguidi. È raccomandabile fare briefing sulla sicurezza con i dipendenti che si spostano in zone ad alto rischio, così come con i lavoratori che devono visitare un nuovo luogo per la prima volta.
Metti in atto delle linee guida relative alla comunicazione per eventi potenziali (ad esempio, crisi sanitarie) che prevedano, tra l’altro, di informare un parente del dipendente e mantenere i contatti durante le calamità naturali. Sollecita i dipendenti a contattare di tanto in tanto la sede o il proprio responsabile nel corso della trasferta per comunicare lo stato di salute e di sicurezza.
Sollecita i dipendenti a contattare di tanto in tanto la sede o il proprio responsabile nel corso della trasferta per comunicare lo stato di salute e di sicurezza.
Photo: mapo_japan/ Shutterstock.com
Sistemazione in alloggi sicuri
L’obbligo di tutela del datore di lavoro comporta il dovere di fornire ai dipendenti una sistemazione sicura durante le trasferte. Per ridurre al minimo i rischi, è bene prenotare presso alloggi di qualità in località sicure.
Roundtrip mette a disposizione 2,5 milioni di strutture ricettive in più di 220 Paesi, consentendo di prenotare sistemazioni convenienti e sicure per i viaggi di lavoro.
Avvisi di viaggio e informazioni sulla sicurezza
In caso di imprevisti, ottenere informazioni in tempo reale è di cruciale importanza. Sprona i dipendenti a scaricare app o controllare siti web istituzionali che forniscono informazioni sulla sicurezza in caso di emergenza.
Solitamente i fornitori di servizi di viaggio inviano avvisi e notifiche in caso di intemperie, ritardi o emergenze come calamità naturali. Devi quindi accertarti che i dipendenti possano ricevere tali avvisi o che gli vengano inoltrati il più rapidamente possibile.
In caso di imprevisti, ottenere informazioni in tempo reale è di cruciale importanza. Sprona i dipendenti a scaricare app o controllare siti web istituzionali che forniscono informazioni sulla sicurezza in caso di emergenza.
Photo: Ken stocker / Shutterstock.com
Offri assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7
I disservizi di viaggio e le emergenze sanitarie possono accadere a qualsiasi ora del giorno. Il tuo obbligo di tutela non è limitato agli orari d’ufficio, per cui devi disporre di una piattaforma di prenotazione di viaggi che garantisca assistenza continua per tutti i dipendenti, ovunque essi si trovino nel mondo.
I nostri account manager multilingue sono a disposizione tutti i giorni 24 ore su 24 per offrire assistenza in caso di imprevisti di viaggio.
Avendo accesso ai profili dei dipendenti, sono in grado di visionare i dati delle trasferte e apportare modifiche in caso di disservizi.
Elimina ogni stress dai viaggi di lavoro con Roundtrip
Roundtrip è l’hub dei viaggi di lavoro con cui puoi organizzare le trasferte su un’unica piattaforma. Siamo al servizio di travel manager, team finanziari e professionisti per ottimizzare e semplificare la pianificazione dei viaggi.
Inizia a usare Roundtrip oggi stesso per viaggi di lavoro senza stress con assistenza 24/7 in tutto il mondo in caso di imprevisti.
