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- Das wahre Ausmaß des Problems
- Die versteckten Kosten unverwalteter Geschäftsreisen
- Jenseits der Kosten: Wenn Transparenz am wichtigsten ist
- Warum Unternehmen schließlich wechseln
- Bereit zu sehen, was Roundtrip für Ihr Unternehmen tun kann?
Das wahre Ausmaß des Problems
Wenn Tabellen nicht mehr ausreichen
Wenn Unternehmen gegründet werden, sind Tabellen üblicherweise das Mittel der Wahl. Seien wir ehrlich – sie sind sehr effektiv, besonders für die Nachverfolgung von Mitarbeiterreisen.
Sie waren vielleicht hilfreich, als 12 Mitarbeiter gereist sind, aber das Unternehmen ist gewachsen, und nun sind 107 Mitarbeiter regelmäßig weltweit unterwegs. Die Finanzverantwortlichen seufzen angesichts einer mühsamen Aufgabe: Spesenabrechnungen abgleichen, Rechnungen einholen und sich mental auf das heikle Gespräch mit der Person vorbereiten, die ohne Genehmigung in einem Michelin-Stern-Restaurant gegessen hat.
Das ist die Realität im Mittelstand
Die Frustration unverwalteter Geschäftsreisen ist zu einem Standardproblem in mittelständischen Unternehmen weltweit geworden. KMUs mit über 100 Mitarbeitern und ohne formelle Geschäftsreiserichtlinie sind inzwischen die Mehrheit in vielen Mittelstandssegmenten.
Foto: PeopleImages / Shutterstock.com
Die Kosten steigen – rasant
Da die Kosten einzelner Reisen in den letzten zwei Jahren erheblich gestiegen sind, ist unkontrolliertes Buchen deutlich teurer geworden als früher. Laut Daten aus einem Euromonitor-Bericht von 2025 sind 65 % der weltweiten Geschäftsreiseausgaben immer noch unverwaltet, was zeigt, dass dies keineswegs ein Nischenproblem ist.
Mit durchschnittlichen Kosten von 1.128 $ pro Geschäftsreise, was einem Anstieg von rund 35 % im Jahresvergleich entspricht, können Reisen zu einem kolossalen Kostenfaktor werden. Da potenziell Tausende von Reisen pro Jahr durchgeführt werden, ist das Ausmaß des Problems viel größer, als vielen Unternehmen bewusst ist. Kein Wunder, dass der globale Markt für Geschäftsreisen so rasant wächst.
Roundtrip-Einblick
Unsere Daten zeigen, dass unsere Kundschaft durch die Digitalisierung vieler Prozesse im Durchschnitt 15 % bei Hotelkosten im Vergleich zu Buchungsseiten für Verbraucher spart. Buchen Sie eine Demo und sprechen Sie noch heute mit unserem Team, um zu sehen, was Roundtrip für Ihr Unternehmen tun kann.
Die versteckten Kosten unverwalteter Geschäftsreisen
Was Sie auf der Rechnung sehen können
Eine schnelle Suche nach United-Airlines-Tarifen zeigt, dass im Jahr 2026 ein Hin- und Rückflug von Rom zur Geschäftshauptstadt North Carolinas, Charlotte, je nach Saison und Vorlaufzeit der Buchung zwischen 700 € und 1.000 € pro Reisendem kosten kann. Vor Ort kann ein durchschnittliches Geschäftshotel oft über 120 € pro Nacht kosten – und das, bevor Sie Verpflegung, Flughafentransfers und Taxifahrten hinzurechnen.
Diese sehr sichtbaren Ausgaben sind jedoch nur ein Teil dessen, was eine Geschäftsreise wirklich kostet – sozusagen die Spitze des Eisbergs. Die unsichtbaren Kosten umfassen alles, was rund um die Buchung passiert.
Was die Spesenabrechnung nicht zeigt
Zum Beispiel verbringt Ihr Finanzteam möglicherweise erhebliche Zeit damit, lückenhafte Spesenabrechnungen und doppelte Rechnungen auszugleichen, was die Abstimmung verlangsamt und die Transparenz über die tatsächlichen Reiseausgaben verzögert. Diese Arbeitszeiten werden möglicherweise nicht als direkte Reisekosten erfasst – anders als etwa ein Taxi zum Bahnhof –, können aber als unmittelbare Folge davon betrachtet werden.
