I principi alla base di un team efficace: come creare un gruppo altamente performante

Sommario

• Cos’è un team efficace?
• Le fasi di sviluppo di un gruppo
• Le cinque disfunzioni di un team e come risolverle
• Come gestire i team di lavoratori in smart working

Cos’è un team efficace?

Un team è efficace quando un gruppo di persone raggiunge obiettivi e risultati comuni. Un team altamente performante ha tre caratteristiche principali:

• Comunione d’intenti: tutti comprendono quanto l’obiettivo condiviso influenzi il lavoro e i valori di ciascuno.
• Principi e regole universali: la collaborazione si basa su regole consolidate che influenzano il modo in cui vengono percepiti gli obiettivi, agevolano una comunicazione unificata e cementano il sistema di apprezzamento e sostegno reciproci.
• Distribuzione dei ruoli: ciascuno dei membri è consapevole del proprio ruolo, dei compiti da svolgere e delle responsabilità.

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Come aumentare l’efficienza di un team

Tutti devono avere una chiara comprensione della strategia aziendale e del contributo che il loro lavoro dà al raggiungimento dei risultati. Le fondamenta di un’elevata performance sono costituite da una comunicazione regolare, che comprende:

• KPI chiari e misurabili per il team commerciale: tutti devono sapere quali metriche sono importanti per il loro lavoro e come monitorarle.
• Riunioni individuali regolari con un manager: aiutano a ricevere feedback e a dirigere le azioni verso ciò che è più importante.
• Condivisione delle informazioni: i membri del team devono essere messi al corrente di notizie e informazioni sull’azienda e il loro feedback sui processi lavorativi deve essere ascoltato.
• Riunioni trimestrali: è opportuno parlare dei risultati intermedi del team ogni tre mesi.
• Sondaggi tra i dipendenti: è buona norma sondare l’umore del team ogni sei mesi per individuare le aree problematiche e porvi rimedio tempestivamente.
• Atmosfera amichevole: in un team efficace è abitudine festeggiare insieme le occasioni importanti e organizzare uscite informali.

Le fasi dello sviluppo di un gruppo

Negli anni ’60 Bruce Tuckman, psicologo e ricercatore statunitense, ideò una formula in grado di dimostrare che un team si sviluppa passando per svariate fasi, proprio come un organismo vivente.

Forming

Inizialmente le persone hanno un livello medio di energia e aspettative elevate. Cercano di essere gentili poiché si comportano ancora nel modo ottimale. I membri del gruppo cercano di comprendere la gerarchia e scelgono un leader. In questa fase è importante stabilire gli obiettivi comuni e le responsabilità di ciascuno.

Storming

È la fase in cui sono frequenti i conflitti e le discordie, segnale che tutto sta procedendo secondo natura. Le persone formano dei sotto-gruppi ed emerge gradualmente un leader ufficioso. Gli appartenenti al gruppo calibrano la priorità degli obiettivi comuni rispetto ai propri e valutano il livello di coinvolgimento degli altri membri, compreso il loro livello di affidabilità.

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Norming

Le regole di comportamento nel gruppo si cristallizzano e gli obiettivi divengono più chiari. Le persone si abituano progressivamente ai ruoli assegnatigli, sono più aperte alla comunicazione e hanno maggiore fiducia reciproca, il tutto in un ambiente più rilassato.

Performing

Tutta l’energia del gruppo è indirizzata verso il raggiungimento degli obiettivi del progetto. I membri si assumono la responsabilità dei compiti e risolvono problemi in maniera indipendente senza aver bisogno di supervisione. Dimostrano, inoltre, apertura e interdipendenza e si sostengono a vicenda.

Adjourning

Una volta portato a termine il progetto, il team festeggia il successo raggiunto congiuntamente. I membri del gruppo vanno a formare altri team, dove affronteranno le stesse fasi in un nuovo ciclo.

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Le cinque disfunzioni di un team e come risolverle

Nel suo libro Superare le cinque disfunzioni del lavoro di squadra, Patrick Lencioni, business coach che si occupa di leadership, lavoro di squadra e sviluppo aziendale, ha descritto i problemi più frequenti che si verificano in un gruppo. Il modello è basato su una piramide in cui ogni disfunzione dà vita a quella successiva che si trova al livello superiore.

