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- La vera portata del problema
- I costi nascosti della mancata gestione delle trasferte
- Oltre i costi: quando la cosa più importante è la supervisione
- Perché alla fine le aziende passano a un nuovo sistema
- Sei pronto per scoprire cosa può fare Roundtrip per la tua azienda?
La vera portata del problema
Quando i fogli di calcolo non bastano più
Quando un’azienda muove i primi passi, si avvale principalmente di fogli di calcolo. Diciamolo chiaramente: funzionano davvero bene, soprattutto per il monitoraggio di aspetti come le trasferte dei dipendenti.
Queste procedure funzionavano bene quando i dipendenti in trasferta erano solo 12, ma ora l’azienda è cresciuta e le persone che viaggiano regolarmente in tutto il mondo sono 107. Il responsabile finanziario sospira mentre si appresta ad affrontare una dura giornata dedicata alla verifica delle note spese, al recupero delle fatture e alla preparazione mentale per una discussione controversa con il dipendente che ha cenato, senza autorizzazione, in un ristorante stellato Michelin.
È proprio ciò che accade nelle imprese di medie dimensioni
La frustrazione derivante dalla mancanza di una gestione adeguata delle trasferte è ormai diventata un problema piuttosto comune tra le aziende di medie dimensioni di tutto il mondo. Le PMI con oltre 100 dipendenti e prive di regolamento ufficiale che disciplina i viaggi di lavoro rappresentano ormai la maggioranza in molti segmenti di mercato.
Foto: PeopleImages / Shutterstock.com
I costi lievitano, e in fretta
Poiché il costo dei singoli viaggi è aumentato in modo significativo negli ultimi due anni, il mancato controllo delle prenotazioni risulta molto più costoso rispetto al passato. Secondo i dati di un rapporto Euromonitor del 2025, il 65% delle spese di trasferta in tutto il mondo manca ancora di una gestione adeguata, il che evidenzia che non si tratta affatto di un caso isolato.
Considerando che ad oggi il costo medio di un viaggio di lavoro è pari a 1.128 dollari, che registra un aumento, secondo quanto riportato, di circa il 35% rispetto all’anno precedente, le trasferte possono rappresentare una spesa enorme. Dato che ogni anno vengono effettuati potenzialmente migliaia di viaggi, la portata del problema è molto più ampia di quanto molte aziende si rendano conto. Non c’è da stupirsi che il mercato globale dei viaggi d’affari stia crescendo così rapidamente.
L’analisi effettuata da Roundtrip
I nostri dati dimostrano che, grazie alla digitalizzazione di molti dei processi, i clienti risparmiano in media il 15% dei costi per gli hotel rispetto ai siti di prenotazione al dettaglio. Prenota una demo e parla oggi stesso con il nostro team per scoprire cosa può fare Roundtrip per la tua azienda.
I costi nascosti della mancata gestione delle trasferte
Cosa vedi sulla fattura
Da una rapida ricerca sulle tariffe di United Airlines emerge che, nel 2026, un volo di andata e ritorno da Roma a Charlotte, la capitale economica della Carolina del Nord, può costare da 700 a 1.000 euro a passeggero (a seconda della stagione e dell’anticipo con cui vengono effettuate le prenotazioni). Una volta sul posto, un hotel business di fascia media può facilmente costare oltre 120 euro a notte, senza contare i pasti, i trasferimenti da e per l’aeroporto e i servizi di ride-hailing.
Tuttavia, queste spese, che sono ben evidenti, rappresentano solo una parte dei costi effettivi di un viaggio d’affari; sono, per così dire, la punta dell’iceberg delle trasferte. I costi invisibili comprendono tutto ciò che ruota attorno alla prenotazione.
Cosa non mostrano le note spese
Ad esempio, il tuo team finanziario potrebbe dedicare molto tempo nel decifrare note incomplete e fatture duplicate, il che rallenta il processo di riconciliazione e causa ritardi nella supervisione dei costi effettivi delle trasferte. A differenza, ad esempio, di una corsa in taxi fino alla stazione, il tempo dedicato a queste attività amministrative non viene solitamente contabilizzato come costo diretto di trasferta, anche se può essere considerato una conseguenza diretta.
