Wie man ansprechende und effektive Online-Veranstaltungen durchführt

Inhalt

• Die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechterhalten
• Neue Kontakte knüpfen
• Treue erhöhen
• Zur Monetarisierung
• Das Team um sich scharen

Die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechterhalten

Illustration der Präsentation in Echtzeit

Eine der besten Möglichkeiten, Informationen verständlicher und einprägsamer zu machen, ist eine visuelle Begleitung Ihrer Präsentation. Eine hochwertige und gut recherchierte Präsentation ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen. Sie können auch auf die Erstellung von Illustrationen in Echtzeit zurückgreifen; dabei handelt es sich um eine Technik, die als digitales Live-Scribing bezeichnet wird.

Ein professioneller Künstler illustriert die Rede des Sprechers direkt während des Vortrags. Die grafische Darstellung der Präsentation vermittelt also nicht nur die Informationen, sondern steigert auch das Engagement des Publikums. 

Musikalische Einlagen

Die Durchführung einer Online-Veranstaltung bedeutet nicht, dass man auf die Unterhaltung verzichten muss, die normalerweise Offline-Veranstaltungen begleitet. So ist es beispielsweise nicht notwendig, auf die musikalische Begleitung eines Geschäftsfrühstücks zu verzichten, wenn die Veranstaltung online stattfindet.

Ein solches Tagungselement würde es Ihnen ermöglichen, sich für eine Weile zu entspannen, zu etwas anderem überzugehen und das Engagement der Gäste zu erhöhen. Sie können einfach Platten mit verschiedenen Kompositionen abspielen oder einen Profi einladen. Das könnte zum Beispiel ein berühmter Pianist sein, der sich ebenfalls online einklinken und ein paar Stücke spielt, oder ein Musiker, der das Publikum mit bekannten Stücken erfreut.

Abbau von körperlichem und psychischem Stress

In letzter Zeit machen sich die Menschen immer mehr Gedanken über ihre körperliche und geistige Gesundheit. Daher können die Teilnehmer der Veranstaltung von dieser Art von Stressabbau profitieren.

Zusätzlich zu den musikalischen Einlagen können Sie 10-15 Minuten für ein kurzes Training (z. B. für Atemübungen) oder für Meditation einplanen. Dies würde es den Zuhörern ermöglichen, sich auszuruhen, ihre Gedanken zu sortieren und mit neuer Kraft zum nächsten Teil der Präsentation überzugehen. 

Sie können einen kurzen Vortrag eines Ernährungswissenschaftlers oder eines Experten für Wirbelsäulengesundheit einbauen, dessen Fachwissen für Büroangestellte sicherlich von Interesse ist.

Berühmte Moderatoren

Bei einer Offline-Veranstaltung ist es für einen Zuhörer nicht so einfach, sich ablenken zu lassen. Bei einer Online-Veranstaltung hingegen braucht der Zuhörer nur in den Ruhemodus zu wechseln und die Browser-Registerkarte zu öffnen.

Nicht nur unterhaltsame Präsentationen, sondern auch ein talentierter Moderator (Sprecher) kann das Interesse aufrechterhalten.

Ein Vorteil virtueller Veranstaltungen ist, dass die Redner von jedem Ort der Welt aus vortragen können (natürlich nur, wenn Sie über eine gute Internetverbindung verfügen). Es wird also immer einfacher, renommierte Experten zu gewinnen.

Recherchieren Sie, um herauszufinden, welche geeigneten Redner verfügbar und interessiert sowie in der Lage sind, Ihr Publikum zu begeistern und eine fesselnde Atmosphäre zu schaffen.

Gamifizierung von Veranstaltungen

Mit diesem modernen Toolkit für Online-Veranstaltungsplattformen können Sie direkt während des Meetings interaktive Inhalte erstellen. Sie können ein kleines Quiz oder eine Umfrage durchführen, um Reaktionen oder Emojis bitten und so weiter.

