Come gestire eventi online coinvolgenti ed efficaci

Contenuti

• Mantenere l’attenzione del pubblico
• Stabilire nuovi contatti
• Fidelizzando
• Monetizzazione
• Radunare il team

Mantenere l’attenzione del pubblico

Illustrazione in tempo reale della presentazione

Uno dei modi migliori per rendere le informazioni più comprensibili e far sì che restino impresse è avere un accompagnamento visivo alla presentazione. Tuttavia, una presentazione di qualità e ben fatta non è il solo modo per raggiungere l’obiettivo. Si può anche ricorrere alla creazione di illustrazioni in tempo reale; si tratta di una tecnica chiamata digital live scribing.

Un professionista aiuterà a illustrare quanto dice il relatore in tempo reale. Quindi, l’immagine grafica della presentazione non solo trasmetterà le informazioni, ma aumenterà anche il coinvolgimento del pubblico. 

Pause musicali

Condurre un evento online non significa dimenticare l’intrattenimento che di solito accompagna gli eventi offline. Ad esempio, non è necessario rinunciare all’accompagnamento musicale di una colazione di lavoro se l’evento si svolge online.

La musica permette di rilassarsi per un po’, cambiare argomento e aumentare il coinvolgimento degli ospiti. Puoi semplicemente proporre brani diversi o invitare un professionista. Ad esempio, potrebbe essere un pianista famoso, connesso online e che suona un paio di pezzi, o un musicista che potrebbe divertire il pubblico con brani popolari. 

Liberarsi dallo stress fisico e psicologico

Ultimamente le persone sono sempre più attente alla salute fisica e mentale. Quindi, questo tipo di attività di rilassamento può far bene ai partecipanti all’evento.

Oltre alle pause musicali, puoi offrire 10-15 minuti per un breve workout (ad esempio, esercizi di respirazione) o per la meditazione. Ciò permette ai partecipanti di riposare, schiarirsi le idee e poter affrontare la prossima parte della presentazione con rinnovata energia. 

Puoi includere una breve presentazione di un nutrizionista o un esperto di salute della colonna vertebrale, la cui esperienza sarà certamente interessante per chi lavora in ufficio.

Moderatori famosi

Non è così semplice distrarsi durante un evento offline. In un evento online, tuttavia, tutti i partecipanti devono essere in modalità silenziosa e aprire la scheda del browser.

Per mantenere l’interesse, non basta una presentazione coinvolgente, ma serve anche un moderatore (presentatore) di talento.

Un vantaggio degli eventi virtuali è che i relatori possono presenziare da qualsiasi parte del mondo (ovviamente se si dispone di una buona connessione Internet). Così, attrarre esperti famosi è più semplice.

Fate una ricerca per scoprire quali sono i relatori più adatti, interessati e in grado di stimolare il vostro pubblico e creare un’atmosfera accattivante.

Gamification dell’evento

Questo moderno strumento per piattaforme di eventi online ti permette di creare contenuti interattivi durante il meeting. Puoi anche fare un piccolo quiz, un sondaggio, chiedere le reazioni, usare emoji, e così via.

Questi strumenti non solo manterranno il coinvolgimento, ma aiuteranno anche a raccogliere feedback. Ad esempio, usando un sondaggio o una chat, i partecipanti possono dire cosa manca e cosa invece hanno trovato particolarmente utile e interessante.

Stabilire nuovi contatti

Incontri veloci

Conoscere i rappresentanti di altre aziende è molto più difficile negli eventi online che negli incontri di persona. Tuttavia, il networking, ovvero la raccolta di contatti utili, rimane un fattore trainante.

Per consentire agli ospiti di conoscersi, è possibile organizzare i cosiddetti speed-networking, o incontri veloci. I partecipanti si riuniscono in privato in stanze virtuali dove, per un breve periodo di tempo, parlano di sé, del proprio lavoro e, soprattutto, si scambiano dati di contatto. Dopo una breve conversazione, si passa alla sala virtuale successiva per incontrare gli altri ospiti dell’evento.

Riunioni tematiche

Potete attirare l’attenzione di potenziali partner o colleghi con l’aiuto di riunioni tematiche. Si tratta di discussioni in cui gli ospiti condividono le loro opinioni e i loro giudizi su un determinato argomento.

