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- Perché la gestione dei viaggi di lavoro per aziende di 100-500 dipendenti è una categoria a sé stante
- Le quattro cose necessarie per qualsiasi configurazione delle trasferte aziendali per le PMI
- Gli errori che commettono solitamente le aziende di questa dimensione
- Com’è fatta una configurazione delle trasferte che funziona bene per questa dimensione
- Sei pronto a scoprire come deve essere la migliore configurazione dei viaggi di lavoro per il tuo team?
Perché la gestione dei viaggi di lavoro per aziende di 100-500 dipendenti è una categoria a sé stante
Trovare una soluzione di gestione trasferte davvero calibrata per le aziende tra i 100 e i 500 dipendenti non è semplice, ed è proprio per questo che la maggior parte delle aziende in questa categoria finisce per adottare una soluzione pensata intorno a loro, ma non appositamente per loro.
Quando un’azienda raggiunge circa 150 dipendenti che viaggiano attivamente in diversi mercati, le trasferte diventano, quasi senza accorgersene, una delle maggiori voci di spesa da supervisionare. La maggior parte delle aziende di queste dimensioni non si rende conto di perdere denaro in questo ambito perché non dispone di un sistema che mostri come vengono utilizzate le risorse. Tale mancanza di visibilità nella gestione delle spese crea una serie di problemi completamente nuovi, tra cui una maggiore predisposizione agli errori umani (ad esempio ricevute mancanti e doppie registrazioni), esperienze di viaggio insoddisfacenti, problemi di scalabilità e spese eccessive.
Secondo Travel Code, anche un miglioramento marginale (5-10%) nell’efficienza delle spese di trasferta può aiutare a risparmiare potenzialmente centinaia di migliaia di euro all’anno. Il problema è che la maggior parte delle aziende di queste dimensioni non è consapevole del fatto che sta perdendo tutto quel denaro. Questo perché non dispone di un sistema che mostri dove finiscono effettivamente le risorse.
A ciò si aggiunge un altro ostacolo: la persona responsabile della gestione dei viaggi aziendali non è quasi mai un Travel Manager dedicato.
Di solito si tratta di un responsabile operativo, di un assistente esecutivo o di un addetto alle risorse umane che ha ereditato l’incarico quando il precedente responsabile se n’è andato. In una settimana particolarmente impegnativa, la gestione delle trasferte occupa probabilmente il 20% del suo tempo.
Gli strumenti per grandi aziende sono troppo sofisticati per un’azienda di queste dimensioni. Sono pensati per team di compliance che qui non esistono e hanno un costo adeguato a volumi che queste aziende non hanno ancora raggiunto.
Foto: PeopleImages / Shutterstock.com
Dall’altro lato, gli strumenti destinati ai consumatori, come Booking.com e Google Flights, creano un problema completamente diverso.
Certo, sono ottimi se si prenota un solo viaggio da privati. Il problema è che in realtà non rispettano alcun tipo di policy. Inoltre, non forniscono dati consolidati. E, cosa ancora più importante, non garantiscono all’azienda una copertura affidabile in materia di obbligo di diligenza.
Il sondaggio di BTN Intelligence del 2025 sulla gestione dei viaggi delle PMI ha rilevato che, nel 2025, il 53% delle PMI prevedeva di aumentare i budget destinati alle trasferte rispetto al 2024. È per questo che le PMI rappresentano uno dei segmenti in più rapida crescita nel settore dei viaggi d’affari. A ciò si aggiunge il fatto che il 58% dei responsabili degli acquisti nel settore dei viaggi dichiara di essere disposto a cambiare il proprio fornitore attuale entro il prossimo anno (GBTA, 2025).
Possiamo quindi affermare che le spese sono decisamente in aumento. Tuttavia, i sistemi che le gestiscono, nella maggior parte delle aziende di questa fascia, non hanno tenuto il passo.
L’analisi di Roundtrip: come funziona realmente il passaggio
Ecco come si concretizza questa transizione nella pratica: uno dei nostri clienti, un’azienda di medie dimensioni che effettua regolarmente trasferte internazionali, impiegava dalle 3 alle 4 ore per ogni ciclo di prenotazione per coordinare il lavoro tra i travel manager e un’agenzia di viaggi, in particolare per verificare i pagamenti, parlare delle opzioni disponibili e sollecitare le conferme. La riconciliazione mensile richiedeva altre 6-8 ore in più.