Leider ist die Nachverfolgung von Richtlinienverstößen selten sofort möglich. Diese Verstöße tauchen möglicherweise erst viel später in einer Spesenabrechnung auf, vielleicht Wochen nachdem eine Entscheidung bereits getroffen wurde.
Foto: Worawee Meepian / Shutterstock.com
Warum Unternehmen beginnen zu handeln
Ohne konsolidierte Buchungsdaten wird es unmöglich, Preise von Anbietern zu verhandeln oder Muster in den Ausgaben zu erkennen.
Das ist ein überzeugender Grund, warum Unternehmen beginnen, Kostenkontrolle für Geschäftsreisen einzuführen und zu verwalteten Reisen überzugehen. Bemerkenswert ist, dass Unternehmen mit disziplinierter Durchsetzung von Reiserichtlinien laut einer Studie der Global Business Travel Association (GBTA) von 2025 typischerweise 17–30 % höhere Umsätze erzielenals solche ohne.
Wie Roundtrip Ocrim geholfen hat, die Reiseausgaben zu kontrollieren
Beispielsweise verwaltete Ocrim – ein italienisches Maschinenbauunternehmen mit 270 Mitarbeitern – seine Geschäftsreisen ursprünglich über verschiedene Kanäle, darunter beliebte OTAs, Reisebüros und direkte Hotelwebsites. Während dieser Ansatz eine Zeit lang funktionierte, stieg mit zunehmendem Reisevolumen auch die Zeit, die für die Organisation von Reisen benötigt wurde.
Durch den Wechsel zu verwalteten Reisen mit Roundtrip konnte das Finanzteam von Ocrim die Ausgaben in Echtzeit sehen, anstatt rückwirkend gegen Richtlinienverstöße und Chaos anzukämpfen. Das Unternehmen erkannte schnell den Vorteil von mehr Einfachheit, Geschwindigkeit und Transparenz mit Reporting für Ausgaben und Nachverfolgung der Einhaltung von Richtlinien.
Chiara Zovadelli, Reisemanagerin bei Ocrim, erzählte uns, dass das Unternehmen nun etwa 10–15 % im Vergleich zu früheren Buchungsmethoden einspart.
Sergiu Les
Managing Director CTM
Unser Managing Director CTM, Sergiu Les, erklärt: „Die meisten Unternehmen erkennen nicht, wie viel unverwaltete Reisen tatsächlich kosten – nicht nur finanziell, sondern auch in verschwendeter Zeit und Risiko für Mitarbeiter. Wenn jeder Mitarbeiter Reisen auf seine eigene Weise bucht, verlieren Sie den Überblick darüber, wo Ihre Leute sind und wohin Ihr Geld fließt, ganz zu schweigen von der Möglichkeit, bessere Tarife auszuhandeln. Bei verwalteten Reisen geht es nicht darum, Ihre Teams einzuschränken – es geht darum, der Finanzabteilung die Kontrolle zu geben, die sie braucht, den Reisenden die Erfahrung zu bieten, die sie verdienen, und dem Unternehmen eine Grundlage zu geben, um tatsächlich eine seiner größten Ermessensausgaben zu optimieren. Die Unternehmen, die den Wechsel durchführen, blicken selten zurück.“
Jenseits der Kosten: Wenn Transparenz am wichtigsten ist
Die versteckte Haftung unverwalteter Reisen
Für Unternehmen in ganz Europa werden unverwaltete Reisen weitgehend als Budgetproblem angesehen, doch in Wirklichkeit handelt es sich um ein Problem der Fürsorgepflicht – ein großes Risiko für die Personal- und Rechtsabteilung sowie das Unternehmen als Ganzes.
Wenn Mitarbeiter Flüge und Hotels über persönliche Konten und Reiseseiten für Verbraucher buchen, verliert Ihr Unternehmen die Transparenz darüber, wo Ihr Team sich tatsächlich befindet. Sicher, Ihre Mitarbeiter kommen wohl am richtigen Ort an, aber aus betrieblicher Sicht sind sie aus dem Reise-Ökosystem Ihres Unternehmens verschwunden.
Wenn Transparenz kritisch wird
Das Problem wird am besorgniserregendsten, wenn etwas schiefgeht.