Mit diesen Tools können Sie nicht nur die Beteiligung aufrechterhalten, sondern auch Feedback einholen. Mit einer Umfrage oder einem Chat können die Gäste Ihnen zum Beispiel sagen, was ihnen bei der Konferenz fehlt oder was sie besonders nützlich und interessant finden.

Neue Kontakte knüpfen

Speed-Meetings

Das Kennenlernen von Vertretern anderer Unternehmen ist bei Online-Veranstaltungen viel schwieriger als bei persönlichen Treffen. Dennoch ist das Networking, also das Knüpfen nützlicher Kontakte, nach wie vor ein wichtiger Geschäftsfaktor.

Damit die Gäste einander kennenlernen, können Sie das so genannte Speed-Networking oder Quick-Meetings organisieren. Die Teilnehmer finden sich in virtuellen Räumen zusammen, wo sie für kurze Zeit über sich und ihre Arbeit sprechen und vor allem Kontaktdaten austauschen. Nach dem kurzen Gespräch gehen sie in den nächsten virtuellen Raum, um andere Veranstaltungsgäste zu treffen.

Thementreffen

Mit Hilfe von Thementreffen können Sie die Aufmerksamkeit potenzieller Partner oder Kollegen auf sich ziehen. Dazu gehören Diskussionen, bei denen die Gäste ihre Meinungen und Einschätzungen zu einem bestimmten Thema austauschen.

Dieses Format eignet sich besonders für Online-Veranstaltungen, da es die Vernetzung zwischen Gleichgesinnten erleichtert, die sich im wirklichen Leben wahrscheinlich nicht begegnen würden. 

Bei den Treffen kann es um jedes Thema gehen, das für die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens relevant ist. Wenn Sie z. B. in der Tourismusbranche tätig sind, könnte es bei der Veranstaltung um die Notwendigkeit von Reiseversicherungen gehen. Experten einzuladen, die zu dem von Ihnen gewählten Thema sprechen, könnte ein netter Bonus sein.

Kommunikation vor und nach der Veranstaltung

Einer der Vorteile von Online-Veranstaltungen ist, dass sie nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch davor und danach Besucher anziehen können.

Wenn Sie Ihre Veranstaltung planen, müssen Sie den Gästen eine Möglichkeit zur Kommunikation bieten, z. B. einen Chat.

Wir empfehlen, kurz vor der Veranstaltung einen Chat einzurichten, in dem Sie den Inhalt der Veranstaltung erläutern und z. B. mit Musik untermalen (so können sich die Leute bei Musik unterhalten, kennenlernen und Neuigkeiten austauschen).

Der Chat und die Musik sollten nach der Veranstaltung noch eine Weile weiterlaufen, damit die Zuhörer Emotionen austauschen, die Eindrücke der anderen Gäste kennenlernen und sich wie bei einem persönlichen Treffen fühlen können.

Treue erhöhen

Geschenk mit Hauszustellung

Versuchen Sie, den Gästen vor der Veranstaltung ein kleines Geschenk zu schicken, das für die bevorstehende Sitzung nützlich ist oder mit ihr in Verbindung steht. Zum Beispiel einen Raumduft, der schon immer im Büro war, eine Lunchbox mit einem gesunden Snack für die Mittagspause oder Kopfhörer mit Markenlogo.

Solche Geschenke haben einen positiven Einfluss auf den Gesamteindruck der Gäste von der Konferenz. Einige werden vielleicht sogar ihre Eindrücke in den sozialen Medien teilen wollen, was die Veranstaltung und das Unternehmen bekannter macht.

Werbegeschenke während der Veranstaltung

Werbegeschenke sind eine gute Möglichkeit, das Engagement zu steigern, insbesondere bei Online-Veranstaltungen.

Bereiten Sie ein paar Prämien vor. Dabei kann es sich um Coupons und Gutscheine eines Sponsors, Promo-Codes und Zertifikate Ihres Unternehmens und vieles mehr handeln.