Questo formato è particolarmente adatto agli eventi online perché facilita il networking tra persone che la pensano allo stesso modo e che probabilmente non si incontrerebbero nella vita reale. 

Gli incontri possono riguardare qualsiasi argomento rilevante per l’attività della vostra azienda. Ad esempio, se vi occupate di turismo, l’evento potrebbe riguardare la necessità di un’assicurazione di viaggio. L’invito di esperti a parlare dell’argomento scelto potrebbe essere un bonus interessante.

Comunicazione prima e dopo l’evento

Uno dei vantaggi degli eventi online è che possono attirare visitatori non solo durante l’evento, ma anche prima e dopo.

Quando si pianifica l’evento, è necessario fornire agli ospiti un modo per comunicare, ad esempio una chat.

Si consiglia di aprire una chat poco prima dell’evento, spiegando il tema dell’evento e aggiungendo, ad esempio, un accompagnamento musicale (le persone possono chattare, conoscersi, condividere notizie mentre la musica suona).

Le chiacchiere e la musica dovrebbero essere lasciate per un po’ di tempo dopo l’evento, in modo che il pubblico possa scambiare emozioni, conoscere le impressioni degli altri ospiti e sentirsi come a un evento in presenza.

Fidelizzando

Regalo con consegna a domicilio

Prima dell’evento, provate a inviare agli ospiti un piccolo regalo che sarà utile o associato alla riunione imminente. Ad esempio, un profumo per la casa che è sempre stato in ufficio, un cestino per il pranzo con uno spuntino sano da consumare durante la pausa pranzo, o delle cuffie per il portatile con il marchio.

Questi regali avranno un impatto positivo sull’impressione generale che gli ospiti avranno della conferenza. Alcuni potrebbero anche voler condividere le loro impressioni sui social media, aumentando così la consapevolezza dell’evento e dell’azienda.

Omaggi durante l’evento

Gli omaggi sono un buon modo per aumentare il coinvolgimento, soprattutto quando si tratta di un evento online.

Prepara dei bonus. Si può trattare di coupon e voucher di uno sponsor, codici promozionali e certificazioni della vostra azienda e molto altro.

I bonus possono essere dati agli ospiti per la partecipazione all’evento e per un’azione mirata, come la migliore domanda o attività nella chat. L’importante è spiegare in anticipo ai partecipanti come ricevere il regalo e occuparsi della logistica.

Potete chiedere ai partecipanti di fotografarsi con il premio e inviare le foto agli organizzatori. In questo modo si ottiene un portfolio che può essere utilizzato per annunciare eventi futuri. Non dimenticate però di ottenere l’autorizzazione all’uso di tali foto.

Idee creative simili aiutano ad aumentare la visibilità dell’azienda e ad attirare partecipanti e clienti. Quindi, ne beneficeranno sia gli ospiti che gli organizzatori dell’evento.

Omaggi dopo l’evento

Oltre ai souvenir consegnati prima e/o durante l’evento, puoi inviare un regalo dopo l’evento. È un buon modo per ringraziare gli ospiti per la partecipazione e per ricordare loro l’azienda ancora una volta.

Potete preparare una lettera con materiale utile (brochure, adesivi, liste di controllo, un programma dei prossimi eventi), offrire un codice promozionale con uno sconto sui servizi dell’azienda o un buono regalo.

Monetizzazione

Finestre di sponsorizzazione

Gli eventi offline sono spesso associati a sponsorizzazioni. È possibile invitare le aziende sponsor anche durante gli eventi online.

Ad esempio, potete offrire di tenere un breve live stream online sull’argomento dell’evento o organizzare un club di discussione, moderato da un rappresentante dell’azienda sponsor.

È meglio coinvolgere solo le aziende che possono essere interessanti per i partecipanti e che si sovrappongono al vostro segmento di business. In caso contrario, si creerà solo confusione e si rischierà di ricevere recensioni negative.

Spazi pubblicitari

Gli eventi online possono essere monetizzati con spazi pubblicitari in cui le aziende interessate possono pubblicare. Se la piattaforma lo consente, è possibile inserire banner e finestre pop-up sulla piattaforma dell’evento. Questo è un ottimo modo per includere ulteriori opportunità di branding per gli affiliati.