Mancanza di fiducia

Per superare questa disfunzione, i leader devono costruire relazioni di fiducia all’interno del gruppo mettendo a nudo la propria vulnerabilità. E ciò deve avvenire con sincerità!

Lencioni suggerisce vari modi in cui sviluppare la fiducia in un team:

• Incontri per rompere il ghiaccio. Una riunione di mezz’ora in cui il manager pone a ciascun membro alcune domande non troppo personali, ad esempio riguardo agli hobby.
• Efficacia del team. Per questo esercizio occorrerà circa un’ora. Ogni membro valuta il contributo prestato da un collega al raggiungimento dell’obiettivo comune ed esprime la propria opinione su una cosa che il collega dovrebbe fare o smettere di fare.
• Feedback. I membri del team forniscono una valutazione onesta del lavoro svolto dagli altri. Occorre però fare attenzione: bisognerà far sì che i giudizi soggettivi non si trasformino in strumenti di manipolazione o giochi psicologici.

Dieci idee per il team-building

Quiz di cultura generale, escursioni di gruppo o serate con giochi da tavolo sono solo alcune idee per uscite di gruppo divertenti e produttive.

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Paura del conflitto

Quando c’è uno scontro di idee, il leader deve dimostrare compostezza e consentire ai membri del team di raggiungere autonomamente una soluzione o una decisione.

Ecco alcuni modi in cui risolvere i conflitti:

• Il risolutore. Una persona del team viene scelta a caso per far emergere le discordie nascoste ed esporle a una discussione di gruppo, la quale non terminerà finché tutti non saranno consapevoli di come è stato risolto il problema.
• Moderazione. Questa insegna ai membri del team a non aver timore di affrontare apertamente le discussioni. Se si verifica una disputa e le persone coinvolte si sentono a disagio, è necessario ricordare loro che le discussioni sono del tutto naturali. Una volta risolto il problema, è importante attirare nuovamente l’attenzione sui vantaggi derivanti della discussione.

Mancanza d’impegno

Una delle disfunzioni più snervanti è la mancanza d’impegno. Per ridurla quanto più possibile al minimo, i leader devono parlare più spesso degli obiettivi e degli standard di ciascun lavoratore e del team nel complesso. Idealmente, i membri inizieranno a monitorare volontariamente chi fa il proprio lavoro e come. La ricompensa? Il riconoscimento collettivo.

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Elusione della responsabilità

Al fine di rispettare le tempistiche e far progredire i lavori, è necessario stabilire scadenze chiare e monitorare i progressi intermedi. I leader possono delegare, spingere il gruppo a discutere, stabilire il giusto ritmo, nonché monitorare il rispetto degli accordi.

Come pianificare la giornata lavorativa e assegnare priorità alle attività

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Disinteresse verso i risultati

Per far sì che le persone si concentrino sul risultato, puoi informare un segmento più ampio del team e i relativi reparti sugli obiettivi del progetto, in modo che si formi un impegno collettivo verso il loro raggiungimento. La maniera più ovvia per motivare le persone consiste nel ricompensarle per i successi, specialmente per mezzo di bonus. Ma la motivazione finanziaria non deve essere l’unico fattore stimolante.

Come gestire i team di lavoratori in smart working

Gestire un team di persone che lavorano da remoto è essenzialmente uguale a gestire un team tradizionale. Tuttavia, ci sono alcune sfumature che riguardano la comunicazione, le presa di decisioni, gli spazi di lavoro e il tempo “a disposizione”.

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Consigli per la gestione di team in smart working:

• Prepara documenti online per l’inserimento dei dipendenti che lavorano da remoto.
• Registra video o screencast per aiutare i lavoratori ad abituarsi a nuovi software e soluzioni.
• Organizza riunioni brevi e regolari.
• Dopo le riunioni, documenta le decisioni prese, anche se sono solo intermedie.
• Durante le pause o dopo l’orario lavorativo, organizza videochiamate di gruppo su interessi non legati al lavoro.

È impensabile ottenere elevate prestazioni da un team senza che vi siano la comprensione degli obiettivi e standard comuni, fiducia reciproca e la volontà di confrontarsi. In altre parole, creare un team altamente performante è garanzia di stress. Invece, organizzare viaggi di lavoro deve essere un’attività priva di stress, specialmente se usi Roundtrip, che ti semplifica la prenotazione di hotel e biglietti e facilita la rendicontazione e la gestione documentale.

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