Die Prämien können den Gästen für die Teilnahme an der Veranstaltung und für eine bestimmte Aktion, z. B. die beste Frage oder Aktivität im Chat, gewährt werden. Das Wichtigste ist, dass Sie den Teilnehmern im Voraus erklären, wie sie ein Geschenk erhalten können, und sich auch um die Logistik kümmern.

Sie können die Teilnehmer bitten, Fotos mit dem Preis zu machen und die Fotos an die Organisatoren zu schicken. So erhalten Sie ein Portfolio, das für die Ankündigung künftiger Veranstaltungen verwendet werden kann. Vergessen Sie nur nicht, die Erlaubnis zur Verwendung solcher Fotos einzuholen.

Ähnlich kreative Ideen tragen dazu bei, die Sichtbarkeit des Unternehmens zu erhöhen und Teilnehmer wie Kunden anzuziehen. Davon profitieren also sowohl die Gäste als auch die Organisatoren der Veranstaltung.

Dankgeschenk nach der Veranstaltung

Neben den Souvenirs, die vor und/oder während der Veranstaltung überreicht werden, können Sie nach der Veranstaltung ein Geschenk versenden. Dies ist eine gute Möglichkeit, den Gästen für ihre Teilnahme zu danken und sie noch einmal an das Unternehmen zu erinnern.

Sie können ein Schreiben mit nützlichen Materialien vorbereiten (Broschüren, Aufkleber, Checklisten, ein Programm der kommenden Veranstaltungen), einen Promo-Code mit einem Rabatt auf die Dienstleistungen des Unternehmens oder einen Geschenkgutschein überreichen.

Zur Monetarisierung

Sponsoring-‘Fenster’

Offline-Veranstaltungen sind oft mit Sponsoring verbunden. Sie können auch Sponsoring-Unternehmen zu Online-Veranstaltungen einladen.

Sie können zum Beispiel anbieten, einen kurzen Online-Livestream zum Thema der Veranstaltung abzuhalten oder einen Diskussionsclub zu organisieren, der von einem Vertreter des Sponsorunternehmens moderiert wird.

Beachten Sie, dass es besser ist, nur die Unternehmen einzubeziehen, die für die Teilnehmer von Interesse sein könnten und sich mit Ihrem Geschäftsfeld überschneiden. Andernfalls stiften Sie nur Verwirrung und riskieren, negative Bewertungen zu erhalten.

Werbeflächen

Online-Veranstaltungen können mit Werbeflächen monetarisiert werden, auf denen interessierte Unternehmen die Möglichkeit haben, Anzeigen zu schalten. Wenn die Plattform es zulässt, können Banner und Pop-up-Fenster auf der Veranstaltungsplattform platziert werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, zusätzliche Branding-Möglichkeiten für Partner einzubeziehen.

Banner können beispielsweise während der Präsentationen am oberen Bildschirmrand platziert werden, wohingegen Pop-ups besser für die Pausen zwischen den Sitzungen geeignet sind, da sie stärker ablenken.

Anzeigen können dazu verwendet werden, aktuelle Angebote und Links zur Website des Werbenden anzuzeigen, damit die Gäste detaillierte Informationen lesen können, da die Größe von Pop-up-Fenstern und Bannern in der Regel begrenzt ist.

Übergänge zwischen Rednern oder Folien mit Branding

Wenn Sie zwischen Folien, Rednern oder Themen wechseln, sollten Sie sich die Gelegenheit nicht entgehen lassen, gesponsertes Branding einzubauen. Während der Präsentation können Sie Folien mit Firmenlogos oder Produkten einblenden.

Beschränken Sie den Text auf ein Minimum und betonen Sie den Wert des Partners; wählen Sie Bilder, die das Unternehmen am besten widerspiegeln.

Abgesehen von den Inhalten der Partnerfolien sollten Sie sich darauf einigen, wann und wie oft diese Inhalte während der Veranstaltung gezeigt werden sollen.

