Was ist ein Travel Manager und wozu wird er in einem Unternehmen benötigt?

In einigen Unternehmen sind Dienstreisen selten, und nur wenige Mitarbeiter werden überhaupt auf Geschäftsreisen geschickt. Dann bucht in der Regel der Geschäftsreisende selbst die Tickets und das Hotelzimmer.

Doch je mehr Dienstreisen anfallen, desto wichtiger wird ein Travel Manager – ein Experte, der die Organisation von Geschäftsreisen von A bis Z übernimmt. Schauen wir uns an, welchen Wert ein Travel Manager für Unternehmen hat.

Roundtrip Editorial Board

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Was ist ein Travel Manager?

Der Travel Manager ist ein Experte, der für die Organisation der Geschäftsreisen des Unternehmens verantwortlich ist. Er übernimmt die Suche und Buchung von Tickets und Hotels, organisiert Transfers und reserviert Konferenz- und Besprechungsräume in Hotels. Doch damit sind seine Aufgaben längst nicht abgeschlossen.

Der Travel Manager ist ein Experte, der für die Organisation der Geschäftsreisen des Unternehmens verantwortlich ist.
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Welche weiteren Aufgaben übernimmt er?

Neben der eigentlichen Organisation von Dienstreisen ist der Travel Manager außerdem zuständig für:

Kontrolle der Umsetzung der Reiserichtlinien des Unternehmens: Die Reiserichtlinien sind interne Vorschriften des Unternehmens, in denen alle Besonderheiten für die Organisation von Dienstreisen festgelegt sind. Dazu zählen die Genehmigung der Reise, die Höhe der Tagegelder, die verfügbaren Limits für Hotelbuchungen nach Budget und Sternekategorie sowie die maximale Serviceklasse beim Kauf von Bahn- und Flugtickets.
Planung des Dienstreisebudgets: Er stimmt mit der Geschäftsleitung den Betrag ab, den das Unternehmen für Geschäftsreisen im Jahr, Quartal oder Monat einplant. Häufig ist es der Travel Manager, der Wege findet, das Reisebudget zu optimieren.
Kontrolle der Anbieter: Er verhandelt mit Anbietern und führt Ausschreibungen durch, um dem Unternehmen günstige Konditionen für Hotels, Tickets, Transfers, Versicherungen und weitere reisebezogene Leistungen zu sichern.
Koordination von Zeitplänen und Logistik: Er stellt sicher, dass der Geschäftsreisende alle Termine pünktlich wahrnimmt und den Zeitplan einhält.
Betreuung der Mitarbeiter auf Dienstreisen: Er unterstützt bei der Bewältigung von Problemen auf Geschäftsreisen, etwa wenn ein Mitarbeiter nicht im Hotel einchecken kann oder den Rückflug verpasst.
Verwaltung der Reiseabrechnungen: Er achtet darauf, dass die Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnungen sowie Belege und Quittungen für die während der Reise entstandenen Ausgaben rechtzeitig einreichen.

Anforderungen an den Travel Manager

Der Travel Manager informiert sich über die Visabestimmungen der Länder, in die Mitarbeiter reisen, und verfolgt aktuelle Entwicklungen, die den Erfolg der Geschäftsreise beeinflussen könnten. Dazu gehören gesundheitliche Auflagen, Flugannullierungen, Unruhen, natürliche und von Menschen verursachte Katastrophen.

Ein solcher Experte kennt die Tarifbestimmungen der Beförderungsunternehmen im Detail. Er kennt beispielsweise die Vorschriften für die Beförderung von Aufgabe- und Handgepäck bei Fluggesellschaften und weist Mitarbeiter vor der Geschäftsreise darauf hin. Dadurch entstehen dem Geschäftsreisenden beim Check-in keine Zusatzkosten für Übergepäck und er vermeidet Schwierigkeiten beim Boarding.

Die besonderen Stärken des Travel Managers
Außerdem ist es für den Travel Manager wichtig, auf die Bedürfnisse des Geschäftsreisenden unter Berücksichtigung von Geschlecht, Alter und Interessen einzugehen und einem Burnout durch Dienstreisen vorzubeugen – sowohl dem eigenen als auch dem der Kollegen.

Dienstreise ohne Travel Manager planen

Gibt es im Unternehmen keinen Travel Manager, übernimmt meist der Geschäftsreisende selbst die Vorbereitung: Er vergleicht Ticketpreise und Abflugzeiten und sucht Hotels, die zum Budget, zur Lage und zu den benötigten Leistungen passen.

Einige Mitarbeiter nutzen Online-Buchungsdienste. Solche Buchungsportale verkürzen die Suchzeit erheblich und ermöglichen in der Regel auch den Download der Belege, die die Buchhaltung für die Abrechnung benötigt.

Gibt es im Unternehmen keinen Travel Manager, übernimmt meist der Geschäftsreisende selbst die Vorbereitung.
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Buchung von Dienstreisen vereinfachen

Unabhängig davon, ob Geschäftsreisen von den Mitarbeitern selbst oder vom Travel Manager gebucht werden, macht der Service von Roundtrip diesen Prozess einfacher und angenehmer.

Travel Manager bewältigen gleichzeitig Berichte, ein enormes Arbeitspensum und die vielfältigen Bedürfnisse der Mitarbeiter. Aber jemand muss sich auch um die Organisatoren von Geschäftsreisen kümmern. Der Service von Roundtrip vereinfacht den Buchungs- und Verwaltungsprozess für Geschäftsreisen erheblich, spart Zeit und steigert die Effizienz des Travel Managers.

Dafür bietet Roundtrip ein umfangreiches Portfolio: 2,9 Millionen Hotels und Apartments, Flugtickets von 320 Anbietern, Bahnreisen, Transfers und Versicherungen. Für alle Leistungen erhält der Nutzer eine sofortige Bestätigung in Form eines Vouchers oder eines Reiseplans.
Ein Travel Manager kann seinen Kollegen keine Betreuung rund um die Uhr bieten, das ist weder möglich noch zumutbar. Das Operationsteam von Roundtrip spricht 12 Sprachen, nimmt Anrufe jederzeit innerhalb von 10 Sekunden entgegen, beantwortet Fragen im Kundenportal sowie in Messengern und lässt Kunden niemals ohne Betreuung und Unterstützung zurück.
Im System können Reiserichtlinien für unterschiedliche Mitarbeitergruppen oder Abteilungen hinterlegt werden. Bei der Suche nach Tickets und Hotels weist der Dienst auf Budgetlimits hin und verhindert bei entsprechender Einstellung deren Überschreitung.
Wir übernehmen die Konsolidierung der Dokumente – das komplette Paket wird automatisch erstellt und steht im Kundenportal jederzeit zur Verfügung. Der Kunde erhält die Berichte von uns per elektronischem Datenaustausch oder in Papierform.
Beliebige Excel-Berichte zur Budgetkontrolle und für Prognosen künftiger Perioden lassen sich im System in wenigen Sekunden erstellen – ganz ohne manuelle Berechnungen und Fehler.

Roundtrip verbindet Einfachheit, Fachkompetenz, Wirtschaftlichkeit und Automatisierung – alles Faktoren, die für den modernen Travel Manager entscheidend sind, um seine Arbeit nicht nur gut, sondern ausgezeichnet zu erledigen. Und all das – ganz ohne Stress!

Dienstreise organisieren

Cover image: Photo by Sincerely Media on Unsplash

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