Purtroppo, anche individuare eventuali violazioni delle policy di trasferta non è immediato. Tali violazioni possono emergere con grande ritardo da una nota spese, magari settimane dopo che una decisione è già stata presa.
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Perché le aziende stanno cominciando a prendere provvedimenti
In mancanza di dati consolidati relativi alle prenotazioni, diventa impossibile negoziare tariffe con i fornitori o discernere eventuali pattern di spesa.
Questo è uno dei motivi convincenti per cui le aziende stanno iniziando a mettere in atto misure di controllo dei costi di trasferta e a orientarsi verso un sistema di gestione dei viaggi. In particolare, secondo una ricerca del 2025 condotta dalla Global Business Travel Association (GBTA), le aziende che applicano con rigore le proprie policy di trasferta registrano, in genere, ricavi superiori del 17-30% rispetto a quelle che non lo fanno.
In che modo Roundtrip ha aiutato Ocrim a prendere il controllo delle spese di trasferta
Prendiamo ad esempio Ocrim, un’azienda italiana di ingegneria meccanica con 270 dipendenti. Inizialmente gestiva le trasferte avvalendosi di diversi canali, tra cui le principali OTA, le agenzie di viaggi e i siti web diretti degli hotel. Sebbene questo approccio abbia funzionato per un certo periodo, con l’aumentare del volume delle trasferte è aumentato anche il tempo necessario per organizzarle.
Passando alla gestione centralizzata dei viaggi con Roundtrip, ora il team finanziario di Ocrim è in grado di monitorare le spese in modo trasparente e in tempo reale, evitando di confrontarsi a posteriori con costi non autorizzati e grande disorganizzazione. Ha subito constatato i vantaggi derivanti da maggiore semplicità, rapidità e supervisione, grazie a report chiari sulle spese e al monitoraggio delle policy aziendali.
Chiara Zovadelli, Travel Manager di Ocrim, ci ha riferito che ora l’azienda risparmia circa il 10-15% rispetto ai precedenti metodi di prenotazione.
Sergiu Les,
Managing Director CTM di Roundtrip
Sergiu Les, Managing Director CTM di Roundtrip, spiega: “La maggior parte delle aziende non si rende conto di quanto costi effettivamente la mancata gestione delle trasferte, non solo in termini finanziari, ma anche in termini di tempo sprecato e rischi per i dipendenti. Quando ogni dipendente prenota il proprio viaggio a modo suo, si perde il controllo di dove si trovino i propri collaboratori e di come vengono spese le risorse finanziarie, per non parlare della possibilità di negoziare tariffe più convenienti. Gestire efficacemente le trasferte non significa imporre limitazioni ai team, ma fornire al reparto finanziario il controllo di cui ha bisogno, offrire a chi viaggia l’esperienza che merita, e dare all’azienda una base solida tramite cui ottimizzare effettivamente una delle sue maggiori categorie di spesa discrezionale. Le aziende che compiono questo passaggio raramente tornano indietro.”
Oltre i costi: quando la cosa più importante è la supervisione
I danni nascosti della mancata gestione delle trasferte
Per le aziende di tutta Europa, la mancata gestione delle trasferte è generalmente considerata un problema che ha conseguenze finanziarie, quando in realtà si tratta di un’ inosservanza dell’obbligo di diligenza del datore di lavoro, ossia un rischio significativo per le risorse umane, l’ufficio legale e l’azienda nel suo complesso.
Quando i dipendenti prenotano voli e hotel tramite account personali e siti di viaggi al dettaglio, la tua azienda perde il controllo di dove si trovi effettivamente il team. Certo, il dipendente arriverà a destinazione, ma dal punto di vista operativo è di fatto scomparso dall’ecosistema delle trasferte della tua azienda.
Il momento in cui la supervisione diventa un elemento cruciale
Il problema si fa più preoccupante quando qualcosa non va come dovrebbe.
