Cos’è un travel manager e perché è necessario per un’azienda?

In alcune aziende, le trasferte di lavoro sono un evento raro e solo pochi dipendenti vengono inviati in viaggio d’affari. In questo caso, di solito è lo stesso viaggiatore a prenotare i biglietti e la camera d’albergo.

Ma con l’aumento del volume dei viaggi di lavoro diventa necessario un travel manager, uno specialista che si occupi dell’organizzazione delle trasferte dall’inizio alla fine. Vediamo in che modo un travel manager è utile per un’azienda.

Roundtrip Editorial Board

5 minutes read

Indice

Cos’è un travel manager?
Quali altre funzioni svolge?
Cosa deve saper fare un travel manager?
Come pianificare un viaggio di lavoro senza un travel manager?
Come semplificare il lavoro durante la prenotazione di un viaggio aziendale?

Cos’è un travel manager?

Un travel manager è uno specialista che si occupa di viaggi aziendali. Cerca e prenota biglietti e hotel, organizza le trasferte, prenota sale conferenze e sale riunioni negli hotel. Ma i suoi compiti non si limitano a questo.

Un travel manager è uno specialista che si occupa di viaggi aziendali.
Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

Quali altre funzioni svolge??

Oltre all’organizzazione diretta dei viaggi di lavoro, il travel manager:

Garantisce l’applicazione della travel policy aziendale. La travel policy è un insieme di regole aziendali che descrivono tutte le caratteristiche dell’organizzazione dei viaggi di lavoro. Questo processo comprende il coordinamento del viaggio, l’importo delle spese giornaliere, i limiti di prenotazione degli hotel in base al budget e alle stelle e la classe di servizio massima per l’acquisto di biglietti ferroviari e aerei.
Pianifica il budget delle trasferte di lavoro. Concorda con il responsabile la somma che l’azienda è disposta a stanziare per i viaggi di lavoro nell’arco di un anno, un trimestre o un mese. Spesso è proprio il travel manager a cercare di ottimizzare il budget.
Controlla i fornitori. Negozia con i fornitori e organizza gare d’appalto per garantire all’azienda offerte vantaggiose per hotel, biglietti, trasferimenti, assicurazioni e altri servizi correlati.
Gestisce gli orari e la logistica. Si assicura che il dipendente in missione abbia tutto il tempo necessario e rispetti i tempi previsti.
Si prende cura dei dipendenti in viaggio. Aiuta a risolvere problemi imprevisti durante un viaggio, ad esempio se un dipendente ha problemi con il chec-in in hotel o non riesce a prendere il volo di ritorno.
Si occupa della documentazione. Si assicura che i dipendenti presentino tempestivamente i rendiconti degli anticipi, nonché gli scontrini e le ricevute che comprovano le spese effettuate durante il viaggio.

Cosa deve saper fare un travel manager?

Il travel manager si informa sulla politica dei visti dei paesi in cui i dipendenti sono inviati in missione e monitora le notizie che potrebbero influenzare il successo del viaggio. Ciò riguarda le restrizioni sanitarie, le cancellazioni dei voli, i disordini, i disastri naturali e quelli causati dall’uomo.

Questo specialista conosce a fondo le politiche tariffarie delle compagnie aeree. Ad esempio, conosce le regole sul trasporto di bagagli e bagaglio a mano e le comunica al dipendente prima del viaggio di lavoro. In questo modo, il dipendente in missione non dovrà pagare supplementi per eccesso di bagaglio al check-in e non avrà problemi prima dell’imbarco.

I superpoteri del travel manager
Inoltre, è importante per il travel manager rispondere alle richieste del trasfertista tenendo conto del suo sesso, dell’età e degli interessi e prevenire l’esaurimento dovuto ai viaggi di lavoro (suo e dei colleghi).

Come pianificare un viaggio di lavoro senza un travel manager?

Se l’azienda non è dotata di un travel manager, la preparazione è spesso a carico del dipendente in missione: confronta il costo dei biglietti e gli orari di partenza, cerca hotel adatti per budget, posizione e servizi offerti.
Alcuni dipendenti utilizzano i servizi online di prenotazione. Questi servizi riducono significativamente i tempi di ricerca e nella maggior parte dei casi permettono di scaricare i documenti giustificativi necessari alla contabilità per la rendicontazione.

Se l’azienda non è dotata di un travel manager, la preparazione è spesso a carico del dipendente in missione.
Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

Come semplificare le operazioni di prenotazione di un viaggio di lavoro?

Che le prenotazioni di viaggi d’affari vengano effettuate dai dipendenti stessi o da un travel manager, il servizio Roundtrip renderà questo processo più semplice e comodo.

I travel manager devono destreggiarsi tra reportistica, carichi di lavoro pesanti e le esigenze di più dipendenti. Quindi qualcuno deve occuparsi anche degli stessi organizzatori dei viaggi di lavoro. Il servizio Roundtrip semplifica notevolmente il processo di prenotazione e gestione dei viaggi aziendali, consentendo di risparmiare tempo e di aumentare la produttività del travel manager.

A questo scopo disponiamo di un assortimento considerevole: 2,9 milioni di hotel e appartamenti, biglietti aerei da 320 fornitori, treni, trasferimenti e assicurazioni. Per tutti i servizi l’utente riceve una conferma immediata sotto forma di voucher o ricevuta di itinerario.
Il travel manager non può garantire un supporto 24 ore su 24 ai propri colleghi, sarebbe umanamente impossibile. Il team operativo di Roundtrip parla 12 lingue, riceve chiamate in qualsiasi momento entro 10 secondi, risponde alle domande nell’Area personale e nella chat e non lascia mai il cliente senza una guida.
È possibile caricare nel sistema le travel policy per diverse categorie di dipendenti o reparti: il servizio ricorderà i limiti di budget durante la ricerca di biglietti e hotel e non permetterà di superarli con la configurazione appropriata.
Ci occupiamo noi del consolidamento dei documenti: l’intero pacchetto di documenti viene generato automaticamente ed è sempre disponibile nell’Area personale. Il cliente riceve i report da noi tramite email o in formato cartaceo.
Qualsiasi report Excel per la verifica e la contabilità del budget e la previsione per i periodi futuri può essere generato nel sistema in pochi secondi, evitando calcoli manuali ed errori.

Roundtrip combina semplicità, esperienza, convenienza e automazione, elementi così importanti per un travel manager moderno, per svolgere il proprio lavoro non solo bene, ma in modo eccellente. E tutto questo senza alcuno stress!

Organizzare una trasferta di lavoro

Cover image: Photo by Sincerely Media on Unsplash

Torna all'inizio