Warum die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen wichtig ist

Was ist die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht?

Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden, um sie vor unangemessenen Risiken zu schützen. Der Begriff „Fürsorgepflicht“ ist zwar auslegungsfähig, bedeutet aber, dass Arbeitgeber:innen verpflichtet sind, die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten. Die meisten Länder haben Sicherheitsvorschriften erlassen, die eine Rechtsgrundlage für die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht bilden.

Arbeitgeber:innen sollten angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit, das Wohlbefinden und die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden sowohl im Büro als auch auf Reisen zu gewährleisten. Arbeitgeber:innen haben auch dann eine Fürsorgepflicht, wenn Mitarbeitende auf Geschäftsreise sind, z. B. bei Reiseunterbrechungen und bei der Rückführung von Mitarbeitenden, wenn ein gesundheitlicher Notfall eintritt.

Diese Rollen müssen zusammenarbeiten, um eine umfassende Fürsorgepflichtstrategie für die Mitarbeitenden zu entwickeln, insbesondere auf Reisen. Die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht erfordert kollektive Anstrengungen von mehreren Teilen des Unternehmens.

Die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht erfordert kollektive Anstrengungen von mehreren Teilen des Unternehmens.
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Die Bedeutung der Fürsorgepflicht für Mitarbeitenden

Arbeitgeber:innen müssen ihre Fürsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmer:innen nachkommen, wenn diese ihre Arbeitspflichten wahrnehmen. Arbeitgeber:innen können gegen diese Fürsorgepflicht verstoßen, wenn sie es versäumen, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten oder potenzielle Risiken bei Geschäftsreisen zu mindern.

Es gibt mehrere Gesetze und Vorschriften, die diese Fürsorgepflicht begründen:

1. Arbeitnehmerverträge

Der Arbeitsvertrag von Mitarbeitenden kann eine spezielle Klausel zur Fürsorgepflicht enthalten, z. B. zum Umgang mit Reisestörungen bei Geschäftsreisen und zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz.

2. Gesetze zu Gesundheit und Sicherheit

In den meisten Ländern gibt es umfassende Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, in denen die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht festgelegt ist. So sind Arbeitgeber:innen beispielsweise verpflichtet, potenzielle, vernünftigerweise vorhersehbare Gefahren zu erkennen und zu mindern.

Arbeitgeber:innen müssen ihre Fürsorgepflicht gegenüber den Arbeitnehmer:innen nachkommen, wenn diese ihre Arbeitspflichten wahrnehmen.
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3. Arbeitsplatzrichtlinien

Unternehmen können ihre eigenen Arbeitsplatzrichtlinien entwickeln, die sich auf die Fürsorgepflicht beziehen, einschließlich ihrer spezifischen Verpflichtungen für das Wohlbefinden und die Sicherheit der Mitarbeitenden. Ein regelmäßig Geschäftsreisen organisierendes Unternehmen, bei denen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig unterwegs sind, sollte eine Strategie zur Fürsorgepflicht speziell für Mitarbeiterreisen entwickeln.

4. Gewohnheitsrechtliche Anforderungen

In verschiedenen Rechtsordnungen ist die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht im Gewohnheitsrecht verankert. Diese Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land und können eine angemessene Schulung und den Umgang mit potenziellen bekannten Risiken beinhalten.

Während diese vier Aspekte die Grundlage für die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht bilden, gibt es keine spezifischen Vorschriften oder Gesetze, die die genauen Maßnahmen aufzeigen, die Arbeitgeber:innen als Teil einer angemessenen Maßnahme zur Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Mitarbeitenden ergreifen müssen.

Unternehmen werden die oben genannten Informationen nutzen wollen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und eine Grundlage für ihre Strategie zur Erfüllung der Fürsorgepflicht zu schaffen.

