Wie Sie produktivere Teamberatungen leiten können

Warum sind Teamberatungen wichtig?

Die postpandemische Verlagerung zur Fernarbeit bedeutet, dass Teamberatungen wichtiger sind als je zuvor. Die Harvard Business Review hat herausgefunden, dass die Anzahl der Besprechungen für den durchschnittlichen Arbeitnehmer während der Pandemie um 13,5 % gestiegen ist.

Auch wenn wir mehr Teamberatungen durchführen, bedeutet das nicht, dass wir produktiver sind. Einem Bericht von Doodle zufolge verlieren über 70 % der Berufstätigen jede Woche Zeit durch unproduktive Besprechungen. Diese Besprechungen sind eine Gelegenheit, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu maximieren und sich um Ihre Mitarbeiter zu kümmern.

Eine Teambesprechung ist eine gemeinschaftliche Anstrengung und eine Gelegenheit für die Mitarbeiter, ihre Projekte vorzustellen und um Feedback zu bitten, bevor sie sie den höheren Interessengruppen oder der Leitung präsentieren. Sie bietet den Mitarbeitern eine Möglichkeit, sich gegenseitig zu beraten und voneinander zu lernen, was dem gesamten Team zugute kommt. 

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Effiziente Teamberatungen bieten den Teammitgliedern die Möglichkeit zum Brainstorming und zur Kooperation, um den Zusammenhalt innerhalb der Belegschaft zu stärken. Die Mitarbeiter können ihre Erfahrungen und ihr Fachwissen einbringen, um Probleme zu lösen und Lösungen anzubieten. In Teamberatungen erhält man oft eine neue Perspektive, die die Lösung eines Problems oder einer betrieblichen Angelegenheit ermöglicht. Durch produktive Teamberatungen wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und es bei Projekten nicht zu Missverständnissen kommt.

Die Vorteile einer effektiven Teamberatung

E-Mails helfen zwar bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts, aber ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht kann die produktivsten Ergebnisse liefern. 75 % der Mitarbeiter halten Zusammenarbeit und Teamwork für „sehr wichtig“, wobei Teamberatungen eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung dieser Aufgabe spielen. Über 80 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass sich Teamberatungen positiv auf die Projektergebnisse auswirken. 

Teamsitzungen bieten die Möglichkeit:

• neue Ideen und Lösungen zu brainstormen
• abteilungsübergreifend an gemeinsamen Aufgaben zu arbeiten
• zukünftige Projekte, Strategien und Initiativen zu planen
• Präsentationen für Interessengruppen zu entwickeln 
• operative Herausforderungen zu überwinden 
• die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern
  

7 Tipps zur Vorbereitung von Teamberatungen, um sie produktiver zu gestalten

Vorbereitung ist der Schlüssel zu produktiveren Teamberatungen. Sie stellt die Weichen für eine erfolgreiche Teambesprechung und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter während der gesamten Besprechung engagieren. Eine effektive Vorbereitung hilft Ihnen, die Kontrolle über die Sitzung zu behalten, und sorgt für eine klare Kommunikation und klare Erwartungen bei den Beteiligten. Wenn Sie die Agenda optimieren, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Besprechung produktiv verläuft und sogar schneller abgeschlossen werden kann. 

1. Muss es eine Besprechung sein?

Bevor Sie eine Besprechung anberaumen, sollten Sie entscheiden, ob dies die richtige Wahl ist. Vielleicht ist es besser, ein informelles Gespräch zu führen oder Tools für die Zusammenarbeit wie Slack zu nutzen, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Es sollte ein bestimmtes Ziel geben, das Sie mit Ihrer Besprechung erreichen wollen. Wenn Sie dieses Ziel auf andere Weise erreichen können, halten Sie Ihren Terminkalender frei. Vermeiden Sie ein weitere „Meetings, für die auch eine E-Mail gereicht hätte”. 

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2. Ein klares Ziel festlegen

Jede Sitzung sollte ein klares Ziel haben. Wenn Sie beschließen, eine Besprechung durchzuführen, dann legen Sie fest, was Sie erreichen wollen. Wie fügt sich diese Besprechung in den Zeitplan Ihres Projekts ein, und welche klaren Erkenntnisse wollen Sie aus der Besprechung mitnehmen? Ein Ziel zu haben, gibt Ihrer Teambesprechung einen sinnvollen Zweck und sorgt unter anderem dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter stärker engagieren können. 

3. Eine Agenda für die Teambesprechung festlegen

Legen Sie die Tagesordnung für Ihre Teambesprechung anhand Ihres Ziels oder Ihrer Zielsetzung fest. Auch wenn Sie eine Agenda im Kopf haben, ist es am besten, sie aufzuschreiben und vor der Sitzung zu verteilen. So können Sie das Gespräch auf Kurs halten und verhindern, dass vom Thema abgeschweift wird. 

Eine Agenda sorgt auch dafür, dass Ihr Team gut vorbereitet zur Besprechung erscheint und keine unnötigen Ängste aufkommen, weil der Inhalt der Besprechung im Unklaren ist. Ihre Mitarbeiter können vorbereitet und bereit sein, das Beste aus Ihrer Teambesprechung herauszuholen. 

4. Das Team um Beiträge zur Agenda bitten

Machen Sie Ihre Tagesordnung zu einem Gemeinschaftswerk, indem Sie Ihr Team um Beiträge bitten. Vielleicht gibt es Projekte, die einer Beratung bedürfen, oder ein Problem, bei dessen Lösung möglicherweise die Gruppe helfen kann. Auf diese Weise können Sie sich mit Ihren Mitarbeitern austauschen und herausfinden, welchen Nutzen die Teammitglieder aus einer produktiven Teambesprechung ziehen können. 

