Come pianificare la giornata lavorativa e stabilire le priorità: 5 tecniche per la gestione del tempo

Sommario

• Activity logs
• Eisenhower Matrix
• Pareto Principle
• Kanban Principles
• Balance Wheel
• Le cinque fasi consigliare da Roundtrip per pianificare la tua giornata

Registri delle attività

I registri delle attività (o registri di lavoro) consistono in tabelle in cui la giornata lavorativa viene suddivisa in fasce orarie con uno spazio in cui aggiungere i corrispondenti compiti portati a termine. Solitamente i registri delle attività sono utilizzati dai manager per monitorare i carichi di lavoro dei team, ma possono risultare utili anche per i singoli dipendenti.

Vantaggi:

• Pratica strutturazione delle attività nel corso della giornata.
• Monitoraggio dell’uso del tempo e ridistribuzione più produttiva delle ore di lavoro.

Svantaggi:

• Se i manager chiedono di usare i registri delle attività, i dipendenti potrebbero pensare che non abbiano fiducia in loro.
• Compilare la tabella richiede tempo durante la giornata.

Per ricavare informazioni preziose dai registri compilati, rispondi alle seguenti domande:

• Quali sono le parti della giornata più e meno produttive?
• Le fasce orarie con la maggiore concentrazione di attività sono utilizzate in modo efficace?
• Che cosa ti è piaciuto di più della tua giornata? Che cosa non ti è piaciuto?
• In media, qual è la percentuale del tempo in cui operi con produttività?

Monitoraggio dell’uso del tempo e ridistribuzione più produttiva delle ore di lavoro.
Photo: Ahmed/ pexels.com

Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower, strumento per la gestione del tempo ideato dal 34° Presidente degli Stati Uniti, ti aiuta a concentrarti su ciò che è effettivamente utile. Eisenhower disse: “Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. L’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente”.

Per scegliere le attività più vantaggiose tra quelle in agenda, suddividile in quattro tipologie:

• Importanti e urgenti. Questi compiti non devono richiedere più del 20% del tuo tempo. Devono essere prese in considerazione con la massima priorità.
• Importanti e non urgenti. Rappresentano l’80% delle tue attività. Stabilisci delle tempistiche per il loro svolgimento e delegane alcune.
• Urgenti e non importanti. Puoi delegarle o svolgerle in prima persona, ma fai in modo che non richiedano troppo tempo.
• Non urgenti e non importanti. Queste sono attività che rubano tempo: cerca di non aggiungerle affatto in agenda.

Per scegliere le attività più vantaggiose tra quelle in agenda, suddividile in quattro tipologie.
Photo: Elnur/ Shutterstock.com

Esempio

Sei in ufficio e devi partire per l’aeroporto tra 45 minuti per prendere un volo per un viaggio di lavoro. Però hai ancora alcune cose da sbrigare:

• finire un report e inoltrarlo al team affinché possano controllarlo e farlo approvare dalla direzione entro la fine della giornata;
• preparare una presentazione per i partner che incontrerai durante il viaggio di lavoro;
• scaricare sul telefono alcune nuove app che possono essere utili in trasferta;
• informarti sulla città di destinazione per saper dove andare nel tempo libero.

Usiamo la matrice di Eisenhower per assegnare queste attività alle varie categorie:

• Importante e urgente. Se non invii il report, non rispetterai la scadenza e deluderai il team.
• Importante e non urgente. La presentazione è importante, ma puoi prepararla durante il volo.
• Urgente e non importante. Ti conviene scaricare sul telefono le nuove app prima di partire potendo usare il Wi-Fi. Questa attività è urgente, ma non è molto importante. Le app possono essere utili durante i viaggi di lavoro, ma puoi cavartela benissimo senza.
• Non urgente e non importante. Se hai intenzione di unire il lavoro e il piacere, ti consigliamo di informarti in anticipo nel tuo tempo libero sulle attrazioni del posto.

Qui trovi maggiori informazioni su come mantenere la calma e prepararti per un viaggio di lavoro.

Principio di Pareto

L’essenza del principio di Vilfredo Pareto è semplice: circa l’80% delle conseguenze deriva dal 20% delle cause, e viceversa.

Esempio

Ogni viaggio di lavoro è fatto di mille piccoli dettagli. Mentre devi assicurarti che il tuo team copra tutto il tuo lavoro durante l’assenza, tu devi rispondere a e-mail e messaggi, fare la valigia senza dimenticare nessun dispositivo e, idealmente, scaricare podcast o libri in modo da non annoiarti.