Grazie al passaggio a Roundtrip, ecco quali sono stati i miglioramenti nel giro di 90 giorni: prenotazioni consolidate in un’unica piattaforma, fatture sempre e immediatamente disponibili e abbinate automaticamente ai centri di costo, e tempo di riconciliazione mensile ridotto a meno di due ore. Come afferma il loro travel coordinator: “Prima ero un semplice addetto alle prenotazioni. Ora mi occupo davvero della gestione dei viaggi”.
Le quattro cose necessarie per qualsiasi configurazione delle trasferte aziendali per le PMI
1. Una policy per le trasferte scritta (che i dipendenti rispetteranno veramente)
La policy per le trasferte della tua azienda non deve essere lunga. Basta che risponda a 4 domande:
1. Chi può autorizzare cosa
2. Quali sono i limiti di spesa per hotel e voli a seconda della destinazione
3. Come vengono gestite le eccezioni
4. Quali sono le modalità di rimborso
Tutto ciò che serve davvero è una pagina scritta in modo chiaro e immediatamente consultabile nel momento in cui un dipendente deve effettuare una prenotazione. Ma è proprio in questo che la maggior parte delle aziende incontra difficoltà.
Magari la policy esiste già, ma si trova da qualche parte in una cartella che nessuno ha in mente di aprire prima di prenotare un volo. Prenotare senza rispettare la policy è abbastanza comune, tanto che più della metà di chi effettua prenotazioni dichiara di farlo al di fuori della policy della propria azienda.
La cosa sorprendente è che non si tratta nemmeno di un problema di disciplina. Tutto sta nel fatto che la policy è inaccessibile o poco chiara, oppure non viene applicata al momento della prenotazione.
Una soluzione è adottare una piattaforma che integra le regole della policy direttamente nella procedura di prenotazione. [A5] Le opzioni non conformi alla policy vengono segnalate o bloccate prima che la prenotazione possa essere portata a termine.
Foto: prostooleh / magnific.com
2. Una piattaforma per prenotare in autonomia con procedure di autorizzazione integrate
La prenotazione autonoma delle trasferte è ormai una realtà: i dipendenti di un’azienda di queste dimensioni si aspettano di poter prenotare autonomamente i propri viaggi, ed è proprio così che deve essere.
Un sistema in cui tutto passa per un solo coordinatore centrale crea un accumulo di lavoro arretrato, che a sua volta genera un collo di bottiglia. Inoltre, spinge silenziosamente le persone a ricorrere nuovamente ai siti di prenotazione al consumo e a utilizzare le proprie carte di credito personali.
Il 78% delle PMI utilizza già app mobili per l’organizzazione delle trasferte (indagine di BTN Intelligence sulle PMI del 2025), quindi l’aspettativa di un servizio self-service è già presente. Bisogna semplicemente chiedersi se l’azienda stia assecondando questa tendenza o la stia ostacolando.
La configurazione corretta consente ai dipendenti di prenotare liberamente, pur rispettando i limiti previsti dalla policy aziendale. Ciò significa che le trasferte di routine vengono gestite senza ulteriori passaggi. Qualsiasi richiesta che superi una soglia prestabilita, come un hotel che supera il limite abituale o un volo che eccede i limiti standard, viene segnalata affinché il responsabile la verifichi.
Grazie a sistemi di autorizzazione a più livelli, basati sul costo del viaggio e sulla destinazione, si elimina il collo di bottiglia senza rinunciare al controllo.
Con Roundtrip, possono essere visualizzate solo le opzioni conformi alle policy, così i dipendenti possono vedere cosa è autorizzato prima di confermare la prenotazione. I manager vengono coinvolti solo quando è davvero necessaria una decisione.
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3. Supervisione consolidata delle spese (in tempo reale, non a posteriori)
Molti team finanziari ricalcolano le spese di viaggio solo dopo aver ricevuto le note spese, il che complica la definizione del budget poiché le decisioni di spesa sono già state prese.
Quando le prenotazioni passano attraverso un’unica piattaforma, le spese diventano visibili già durante la fase di pianificazione delle trasferte. Il team finanziario può analizzare i costi per reparto o per finalità, invece di attendere il completamento della riconciliazione. I dati storici forniscono inoltre una base più solida per le trattative con i fornitori e per la formulazione dei budget futuri.
