L’evoluzione della prenotazione di viaggi di lavoro da parte degli agenti di viaggio grazie alle soluzioni tecnologiche

Perché i viaggi di lavoro sono complicati?

Prenotare un viaggio di lavoro non è come organizzare una vacanza: è molto più complesso, perché gli agenti di viaggio e i manager dei reparti finanziari si trovano a destreggiarsi tra innumerevoli trasferte contemporaneamente e a dover rispettare i regolamenti di viaggio e i vincoli di budget dell’azienda.

Gli agenti di viaggio devono assicurarsi che i dipendenti siano in possesso di informazioni precise e corrette sui loro viaggi e che possano effettuare il check-in di voli e hotel senza problemi di sorta. Dalla fine dell’emergenza pandemica si è verificato un boom di viaggi di lavoro in linea con il ritorno alla normalità delle attività, e il numero di imprese che ha iniziato a effettuare trasferte è persino aumentato.

Prenotare un viaggio di lavoro non è come organizzare una vacanza: è molto più complesso, perché gli agenti di viaggio e i manager dei reparti finanziari si trovano a destreggiarsi tra innumerevoli trasferte contemporaneamente e a dover rispettare i regolamenti di viaggio e i vincoli di budget dell’azienda.
Photo: Africa Studio/ Shutterstock.com

Uno studio condotto da WPI Economics suggerisce che “circa la metà delle aziende che non ha effettuato viaggi aerei prima della pandemia prevede di effettuarne entro il 2024”.

La maggiore domanda di viaggi di lavoro implica che le soluzioni tecnologiche sono essenziali per ottimizzare ogni fase del processo e dell’iter di prenotazione.

Roundtrip ha l’obiettivo di semplificare i viaggi aziendali per consentirti di concentrarti su ciò che è davvero importante per la tua attività.

La nostra interfaccia intuitiva ti permette di prenotare qualsiasi servizio di viaggio in meno di un minuto e di usufruire di tariffe competitive scegliendo tra più di 2,5 milioni di strutture ricettive.

La trasformazione dei viaggi di lavoro grazie alla tecnologia

Grazie alle tecnologie di ultima generazione, le procedure di prenotazione sono più rapide e convenienti e offrono opzioni personalizzabili che soddisfano le esigenze di ciascuna impresa. Con l’intelligenza artificiale e l’automazione, le aziende e i loro dipendenti possono analizzare i dati relativi ai viaggi, poiché le prenotazioni manuali sono sostituite da sistemi integrati.

Grazie alle tecnologie di ultima generazione, le procedure di prenotazione sono più rapide e convenienti e offrono opzioni personalizzabili che soddisfano le esigenze di ciascuna impresa.
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Gli agenti che prenotano viaggi di lavoro sono in grado di gestire innumerevoli prenotazioni in modo fluido, mentre i dipendenti hanno accesso immediato ai dettagli dei loro viaggi in qualsiasi momento.

Vediamo in che modo la tecnologia ha trasformato le trasferte di lavoro e semplificato ogni fase, dalla prenotazione alla rendicontazione delle spese.

Con Roundtrip è possibile prenotare viaggi aziendali in meno di 60 secondi.

 Pagamenti elettronici

I viaggi di lavoro comportano numerose transazioni, tra cui la prenotazione dei mezzi di trasporto e dell’alloggio e le altre spese sostenute durante il viaggio all’aeroporto o per il noleggio auto e il parcheggio. Ogni azienda gestisce tali spese con modalità differenti, ad esempio tramite la carta di credito aziendale o conti dedicati.

Eseguire le transazioni in contanti o con assegno non è per nulla comodo, specialmente per i viaggi internazionali. Se stai organizzando una trasferta aziendale internazionale, ricorda che pagare con carta di credito può comportare commissioni di cambio valuta e di altro genere.

La tecnologia viene in soccorso con una soluzione: gli agenti e i dipendenti che prenotano viaggi di lavoro hanno la possibilità di decidere se pagare online o in loco con un’ampia scelta di modalità; con i pagamenti elettronici è assai più facile tenere sotto controllo la fatturazione delle spese e le dichiarazioni fiscali.

La tecnologia viene in soccorso con una soluzione: gli agenti e i dipendenti che prenotano viaggi di lavoro hanno la possibilità di decidere se pagare online o in loco con un’ampia scelta di modalità; con i pagamenti elettronici è assai più facile tenere sotto controllo la fatturazione delle spese e le dichiarazioni fiscali.
Photo: TippaPatt / Shutterstock.com

Roundtrip ti permette di pagare le trasferte con le modalità che più si addicono alla configurazione finanziaria della tua impresa, optando per carta di credito, link di pagamento, fattura o saldo al check-in. Con Roundtrip puoi anche sfruttare il cashback tramite il nostro programma fedeltà per prenotare hotel e camere di categorie superiori.

Intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale è diffusissima nell’attuale settore dei viaggi. Ogni volta che cerchi un volo o un hotel, l’IA passa in rassegna migliaia di opzioni per fornirti quelle più pertinenti.

Effettuare ricerche tra decine di siti web di compagnie aeree e operatori alberghieri può essere un’attività che porta via ancora molto tempo; in più, gli agenti e i dipendenti che prenotano viaggi di lavoro devono accertarsi che le opzioni a disposizione siano conformi al regolamento delle trasferte dell’azienda.

Ogni volta che cerchi un volo o un hotel, l’IA passa in rassegna migliaia di opzioni per fornirti quelle più pertinenti.
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L’IA ha la capacità di personalizzare i viaggi aziendali e ottimizzare le opzioni di prenotazione con l’aiuto di software gestionali che sfruttano l’analisi dei dati e le opzioni di viaggio preimpostate.

Con Roundtrip è molto semplice selezionare le opzioni relative all’alloggio sulla base del regolamento di viaggio della propria azienda.

Puoi usufruire di tariffe esclusive e di un ampio catalogo di strutture e servizi messi a disposizione dai nostri partner internazionali. Inoltre, hai la possibilità di affinare la ricerca di alloggi e mezzi di trasporto in modo che rispettino il regolamento di viaggio della tua azienda: così ti basteranno solo due clic per prenotare. L’IA monitora costantemente il tuo comportamento di prenotazione per offrirti una maggiore personalizzazione per le prenotazioni future e aiutarti a velocizzarle, consentendoti di scegliere tra opzioni che rispettano il regolamento e il budget dell’azienda.

Rendicontazione automatizzata delle spese

Per i team finanziari la rendicontazione dei viaggi di lavoro può essere un incubo, dovendo tenere traccia di pile di ricevute cartacee, fatture e spese varie. Affinché i dipendenti ricevano i rimborsi che gli spettano e l’azienda possa compilare correttamente le dichiarazioni finanziarie, è essenziale avere una rendicontazione accurata e precisa.

Grazie alla digitalizzazione del flusso di lavoro, la rendicontazione finanziaria è più efficiente e fa sì che i manager siano in grado di approvare rapidamente le spese e contabilizzare di conseguenza le ricevute.
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Le tecnologie più recenti per la prenotazione di viaggi sono in grado di automatizzare la gestione delle spese, sostituendo i sistemi manuali con una contabilizzazione digitale a cui è possibile accedere istantaneamente. I team finanziari possono operare in modo più efficiente grazie a una maggiore trasparenza delle prenotazioni delle trasferte. Sostituire le ricevute tradizionali con la rendicontazione automatizzata delle spese consente una gestione ottimale dei rischi per evitare le frodi e le dichiarazioni fiscali erronee.

Con soluzioni semplificate per viaggi di lavoro come Roundtrip, la transizione delle aziende verso l’automatizzazione delle spese è un gioco da ragazzi.

La nostra piattaforma consente di scaricare le fatture e i report per semplificare la rendicontazione delle spese e le dichiarazioni finanziarie. I team finanziari possono unire più ordini nei registri, gestire gli account e consolidare le fatture per rendere più efficiente la rendicontazione delle spese. Grazie alla digitalizzazione del flusso di lavoro, la rendicontazione finanziaria è più efficiente e fa sì che i manager siano in grado di approvare rapidamente le spese e contabilizzare di conseguenza le ricevute.

Le aziende possono aumentare ulteriormente il livello di digitalizzazione della contabilità relativa ai viaggi di lavoro usando la scheda “Spese aggiuntive” all’interno dell’account Roundtrip per caricare le ricevute digitali di tutti i costi, comprese le cene di lavoro e il lavasecco.

 Assistenza clienti dedicata

Anche chi viaggia per lavoro più frequentemente può trovarsi a dover affrontare degli imprevisti. Le aziende hanno un obbligo di tutela nei confronti dei propri dipendenti che effettuano trasferte, e in particolare sono tenute a garantire la gestione dei rischi e a fornire opzioni alternative in caso di emergenza.

Roundtrip dispone di un team dedicato composto da account manager multilingue disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con un esclusivo servizio di verifica preliminare che elimina qualsiasi stress dai viaggi di lavoro.
Photo: DC Studio/ Shutterstock.

Roundtrip dispone di un team dedicato composto da account manager multilingue disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con un esclusivo servizio di verifica preliminare che elimina qualsiasi stress dai viaggi di lavoro. Una delle preoccupazioni principali di chi viaggia per lavoro è rappresentata dai ritardi dei voli, un problema che si presenta in più del 65% dei casi; i voli cancellati, invece, ammontano a oltre il 30%. Il nostro team di assistenza clienti è sempre a disposizione per riprenotare e gestire i ritardi dei voli.