Beispielsweise kann ein wegen Gewitter gestrichener Flug, ein Bahnstreik, zivile Unruhen oder sogar ein medizinischer Notfall Sie plötzlich in eine Situation bringen, in der Sie verzweifelt versuchen festzustellen, wer reist, wo die Person übernachtet und wie Sie sie tatsächlich erreichen können. Ohne ein zentralisiertes Buchungssystem wird es schwierig, Reisende umzuleiten oder Unterstützung zu leisten, insbesondere zu schwierigen Zeiten.
Studien von Peoplesafe zeigen, dass 75 % der Beschäftigten Sicherheitsbedenken bei Geschäftsreisen haben, während 69 % der Mitarbeiter, die pendeln, sich um die Sicherheit während ihrer Fahrt sorgen, vor allem außerhalb der üblichen Geschäftszeiten.
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Zurück in Frankfurt – wo die Lücke in der Fürsorgepflicht sichtbar wird
Maria erlebte genau das in Frankfurt. Als ihre Zugverbindung wegen eines Bahnstreiks gestrichen wurde, gab es kein zentralisiertes System, das ihren Standort anzeigte, und keinen Notfallkontakt, den sie anrufen konnte. Aus Sicht ihres Unternehmens war sie einfach verschwunden. Es gab keine Möglichkeit, sie umzuleiten, keine Möglichkeit zu überprüfen, dass sie in Sicherheit war, und niemanden, der befugt war einzugreifen und zu helfen.
Von Best Practice zur gesetzlichen Anforderung
Dies ist nicht nur eine administrative Unannehmlichkeit. In vielen Rechtsordnungen ist die Fürsorgepflicht eine gesetzliche Verpflichtung, nicht nur eine Empfehlung. Von Unternehmen, die in Italien, Deutschland und Kasachstan tätig sind, wird erwartet, dass sie angemessene Schritte setzen, um Mitarbeiter auf Geschäftsreisen zu schützen.
Letztlich ist es eine rechtliche Grundlage zu wissen, wo sich jeder Reisende zu jedem Zeitpunkt befindet, und das sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
Wie Roundtrip Expo Events Consulting vollständige Transparenz über jede Reise gab
Da die intuitive Benutzeroberfläche von Roundtrip einen klaren Überblick über alle Reisen bietet – einschließlich wer wann wohin reist und was bereits bezahlt wurde – sorgt dies für mehr Transparenz im Alltag. Gleichzeitig wird der Stress für Unternehmen reduziert und das Reiserisiko für Mitarbeiter minimiert.
Dies war sicherlich der Fall für unsere Kundschaft, Expo Events Consulting – ein in den VAE ansässiges Unternehmen für Firmenveranstaltungen und Messedienstleistungen. Nach ihrem Wechsel zu verwalteten Reisen müssen sie nicht mehr zwischen mehreren Buchungstools wechseln, Bestätigungen nachjagen oder sich fragen, wo sich ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt genau befinden.
Mit der Konsolidierung der Geschäftsreiseverwaltung auf einer einzigen Plattform war die Auswirkung für Expo Events Consulting sofort spürbar: Die Buchungsgeschwindigkeit stieg um das Fünffache, manuelle Koordination und Nachfassaktionen wurden erheblich reduziert, und auch das Stressniveau sank dank Transparenz und Kontrolle.
Warum Unternehmen schließlich wechseln
Den Schritt zu verwalteten Reisen zu wagen, ist selten auf einen bahnbrechenden Bericht oder eine Empfehlung zurückzuführen. Stattdessen erfolgt ein Wechsel, weil etwas Bedeutendes im Unternehmen passiert.
Wir haben drei häufige Auslöser identifiziert, die erklären, warum Unternehmen tendenziell zu verwalteten Reisen wechseln.
Budget – Höhere Kosten als erwartet
Für einige Unternehmen ist der Wechsel rein finanziell. Das Finanzteam ist beunruhigt, da eine Finanzprüfung zeigt, dass Reise- und Spesenkosten weit höher sind als erwartet. Dies geht oft einher mit fehlender Nachvollziehbarkeit darüber, was genehmigt, gebucht oder erstattet wurde, im Vergleich zu dem, was ursprünglich tatsächlich genehmigt wurde.
Compliance – wenn Buchungen ohne Richtlinie erfolgen
Einer Ihrer Mitarbeiter beschließt, ein luxuriöses Spa-Hotel für eine Woche zu buchen – und wer kann es ihm verübeln? Schließlich gab es keine schriftliche Richtlinie, die besagte, dass die maximalen Ausgaben pro Tag 100 € betragen, also wurde die Buchung in gutem Glauben vorgenommen. Die Spesenabrechnung führt jedoch zu einem unangenehmen Gespräch. Niemand kann dem Mitarbeiter einen Vorwurf machen, denn das wahre Problem liegt im Fehlen eines Systems.