Una relazione del 2024 redatta congiuntamente da Corporate Traveler e GBTA ha rivelato che, secondo il 35% dei travel manager delle PMI, uno dei principali punti critici è la mancanza di dati e reportistica, mentre per il 37% sono i processi manuali.
Questi due problemi sono direttamente collegati. Quando i dati non vengono consolidati automaticamente, qualcuno deve redigere il report manualmente, il che, secondo una ricerca di Safe Harbors, comporta 15-20 ore di lavoro ogni mese.
Spesso i clienti si rivolgono a noi aspettandosi di risparmiare sulle tariffe alberghiere, ma ciò che tende a convincerli di più è la prima volta che vedono i dati. Entro 30 giorni, sono in grado di avere un quadro completo delle loro spese di trasferta cosa che, per la maggior parte delle aziende con 100-500 dipendenti, rappresenta un livello di supervisione mai visto prima.
“Non sapevamo che il 60% delle nostre spese fosse dedicato a tre destinazioni. Questo ha cambiato completamente la nostra strategia di negoziazione con i fornitori”, ha raccontato un cliente.
Inoltre, già dal primo ciclo di riconciliazione i clienti acquisiscono una migliore comprensione delle proprie spese.
“Un tempo temevo la fine del mese. Ora basta una sola e-mail”, ha affermato un responsabile finanziario di un’azienda con 100-150 dipendenti. In precedenza, dedicavano circa 8 ore al mese alla verifica delle ricevute e degli estratti conto delle carte.
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4. Assistenza fatta di persone quando qualcosa va storto
Gli strumenti digitali self-service sono ottimi, soprattutto quando i voli partono in orario e gli hotel onorano le prenotazioni. Ma cosa succede quando le cose vanno storte? Cosa succede quando un volo viene cancellato alle 23:00 e un dipendente rimane bloccato a Francoforte?
La relazione “Perfect Business Trip“ di GBTA del marzo 2025 ha mostrato che per chi acquista viaggia, il principale punto dolente è la discontinuità nella qualità del servizio offerta dalla travel management company (TMC) a cui si rivolgono (41%). La lentezza nella risoluzione dei problemi si è attestata al 32%, mentre il 54% ha indicato che la gestione proattiva degli imprevisti è una delle tre principali capacità che desiderano ma che attualmente non hanno.
È proprio questo il vuoto che la maggior parte delle piattaforme non riesce a colmare. Con Roundtrip, entri in contatto con una persona che conosce già la tua azienda. Non devi più cercare di farti ascoltare da un bot che legge da un copione. Hai a disposizione una persona in carne e ossa che ti può aiutare concretamente a risolvere la situazione.
L’analisi di Roundtrip: ecco come cambiano le cose quando il tuo team può contare su un vero servizio di assistenza
Questo scenario si verifica più spesso di quanto la maggior parte delle aziende creda. In un caso, il dipendente di un cliente è arrivato in un hotel con check-in automatico e ha trovato una camera sporca, con l’impianto di climatizzazione guasto e senza reception a cui rivolgersi. Il team di Roundtrip ha segnalato direttamente il problema alla struttura e lo ha risolto lo stesso giorno, senza che il viaggiatore dovesse cavarsela da solo.
La differenza non è stata l’inconveniente in sé, ma il fatto di avere qualcuno che conosceva già il cliente e potesse agire immediatamente.
Gli errori che commettono solitamente le aziende di questa dimensione
Attendere finché il volume delle trasferte non fa esplodere il problema
Molte aziende rimandano l’adozione di un sistema di travel management fino a quando un problema di conformità o una revisione finanziaria non mette in luce i punti deboli del processo esistente. A quel punto, si sono già accumulati costi superflui e oneri amministrativi.
Il 63% dei travel manager di PMI afferma che l’aumento dei costi è un problema persistente, e oltre la metà dichiara che la pressione sul budget ha cambiato il modo in cui prendono le decisioni (relazione congiunta 2024 di Corporate Traveler e GBTA).
La gestione informale era destinata a raggiungere un punto di stallo. Creare una struttura prima che i viaggi raggiungano livelli critici, solitamente quando si superano gli 80-100 dipendenti o quando iniziano le trasferte internazionali, garantisce una transizione più agevole.
