Approvazione dei viaggi di lavoro ora automatizzata: procedura più semplice, stress ridotto al minimo

Sommario

• Le sfide più comuni nell’approvazione di viaggi d’affari
• Come semplificare il controllo delle prenotazioni
• Come strutturare le approvazioni delle trasferte

Le sfide più comuni nell’approvazione di viaggi d’affari

Il processo di organizzazione di viaggi di lavoro può variare a seconda delle dimensioni dell’azienda, della complessità della sua struttura organizzativa e della policy relativa alle trasferte. Tuttavia, le problematiche che i lavoratori si trovano ad affrontare sono spesso le stesse:

• Complessità dell’approvazione: i partecipanti sono costretti a passare tra vari canali di comunicazione, piattaforme e programmi. Per esempio, si riceve via e-mail un foglio di lavoro con link a specifici servizi di viaggio, seguito da una discussione su un programma di messaggistica.
• Perdita di informazioni: in una marea di e-mail e messaggi è possibile lasciarsi sfuggire, o addirittura non riuscire a trovare, richieste e risposte importanti.
• Incertezza: spesso chi fa trasferte di lavoro non sa a che punto è la sua richiesta. Questo comporta richieste di chiarimento non necessarie che distraggono tutti da attività più importanti.
• Prenotazioni doppie: le incomprensioni e la mancanza di un chiaro coordinamento possono dare luogo a prenotazioni doppie, spese superflue e perdita di tempo con cancellazioni e modifiche.
• Aumento dei prezzi: un lungo processo di approvazione fa sì che i costi di hotel e mezzi di trasporto per le date previste possa nel frattempo lievitare. Ne può conseguire un ulteriore round di discussioni e un aumento delle spese.

Come semplificare il controllo delle prenotazioni

Gli strumenti di Roundtrip aiutano ad automatizzare l’organizzazione dei viaggi di lavoro, velocizzando il completamento delle attività, riducendo gli errori e semplificando l’approvazione. Ecco come fare:

Stabilisci una policy relativa alle trasferte

Sulla nostra piattaforma è possibile configurare il regolamento interno dell’azienda, che definisce la regole dell’organizzazione di trasferte. Nei risultati verranno poi evidenziate le offerte idonee, così i trasfertisti che prenotano i servizi di viaggio in autonomia potranno scegliere tra opzioni conformi alla policy di viaggio.

Puoi impostare le condizioni di prenotazione di biglietti e hotel, nonché i limiti di spesa. Ad esempio, per una camera d’albergo puoi impostare la categoria di stelle massima, il budget giornaliero e il numero di giorni prima dell’arrivo. Per i biglietti aerei puoi specificare anche il budget consentito per voli di sola andata, il rapporto tra il prezzo del biglietto selezionato e l’opzione più economica e altre condizioni.

Puoi inoltre aggiungere eccezioni alla policy, il che è utile se le restrizioni di base non valgono per determinati dipendenti, reparti o soggiorni in specifiche città o zone geografiche. Nella “Knowledge base” trovi istruzioni dettagliate su come creare e modificare le policy.

Configura l’approvazione delle prenotazioni

Puoi ottimizzare il controllo delle prenotazioni di camere d’albergo, biglietti ferroviari e aerei nonché di transfer in base alle esigenze della tua azienda. Stabilisci quando i dipendenti devono richiedere la conferma dell’acquisto di un servizio di viaggio, quando è sufficiente la notifica di completamento di una prenotazione o i casi in cui non è necessaria l’approvazione. Questa funzione automatizza il processo di approvazione per le situazioni fuori standard. Per esempio, un dipendente seleziona un hotel al prezzo di 100 € a notte pur avendo un limite di 90 €. In questo caso può specificare il motivo della prenotazione di uno specifico hotel e inviarti una richiesta.

I vantaggi del processo di approvazione

• Processo più rapido: niente scambi via e-mail o app di messaggistica, e niente approvazioni superflue; le richieste possono essere inviate direttamente dalla pagina di prenotazione.
• Controllo centralizzato: la persona responsabile dell’approvazione rifiuta o accetta la richiesta di prenotazione all’interno del suo account personale, dove è anche presente la cronologia delle decisioni.
• Controllo trasparente: il dipendente può aggiungere un commento alla richiesta e la persona responsabile dell’approvazione può aggiungere un commento alla decisione.
• Impostazioni flessibili: è possibile approvare tutte le prenotazioni o solo alcune, aggiungere diversi numeri di persone responsabili dell’approvazione e stabilire la differenza accettabile nel costo dei servizi.
• Controllo del budget efficiente: tenere monitorati i costi prima di prenotare è più facile.
• Comoda reportistica: tutte le richieste di ordini sono scaricabili in un file Excel.

Come strutturare le approvazioni delle trasferte

Inizia oggi stesso a usare la procedura di approvazione: risparmia tempo, riduci lo stress e tieni tutti aggiornati.

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