Il tuo account manager può aiutarti in caso di qualsiasi emergenza relativa ai viaggi di lavoro e facilitare i cambiamenti dell’ultimo minuto, in modo da affrontare la trasferta senza alcuno stress.

Puoi far sì che i dipendenti abbiano accesso al tuo account Roundtrip per gestire le loro prenotazioni in qualsiasi momento, persino se ne hanno necessità fuori dall’orario d’ufficio.

 Sistemi di prenotazione integrati

In passato, i viaggi di lavoro erano più complicati perché occorreva prenotare separatamente le varie parti di una trasferta. Prenotazioni di questo tipo richiedevano più tempo e spesso erano più costose per l’azienda a causa della difficoltà nel confrontare i prezzi dei diversi fornitori. Non si aveva istantaneamente una panoramica completa, in quanto la comparazione avveniva manualmente.

Al contrario, i sistemi di prenotazione integrati racchiudono tutte le informazioni in un’unica visione d’insieme, dall’alloggio al noleggio auto e i biglietti aerei. Gli agenti di viaggio che prenotano viaggi di lavoro possono così ottenere una carrellata istantanea dei costi di trasferta, facilitando il rispetto del budget. L’interfaccia intuitiva di Roundtrip consente di prenotare qualsiasi servizio di viaggio in meno di 60 secondi: più veloce di quando ordini il caffè al bar.

Consenti ai tuoi dipendenti di prenotare i loro viaggi di lavoro accedendo a Roundtrip. Il nostro sistema di prenotazione integrato è dotato di uno strumento di upload di massa e di un link di invito che permettono di delegare ad altri dipendenti la prenotazione di viaggi con la massima trasparenza.

Al contrario, i sistemi di prenotazione integrati racchiudono tutte le informazioni in un’unica visione d’insieme, dall’alloggio al noleggio auto e i biglietti aerei.
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Gli agenti di viaggio e i manager finanziari possono creare i profili dei dipendenti per automatizzare i dati di prenotazione e ridurre gli errori più comuni, come quelli di battitura od ortografia. Cambiare il nome dell’intestatario di una prenotazione può costare più del prezzo originale del biglietto, ma grazie alla realizzazione di profili integrati dei dipendenti è possibile ridurre al minimo questa spesa superflua.

 Prenotazioni tramite app e piattaforme online

Per organizzare un viaggio di lavoro non è più necessario telefonare alla compagnia aerea o chiamare decine di hotel per trovare l’offerta migliore. Tra gli strumenti di prenotazione di viaggi vi sono app e siti web che offrono un’esperienza semplice e fluida. Le app delle compagnie aeree forniscono aggiornamenti in tempo reale sui voli, il che consente di monitorarli e mantenere una maggiore tranquillità.

Adesso i viaggi di lavoro last-minute sono più facili con l’app di Roundtrip, che ti dà accesso immediato al tuo account per prenotare direttamente qualsiasi servizio, e da cui puoi scaricare i voucher e aggiungere informazioni sul viaggio.

Analisi dei dati e dei viaggi

I dati sono il motore trainante del business. Adottando soluzioni tecnologiche, le aziende possono disporre di dati in tempo reale sui viaggi per analizzare le spese e il rispetto del regolamento. L’uso di tali dati consente di ottimizzare l’organizzazione delle trasferte e di individuare eventuali opportunità di risparmio.

Adottando soluzioni tecnologiche, le aziende possono disporre di dati in tempo reale sui viaggi per analizzare le spese e il rispetto del regolamento. L’uso di tali dati consente di ottimizzare l’organizzazione delle trasferte e di individuare eventuali opportunità di risparmio.
Photo: ekapol sirachainan / Shutterstock.com

Mediante il ricorso alla tecnologia, le imprese hanno inoltre la certezza che le spese di viaggio siano conformi agli obiettivi generali e di lungo termine. Soluzioni per la gestione dei viaggi come Roundtrip forniscono informazioni importanti sui trend di settore e garantiscono la trasparenza di ogni trasferta, tutti dati utili per stabilire il regolamento di viaggio dell’azienda.

Viaggi di lavoro più semplici con Roundtrip

I viaggi di lavoro sono divenuti più efficienti, convenienti e gestibili grazie ai progressi tecnologici. Con i software per la gestione dei viaggi le aziende hanno accesso a dati in tempo reale e tariffe competitive nel rispetto del regolamento aziendale, oltre ad assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

La nostra piattaforma di prenotazione online è progettata sia per i travel manager che per i dipendenti e riunisce su un unico sito web tutte le risorse necessarie, dai biglietti di aerei e treni alle strutture ricettive e i transfer.

Inizia oggi stesso a usare Roundtrip per ottimizzare i tuoi viaggi di lavoro: puoi scegliere tra 2,5 milioni di strutture ricettive in 200 Paesi e accedere a tariffe speciali sui biglietti aerei.

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