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Ihre Teammitglieder werden auch das Gefühl haben, dass ihre Stimmen gehört und respektiert werden, wenn sie gebeten werden, zur Agenda beizutragen. Sie kann sogar dazu beitragen, die Leistung der Mitarbeiter zu steigern. 

5. Überlegen, wer zu der Teambesprechung eingeladen werden soll

Nicht jeder muss bei jeder Besprechung dabei sein. Eine Teambesprechung ist produktiver, wenn Sie eine übersichtliche Gästeliste haben, auf der nur die Mitarbeiter stehen, deren Anwesenheit erforderlich ist. So vermeiden Sie, dass Mitarbeiter bei unnötigen Besprechungen dabei sind und Däumchen drehen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die am stärksten in das betreffende Projekt involviert sind, und auf die Hauptakteure. Weniger involvierten Mitarbeitern können anschließend alle relevanten Notizen ausgehändigt werden, damit auch sie in die Besprechung einbezogen werden. 

6. Die beste Zeit und den besten Ort für Ihre Teamberatung wählen

Ort und Zeit der Teamberatung können ebenfalls Einfluss auf deren Produktivität nehmen. Untersuchungen von Doodle haben ergeben, dass 70 % der Berufstätigen der Meinung sind, dass der Morgen die beste Zeit für Teamberatungen ist. Außerdem denken 70 % der Arbeitnehmer, dass virtuelle Besprechungen weniger stressig sind, und ähnlich viele sagen, dass es einfacher ist, eine Präsentation während einer virtuellen Teambesprechung vor einer Gruppe zu zeigen.  

Eine persönliche Beratung ist nicht immer die produktivste Variante, insbesondere dann, wenn Sie ein gemischtes Team haben. Überlegen Sie, ob die Agenda eine virtuelle, persönliche oder gemischte Beratung erfordert, um Ihren Mitarbeitern gerecht zu werden.

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7. Sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf die Sitzung vorbereitet sind

Beratungen sind produktiver, wenn alle Teilnehmer vorbereitet sind. Eine Agenda hilft dabei, aber Sie sollten auch mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, um ihnen mitzuteilen, ob sie einen bestimmten Beitrag zur Besprechung leisten müssen. 

Schicken Sie ihnen alle vor der Besprechung durchzusehenden Dokumente. Wenn Sie die Agenda mindestens einen Tag im Voraus bekannt geben, können Ihre Teammitglieder vor der Beratung ein Brainstorming durchführen und einen wertvolleren Beitrag leisten. 

Tipps zur effektiven Durchführung einer Teamberatung

Die Vorbereitung einer Beratung ist die halbe Arbeit, aber es gibt auch Möglichkeiten, die Besprechung an sich effektiver zu gestalten. Wenn Sie Ihre Beratung entsprechend planen, sollte sie nicht länger dauern als vorgesehen. Wenn Sie während der Besprechung die richtigen Prozesse einrichten, kann Ihr Team den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.

1. Die Teamberatung kurz halten

Besprechungen können sich leicht in die Länge ziehen und vom Thema abschweifen. Halten Sie Ihre Besprechung gemäß der Agenda strukturiert und respektieren Sie die Zeit Ihres Teams. Gehen Sie zum nächsten Punkt auf der Tagesordnung über, sobald Sie eine Entscheidung getroffen oder sich auf die nächsten Schritte geeinigt haben. Versuchen Sie, Ihre Teamberatungen kurz zu halten und auf den Punkt zu bringen, damit Ihr Team vor oder nach der Besprechung Gelegenheit hat, sich auszutauschen. 

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2. Beratungsnotizen protokollieren und weitergeben

Genaue Notizen sind entscheidend für eine produktive Beratung. Auch wenn die meisten Mitglieder Ihres Teams ihre eigenen Notizen machen werden, sollten Sie eine Person damit beauftragen, das Protokoll der Beratung zu erstellen, einschließlich der Aktionspunkte, oder die Notizen aller Teilnehmer in einem Dokument zusammenzufassen. Diese Verantwortung sollte im Team rotieren, damit nicht bei jeder Besprechung derselbe Mitarbeiter die Notizen macht. 

Mit diesen Notizen werden nicht nur die Entscheidungen und Aktionspunkte der Besprechung festgehalten, sondern sie können auch an Mitarbeiter weitergegeben werden, die nicht an der Beratung teilgenommen haben. So kann sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

3. Ihr Team um Feedback bitten

Sie können Ihre Beratungen produktiver gestalten, indem Sie Ihr Team um Feedback bitten. Jedes Unternehmen und jedes Team steht vor Herausforderungen, und Sie sollten Ihre Teamkultur bei der Planung Ihrer Besprechungen berücksichtigen. Bitten Sie Ihr Team um Feedback oder machen Sie Vorschläge für Dinge, die Sie in regelmäßige Beratungen einbauen können, z. B. Projekt-Brainstorming und/oder Monatsübersichten.

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Produktivere Teamberatungen im Jahr 2024 leiten

Der Schlüssel zu produktiveren Teamberatungen liegt in der notwendigen Vorbereitung und der Strukturierung Ihrer Besprechungen anhand einer Agenda, um die besten Ergebnisse für Ihr Team zu erzielen. 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für produktivere Beratungen:

• Muss es eine Beratung sein?
• Ein Ziel oder eine Zielsetzung festlegen
• Eine Agenda für die Teamberatung festlegen
• Nur notwendige Mitarbeiter einladen
• Alle relevanten Dokumente zuschicken 
• Den Zeitrahmen einhalten und nicht überziehen
• Beratungsnotizen weitergeben
• Um Feedback bitten
  

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