I banner, ad esempio, possono essere posizionati nella parte superiore dello schermo durante le presentazioni, mentre i pop-up sono più adatti alle pause tra le sessioni, perché distraggono maggiormente.

Gli annunci possono essere utilizzati per visualizzare le offerte attuali e i link al sito web dell’inserzionista, in modo che gli ospiti possano leggere informazioni dettagliate, dato che le dimensioni delle finestre pop-up e dei banner sono solitamente limitate.

Transizioni con il marchio tra relatori o diapositive

Quando si passa da una diapositiva all’altra, da un relatore all’altro o da un argomento all’altro, non perdere l’occasione di inserire il marchio sponsorizzato. Durante le presentazioni, puoi aggiungere diapositive brandizzate con loghi aziendali o prodotti.

Mantieni il testo al minimo e sottolinea il valore del partner; scegli le immagini che meglio riflettono l’azienda.

Oltre al contenuto delle diapositive dei partner, assicurati di concordare quando e quanto spesso questo contenuto debba essere visualizzato durante l’evento.

Radunare il team

Master class

I laboratori online sono l’ideale per organizzare un evento per i dipendenti che non possono incontrarsi nella vita reale, ma che vogliono trascorrere del tempo facendo attività insieme.

Laboratori di cucina, di trapianto di fiori, di scrapbooking: le opzioni sono più che sufficienti. Basta trovare un esperto e invitare tutti i dipendenti a partecipare. L’ideale è che tutti gli oggetti di scena necessari per la masterclass vengano inviati tramite corriere. Se non è possibile, fai un elenco di tutto il necessario, indicando dove è possibile acquistare determinati articoli (ad esempio, con link a negozi online) e invialo il prima possibile, in modo che tutti possano avere il tempo di prepararsi.

Durante i laboratori, i partecipanti non solo potranno imparare qualcosa di nuovo, ma anche comunicare tra loro su argomenti informali.

Quiz

I quiz sono un’altra idea che può aumentare l’atmosfera positiva in un team.

I quiz di team building aiutano i partecipanti a rafforzare le loro capacità di lavorare in gruppo, a trovare soluzioni in situazioni di forza maggiore, ad affinare le loro capacità di pensiero, ad aumentare la velocità di reazione e il senso di responsabilità.

Aggiungere al quiz alcune domande sull’azienda e sui dipendenti sarebbe un’idea utile. Basta non usare domande scontate come “in che anno è stata fondata la nostra azienda? Dedica invece la domanda al panino che è rimasto nel frigorifero dell’ufficio per sei mesi, a una vecchia pianta dell’ufficio a cui è stato dato un nome o all’affare di maggior successo con un cliente.

Queste domande unirebbero il team, permetterebbero ai dipendenti di rivivere momenti divertenti e di ricordare perché amano il loro lavoro e i loro colleghi.

Serata film insieme

Durante la pandemia, la gente ha perso un po’ l’abitudine di andare al cinema; ma i cinema online hanno guadagnato enorme popolarità. Dopo tutto, non è necessario uscire di casa per passare una serata a guardare un film.

Perché non organizzare una serata al cinema con i colleghi? Votate il film della settimana e invita tutti a partecipare utilizzando un link.

Nella chat, sentitevi liberi di discutere e commentare ciò che sta accadendo, condividendo le vostre emozioni e impressioni. Serate come queste aiuterebbero a scoprire un altro lato dei colleghi e a fare davvero amicizia con loro. 

Se l’idea piace, puoi trasformare la serata film in un evento regolare e poi organizzare discussioni come parte di un club del cinema.

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Una combinazione di formati diversi diversificherebbe gli incontri online, aiuterebbe ad aumentare il tuo pubblico virtuale, a catturare e mantenere l’attenzione del pubblico e a far parlare dei tuoi eventi. 

Inoltre, se l’esperienza online è sufficientemente vivida e memorabile, i partecipanti potrebbero partecipare ai futuri eventi offline.

Naturalmente, le riunioni online sono importanti per i team in remoto, quando i dipendenti si trovano in città diverse o addirittura in Paesi diversi e non possono vedersi spesso di persona. Le attività condivise contribuiscono a creare un senso di presenza, a radunare il team e a far sentire ai dipendenti il sostegno affidabile dei loro colleghi.