Wachstum – wenn das Unternehmen schneller wächst als sein Reise-Setup
Jedes Unternehmen strebt nach Wachstum – die Eröffnung eines neuen Büros, das Erreichen von 100 Mitarbeitern oder die Expansion in ein neues Land. Aber plötzlich hat das zusammengestückelte System aus WhatsApp, privaten Karten und monatlicher Abstimmung Schwierigkeiten, mit dem Unternehmen zu wachsen. Ihr Reisemanager stellt fest, dass diese neue Wachstumsphase neue Infrastruktur erfordert.
Untersuchungen aus Deloittes Corporate Travel Study 2025 zeigen, dass 74 % der Reisemanager planten, Reisebudgets auszuweiten, während 49 % der Geschäftsreisenden angaben, dass sie nun immer Unternehmens-Buchungstools wie eine Corporate-Travel-Management-Plattform nutzen.
Roundtrip-Einblick
Laut dem Roundtrip-Team treten diese drei Auslöser selten isoliert auf. Unternehmen, die beginnen, Reiseausgaben zu hinterfragen, finden bald umfassendere Compliance-Probleme, während Organisationen mit raschem Wachstum häufig feststellen, dass Transparenz und Kontrolle gleichzeitig nachlassen.
Nachdem das Team mit Unternehmen in verschiedenen Wachstumsphasen gearbeitet hat, hat es ein wiederkehrendes Muster beobachtet: Unverwaltete Reisen funktionieren tendenziell, bis ein bestimmter Schwellenwert erreicht wird. Jenseits dieses Punktes steigt der Verwaltungsaufwand und wertvolle Reisedaten beginnen in einem Meer aus E-Mails, Tabellen und persönlichen Buchungskonten zu verschwinden.
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Der einfache Wechsel zu verwalteten Reisen
Wenn es um Reisemanagement geht, sollte die Antwort ernsthaft in Betracht gezogen werden. Die Implementierung einer Plattform für das Geschäftsreisemanagement wie Roundtrip ist schnell und machbar, selbst für ein Unternehmen, das wirklich in seinen Gewohnheiten festgefahren ist. Es erfordert kein mehrmonatiges IT-Projekt – Unternehmen buchen in der Regel innerhalb von Tagen im neuen System.
Roundtrip-Einblick
Von der Buchung bis zum Reporting finden Sie bei Roundtrip alles auf einer Plattform, sodass Ihr Team schneller reisen, smarter ausgeben und die volle Kontrolle behalten kann, während es von vollständiger Unterstützung eines echten Teams von Menschen profitiert. Wie Chiara Zovadelli, Reisemanagerin bei Ocrim, betonte: „Es ist nicht nur eine Plattform, sondern ein verlässlicher Begleiter im Geschäftsalltag, mit Menschen – von der Kundenbetreuung bis zum Support-Team – die in jedem Arbeitsschritt zur Verfügung stehen.“
Bereit zu sehen, was Roundtrip für Ihr Unternehmen tun kann?
Es lohnt sich, ein chaotisches unverwaltetes Geschäftsreise-System zu überdenken, das Mitarbeiter und Finanzteams belastet – insbesondere wenn die Lösung einfacher zu nutzen und kostengünstiger ist als Ihr aktuelles System.
Frankfurt – und was danach für das Team kam
Fragen Sie einfach Maria in Frankfurt. Was als routinemäßige Geschäftsreise begann, endete mit einer gestrichenen Zugverbindung, keiner Unterstützung und einem zunehmenden Gefühl der Isolation. Wenige Wochen später versuchte ihr Finanzteam immer noch, die Kosten und Inkonsistenzen nachzuvollziehen, die folgten.
Falls Marias Erfahrung – oder einer der drei Auslöser – Ihnen bekannt vorkommt, ist der nächste praktische Schritt kein Beschaffungsprozess, sondern ein 30-minütiges Gespräch, um zu sehen, ob das, was Sie jetzt tun, Sie mehr kostet, als Sie denken.
Buchen Sie eine Demo und sprechen Sie noch heute mit unserem Team.
Titelbild: PeopleImages / Shutterstock.com