L’essenza del principio di Vilfredo Pareto è semplice: circa l’80% delle conseguenze deriva dal 20% delle cause, e viceversa.
Photo: 3rdtimeluckystudio/ Shutterstock.com

Per evitare di farti sopraffare, è meglio se ti concentri su quelle cose che potrebbero rovinare il viaggio di lavoro se non vengono fatte: firmare i documenti per la trasferta, fissare le riunioni, prenotare i biglietti e l’hotel, e raccogliere le ricevute per la rendicontazione delle spese. Queste attività rappresentano il 20% dell’impegno necessario per ottenere l’80% del successo del viaggio.

Principi Kanban

È molto più facile gestire un incarico se ogni fase che lo compone è visibile in modo chiaro. Proprio per questo sono stati inventati metodi di rappresentazione visiva e pianificazione con il Kanban.

Sviluppatori, esperti di marketing e specialisti delle risorse umane si avvalgono di servizi per lavagne Kanban come Kaiten e Asana per creare schede con attività e spostarle tra varie colonne in base alle esigenze.

Esempio

Devi partecipare a un forum aziendale. Per far sì che il tuo viaggio sia un successo, scrivi le istruzioni da seguire e dividile tra quattro colonne di sotto-attività: “In attesa”, “In corso”, “Rimandato” e “Terminato”.

• Prendi nota di tutto ciò che devi fare, dal prenotare i biglietti e l’hotel all’elenco di stand che desideri visitare durante il forum.
• Dopo aver scritto tutto, metti l’elenco di attività in ordine di priorità. Ad esempio, una riunione individuale con un partner potrebbe essere più importante di una data presentazione.
• Concentrati sulle attività a tempo limitato. Potresti, per esempio, posticipare una riunione al pomeriggio per partecipare a una conferenza importante al mattino.
• Cerca di limitare il numero di attività che inserisci nella colonna “In corso”. È meglio non sovraccaricarsi di sessioni commerciali e trattative, altrimenti si rischia il burnout.

È molto più facile gestire un incarico se ogni fase che lo compone è visibile in modo chiaro.
Photo: Wright Studio/ Shutterstock.com

Ruota dell’equilibrio

Questo metodo mette in evidenza dove si trovano le tue priorità, non solo in ambito lavorativo, ma anche nella vita privata. Se viaggi molto per lavoro, probabilmente trascorri le serate su treni, aerei o automobili invece che con i familiari o gli amici, ma al contempo hai la possibilità di vedere città e fare nuove conoscenze.

Pensa a un tuo giorno tipico della settimana. Puoi suddividerlo all’incirca nelle seguenti sezioni:

• Lavoro
• Famiglia
• Amici
• Hobby
• Attività fisica

Fai una stima della percentuale di tempo da assegnare a ciascuna attività durante la giornata, poi rispondi alle seguenti domande:

• Come descriveresti una “giornata di lavoro equilibrata”?
• Com’è la tua attuale gestione del tempo in rapporto alla tua agenda di impegni ideale?
• Cosa vorresti mantenere o cambiare?

Ruota dell’equilibrio mette in evidenza dove si trovano le tue priorità, non solo in ambito lavorativo, ma anche nella vita privata.
Photo: Okrasiuk/ Shutterstock.com

Le cinque fasi consigliare da Roundtrip per pianificare la tua giornata

Ti consigliamo di seguire questa guida per organizzare al meglio la tua giornata lavorativa e assegnare la giusta priorità a ogni attività di lavoro e della vita privata.

• Metti per iscritto le attività da svolgere: includi anche i compiti nuovi, quelli non portati a termine il giorno precedente e quelli imprevisti.
• Valuta la tua performance: annota il tempo potenzialmente necessario accanto a ciascuna attività (assegnando scadenze generose).
• Prevedi un po’ di tempo di riserva: organizza gli impegni entro il 60% della giornata e lascia libero il 40% per svolgere eventuali attività impreviste.
• Stabilisci le priorità e delega alcune attività: cerca di capire quali attività non possono essere svolte senza il tuo coinvolgimento diretto e quali possono essere delegate ad altri.
• Monitora l’esecuzione dei compiti: fai una valutazione dei tuoi risultati o delle prestazioni dei dipendenti fornendo loro un riscontro.

Ti consigliamo di seguire questa guida per organizzare al meglio la tua giornata lavorativa e assegnare la giusta priorità a ogni attività di lavoro e della vita privata.
Photo: StunningArt/ Shutterstock.com

Ti consigliamo di scegliere il metodo di gestione del tempo che più si adatti alle tue esigenze e ti aiuti a svolgere tutti gli incarichi senza il minimo stress.

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