Per esempio, un volo cancellato a causa di un temporale, uno sciopero ferroviario, disordini civili o persino un’emergenza medica possono costringerti improvvisamente a cercare in qualsiasi modo di capire chi è in viaggio, dove alloggia e come riuscire effettivamente a contattarlo. Senza un sistema di prenotazione centralizzato, diventa difficile tenere traccia di chi è in trasferta o fornire assistenza.
Da una ricerca condotta da Peoplesafe emerge che il 75% dei lavoratori nutre preoccupazioni in materia di sicurezza quando viaggia per motivi di lavoro, mentre il 69% dei pendolari è preoccupato per la propria sicurezza durante il tragitto, soprattutto nelle ore notturne.
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Torniamo a Francoforte, dove si evidenziano le lacune legate all’obbligo di diligenza
Maria ha vissuto proprio questa esperienza a Francoforte. Quando il suo treno è stato cancellato a causa di uno sciopero ferroviario, non esisteva alcun sistema centralizzato che segnalasse la sua posizione né alcun numero di emergenza da chiamare. Dal punto di vista della sua azienda, era semplicemente scomparsa. Non c’era modo di fornirle un itinerario alternativo, né di verificare che fosse al sicuro, e nessuno aveva l’autorità per intervenire e aiutarla.
Dalle buone pratiche agli obblighi di legge
Non si tratta semplicemente di un inconveniente amministrativo. In molte giurisdizioni, l’obbligo di diligenza è sancito dalla legge, non è solo una raccomandazione di buon senso. Le aziende che operano in Italia, Germania e Kazakistan sono tenute ad adottare misure ragionevoli per tutelare i propri dipendenti durante le trasferte di lavoro.
In definitiva, sapere dove si trova ogni trasfertista in ogni momento è un obbligo giuridico fondamentale e non va preso alla leggera.
In che modo Roundtrip ha garantito a Expo Events Consulting la piena supervisione di ogni viaggio
L’interfaccia intuitiva di Roundtrip offre una panoramica chiara di tutte le trasferte, compresi i partecipanti, le destinazioni, le date e le spese già sostenute; ne risulta un miglioramento del controllo giorno per giorno. Allo stesso tempo, si riduce lo stress per l’azienda e si minimizzano i rischi che corrono i dipendenti durante le trasferte.
Questo è vero sicuramente per il nostro cliente Expo Events Consulting, azienda con sede negli Emirati Arabi Uniti specializzata in eventi aziendali e servizi fieristici. Dopo il passaggio alla gestione centralizzata delle trasferte, non devono più destreggiarsi tra diversi strumenti di prenotazione, sollecitare le conferme o chiedersi dove si trovino esattamente i dipendenti in un dato momento.
Grazie alla gestione dei viaggi di lavoro consolidata in un’unica piattaforma, Expo Events Consulting ha notato immediatamente la differenza: la velocità di prenotazione è aumentata fino a cinque volte, il coordinamento manuale e i solleciti si sono significativamente ridotti e anche i livelli di stress sono diminuiti in ragione della facilità di supervisione e controllo.
Perché alla fine le aziende passano a un nuovo sistema
La decisione di passare a una gestione coordinata delle trasferte raramente dipende da una ricerca rivoluzionaria o da una raccomandazione. Al contrario, il cambiamento avviene perché all’interno dell’azienda si verifica un evento significativo.
Abbiamo individuato tre fattori scatenanti comuni che aiutano a spiegare perché le aziende tendono a passare ad una gestione coordinata delle trasferte.
Fattore finanziario: costi superiori alle attese
Per alcune aziende il cambiamento è di natura puramente finanziaria. L’amministrazione è preoccupata perché da un’analisi contabile emerge che i costi e le spese di trasferta sono di gran lunga superiori alle previsioni. Spesso ciò avviene senza che vi sia alcuna traccia di ciò che è stato approvato, prenotato o rimborsato rispetto a quanto era stato effettivamente autorizzato in un primo momento.
Fattore conformità: quando manca una policy che disciplini le prenotazioni
Uno dei dipendenti decide di prenotare un lussuoso hotel con centro benessere per una settimana; e chi può biasimarlo? Dopotutto, non esisteva alcun regolamento scritto che stabilisse un limite massimo di spesa giornaliero di 100 euro, quindi la prenotazione è stata effettuata in buona fede. Tuttavia, la successiva nota spese dà luogo a una discussione controversa. Nessuno può biasimare il dipendente, perché il vero problema è l’assenza di un sistema.