Scegliere una piattaforma progettata per aziende di altre dimensioni
Le piattaforme progettate per le grandi aziende presuppongono la presenza di team informatici e risorse di approvvigionamento di cui un’azienda con 200 dipendenti non dispone. Le piattaforme per consumatori, al contrario, presuppongono che si stia prenotando un viaggio privato. Nessuna delle due soluzioni funziona in questo contesto.
Ciò di cui le PMI hanno effettivamente bisogno è una piattaforma che gli utenti non esperti possano utilizzare senza una formazione approfondita e che un team operativo possa gestire senza dover redigere un manuale.
Molte aziende di queste dimensioni hanno difficoltà a implementare in modo efficace le soluzioni aziendali esistenti, fortemente basate sulle API, proprio perché tali strumenti sono stati sviluppati per organizzazioni che dispongono di risorse dedicate alla loro gestione.
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Confondere il fatto di “avere” una policy delle trasferte con “applicare” la policy
Disporre di una policy in una cartella condivisa influisce raramente su come vengono effettuate le prenotazioni. I dipendenti decidono sul momento e spesso sotto la pressione di una scadenza.
L’applicazione vera e propria della policy avviene durante il processo di prenotazione. Un PDF nella cartella condivisa non è garanzia che venga applicata. Se i limiti stabiliti dalla policy compaiono prima della conferma, è più facile rispettarli per tutte le persone coinvolte.
Per i viaggi aerei, nei programmi ben gestiti la conformità si attesta tra l’80 e il 100%. Per gli hotel si attesta in media intorno al 69%, il che significa che circa un terzo delle prenotazioni alberghiere non rispetta la policy aziendale, anche nelle aziende che dispongono già di strumenti di prenotazione.
Per essere chiari, questo divario tra la conformità per i viaggi aerei e quella per gli hotel è sistemico. Va oltre la semplice mancanza di disciplina da parte dei dipendenti.
Com’è fatta una configurazione delle trasferte che funziona bene per questa dimensione
Una configurazione delle trasferte che funziona bene per un’azienda con 100-500 dipendenti ha solitamente queste caratteristiche:
- Ogni trasferta viene prenotata dal dipendente tramite un’unica piattaforma in meno di cinque minuti.
- I limiti stabiliti dalla policy sono integrati nella procedura di prenotazione, in modo tale che i dipendenti vedono le opzioni autorizzate nel momento in cui devono decidere.
- I manager analizzano le eccezioni con un solo clic, mentre le trasferte di routine non necessitano di alcuna autorizzazione.
- Il team finanziario può vedere in qualsiasi momento le spese di viaggio consolidate per ogni reparto, destinazione e finalità.
- Quando si verifica un imprevisto, c’è una persona che può intervenire immediatamente.
- La riconciliazione mensile delle spese di trasferta richiede poche ore invece di diversi giorni.
L’analisi di Roundtrip: ecco cosa puoi aspettarti una volta completata la configurazione
Ecco come si traduce questo cambiamento in termini misurabili per i nostri clienti: il tempo di prenotazione si riduce in genere della metà. La riconciliazione mensile si riduce da 6-10 ore a meno di due ore una volta attivate la fatturazione e l’attribuzione ai centri di costo automatizzate. Per quanto riguarda la conformità alla policy, la maggior parte delle aziende parte senza che vi sia un’effettiva applicazione della stessa. Fin dal primo giorno, sulla piattaforma è disponibile una completa tracciabilità grazie a un sistema strutturato di ruoli che copre i travel manager, chi prenota autonomamente, la contabilità e i dipendenti che vanno in trasferta.
Sei pronto a scoprire com’è la migliore configurazione delle trasferte per il tuo team?
Mettere in atto questa struttura quando l’azienda conta 150 o 200 dipendenti è solitamente più semplice rispetto a quando l’azienda si amplia e tutto diventa più complesso.
Se la tua azienda gestisce più di 50 trasferte al mese e usa ancora carte di credito personali e fogli di calcolo, è il momento giusto per implementare questa struttura: non aspettare la prossima revisione finanziaria.
Le spese che non vedi sono comunque spese sostenute. Per capire cosa rappresentano questi numeri per il tuo team basta solitamente una call di 30 minuti.
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