Das Team um sich scharen

Meisterkurse

Online-Workshops eignen sich hervorragend, um eine Veranstaltung für Mitarbeiter zu organisieren, die sich nicht im wirklichen Leben treffen können, aber dennoch Zeit für gemeinsame Aktivitäten haben möchten.

Kochworkshops, Workshops zum Einpflanzen von Blumen, Scrapbooking – es gibt mehr als genug Möglichkeiten. Sie müssen nur einen Experten finden und alle Mitarbeiter einladen, mitzumachen. Idealerweise sollten alle für den Meisterkurs erforderlichen Requisiten per Kurier verschickt werden. So müssen Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit der Vorbereitung verbringen. Wenn dies nicht möglich ist, erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie brauchen, und geben Sie an, wo bestimmte Dinge gekauft werden können (z. B. mit Links zu Online-Shops), und verschicken Sie diese so früh wie möglich, damit alle Zeit für die Vorbereitung haben.

Während der Workshops können die Teilnehmer nicht nur etwas Neues lernen, sondern sich auch über informelle Themen austauschen.

Quizspiele

Quizspiele sind eine weitere Idee, die die positive Atmosphäre in einem Team fördern kann.

Quizspiele zur Teambildung helfen den Teilnehmern, ihre Fähigkeiten zur Teamarbeit zu stärken, Lösungen für Situationen höherer Gewalt zu finden, ihr Denkvermögen zu schärfen, ihre Reaktionsgeschwindigkeit und ihr Verantwortungsbewusstsein zu erhöhen.

Es wäre sinnvoll, das Quiz um einige Fragen zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern zu ergänzen. Verwenden Sie jedoch keine vorhersehbaren Fragen wie „In welchem Jahr wurde unser Unternehmen gegründet“? Widmen Sie die Frage stattdessen dem Brötchen, das seit sechs Monaten im Kühlschrank des Büros liegt, einer alten Büropflanze, die sogar einen Namen bekommen hat, oder dem erfolgreichsten Geschäftsabschluss mit einem Kunden.

Solche Fragen würden das Team zusammenschweißen, den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, lustige Momente zu erleben und sich daran zu erinnern, warum sie ihre Arbeit und ihre Kollegen lieben.

Gemeinsamer Kinoabend

Während der Pandemie ist der Kinobesuch ein wenig in Vergessenheit geraten, aber die Online-Kinos erfreuen sich großer Beliebtheit. Schließlich muss man nicht mehr das Haus verlassen, um einen Abend im Kino zu verbringen.

Warum also nicht einen Filmabend mit Ihren Kollegen veranstalten? Stimmen Sie über einen Film der Woche ab und laden Sie alle über einen Link zur Teilnahme ein.

Diskutieren und kommentieren Sie im Chat das Geschehen, teilen Sie Ihre Gefühle und Eindrücke mit. Solche Abende helfen Ihnen, eine andere Seite Ihrer Kollegen zu entdecken und echte Freundschaften zu schließen. 

Wenn die Idee Anklang findet, können Sie den Filmabend zu einer regelmäßigen Veranstaltung machen und anschließend Diskussionen im Rahmen eines Filmclubs führen.

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Eine Kombination verschiedener Formate würde Ihre Online-Treffen abwechslungsreicher machen, Ihr virtuelles Publikum vergrößern, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums wecken und erhalten und dafür sorgen, dass über Ihre Veranstaltungen gesprochen wird. 

Und wenn das Online-Erlebnis lebendig und einprägsam genug ist, werden die Teilnehmer vielleicht auch Ihre zukünftigen Offline-Veranstaltungen besuchen.

Natürlich sind Online-Meetings auch für Remote-Teams wichtig, wenn die Mitarbeiter in verschiedenen Städten und sogar in verschiedenen Ländern sitzen und sich nicht oft persönlich sehen können. Gemeinsame Aktivitäten würden dazu beitragen, ein Gefühl der Präsenz zu schaffen, das Team zusammenzuschweißen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Kollegen als verlässliche Partner zu erleben.