Fattore crescita: quando l’azienda cresce più velocemente della sua capacità di gestire le trasferte
Ogni azienda ha l’obiettivo di crescere: spostarsi in una nuova sede, raggiungere i 100 dipendenti o persino espandersi in un nuovo Paese. Ma all’improvviso il sistema frammentario composto da WhatsApp, carte personali e riconciliazioni mensili fatica a stare al passo con la crescita dell’azienda. Il travel manager decide che questa nuova fase di crescita richiede una nuova infrastruttura.
Una ricerca condotta da Deloitte nell’ambito dello “2025 Corporate Travel Study” rivela che il 74% dei travel manager prevedeva di aumentare i budget destinati alle trasferte, mentre il 49% di chi viaggia per lavoro ha dichiarato di utilizzare sempre strumenti di prenotazione aziendali, come ad esempio una piattaforma di gestione delle trasferte.
L’analisi effettuata da Roundtrip
Secondo il team di Roundtrip, questi tre fattori scatenanti raramente si presentano in modo isolato. Le aziende che iniziano a mettere in discussione le spese di trasferta scoprono ben presto problemi di conformità più ampi, mentre le organizzazioni in rapida crescita si rendono spesso conto che, parallelamente, la supervisione e il controllo peggiorano gradualmente.
Avendo collaborato con aziende in diverse fasi di crescita, il team ha osservato un andamento ricorrente: l’assenza di una gestione delle trasferte tende a funzionare adeguatamente fino al raggiungimento di una certa soglia. Superato tale limite, il peso amministrativo aumenta e i preziosi dati relativi alle trasferte iniziano a perdersi in un mare di e-mail, fogli di calcolo e account di prenotazione personali.
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Il passaggio naturale alla gestione centralizzata delle trasferte
La gestione delle trasferte è un’attività che va presa sul serio. L’adozione di una piattaforma di gestione dei viaggi aziendali come Roundtrip è rapida e fattibile anche per un’azienda che ha procedure consolidate. Non richiede una progettazione informatica di mesi: in genere le aziende iniziano a effettuare prenotazioni tramite il nuovo sistema nel giro di pochi giorni.
L’analisi effettuata da Roundtrip
Roundtrip riunisce tutto su un’unica piattaforma, dalla prenotazione alla rendicontazione, consentendo al tuo team di viaggiare più velocemente, spendere in modo più oculato e mantenere il pieno controllo, godendo al contempo del supporto completo di un vero team di persone. Come ha sottolineato Chiara Zovadelli, Travel Manager di Ocrim, “Non è solo una piattaforma, ma un vero e proprio compagno di lavoro. Dall’account manager al team di assistenza, ci sono persone in carne e ossa pronte ad aiutarti in ogni fase”.
Sei pronto a scoprire cosa può fare Roundtrip per la tua azienda?
Non vale più la pena di costringere i dipendenti e l’amministrazione ad arrancare con una gestione delle trasferte disorganizzata e scoordinata, soprattutto quando la soluzione è più facile da usare e più conveniente rispetto al tuo sistema attuale.
Francoforte: il passo successivo per il team
Basta chiedere a Maria dopo l’esperienza a Francoforte. Quello che era iniziato come un normale viaggio di lavoro si è concluso con un treno cancellato, nessuna assistenza concreta e un crescente senso di isolamento. Poche settimane dopo, il suo team finanziario stava ancora cercando di fare chiarezza sui costi e sulle incongruenze che ne erano derivate.
Se l’esperienza di Maria, o uno qualsiasi dei tre fattori scatenanti, ti sembra familiare, il passo concreto da compiere non è cominciare a sondare il terreno dei fornitori, ma prenotare un colloquio di 30 minuti per capire se l’attuale gestione della tua azienda stia costando più del previsto.
Prenota una demo e parlane oggi stesso con il nostro team.
Cover image: PeopleImages / Shutterstock.com