In verschiedenen Rechtsordnungen ist die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht im Gewohnheitsrecht verankert. Diese Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land und können eine angemessene Schulung und den Umgang mit potenziellen bekannten Risiken beinhalten.
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Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen

Jedes Jahr gibt es 445 Millionen Geschäftsreisende. Auch wenn viele dieser Reisen problemlos verlaufen, kann eine Menge schief gehen. Unternehmen und Geschäftsreisemanager:innen müssen auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Unternehmen und Geschäftsreisemanager:innen sollten die oben genannten Punkte bei der Entwicklung ihrer Fürsorgepflichtstrategie für Geschäftsreisen berücksichtigen. Diese Szenarien sind vernünftigerweise vorhersehbar, und es sollten Maßnahmen für den Umgang mit ihnen ergriffen werden.

So erstellt man wirksame Richtlinien zur Fürsorgepflicht

Unternehmen müssen Systeme und Lösungen einführen, um ihre Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen zu erfüllen. Es gibt eine ganze Reihe von Situationen, die eintreten können, von gesundheitlichen Notfällen über Flugverspätungen bis hin zu extremen Wetterereignissen. Die Pandemie hat gezeigt, wie schnell sich die Reiseanforderungen ändern können.

Unternehmen müssen Systeme und Lösungen einrichten, wie zum Beispiel eine rund um die Uhr verfügbare Echtzeit-Unterstützung für mögliche Probleme wie Flugverspätungen, um ihren Fürsorgepflichten während Geschäftsreisen nachzukommen.
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Es gibt keinen „Masterplan“ für die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen. Sie sollten die spezifischen Risiken berücksichtigen, die mit den Ländern verbunden sind, in die Ihre Mitarbeitenden wahrscheinlich reisen werden, sowie alle besonderen Umstände in Ihrer Branche.

Wir geben Ihnen sieben Tipps, wie Sie mit Reiserisiken umgehen und Ihre Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen effektiv erfüllen können.

Einrichtung eines Prozesses vor Reiseantritt

Ihre Strategie der Fürsorgepflicht sollte bereits vor der Reise Ihrer Mitarbeitenden beginnen. Die Einrichtung eines Prozesses vor Reiseantritt bietet die Möglichkeit, Risikobewertungsberichte zu erstellen und den Mitarbeitenden die erforderlichen Informationen über ihr Reiseziel zu geben, insbesondere wenn sie an einen Ort mit hohem Risiko reisen.

Ihr Unternehmen kann vor der ersten Geschäftsreise ein Sicherheitstraining für die Mitarbeitenden anbieten.
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Ihr Unternehmen kann vor der ersten Geschäftsreise ein Sicherheitstraining für die Mitarbeitenden anbieten. Wissen ist Macht, und wenn Sie Ihren Mitarbeitenden vor der Reise Informationen an die Hand geben, kann dies vor ihrer ersten Reise für ein wohleres Gefühl sorgen.

Erhebungen zum Gesundheitszustand der Mitarbeitenden

Geschäftsreisemanager:innen sollten mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, damit für den Fall eines medizinischen Notfalls alle gesundheitlichen Vorerkrankungen in den Unterlagen verzeichnet sind. Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende während einer Geschäftsreise in einem fremden Land einen medizinischen Notfall erleiden.

Die Kenntnis von Vorerkrankungen ermöglicht es den Unternehmen, ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und ihre Fürsorgepflicht zu erfüllen. Die Personalabteilung muss einbezogen werden, damit die privaten Regeln eingehalten werden und die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, diese Fragen offen zu legen und zu verstehen, warum sie danach gefragt werden.

Geschäftsreiseverantwortliche und Personalabteilungen arbeiten zusammen, um bestehende Gesundheitszustände zu erfassen und bieten damit ein Sicherheitsnetz für die Mitarbeiter. Diese Vorbereitung ist entscheidend für die sofortige Unterstützung bei medizinischen Notfällen, die auf Geschäftsreisen auftreten können.
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Wissen, wo sich Ihre Mitarbeitenden aufhalten

In großen Unternehmen sind oft mehrere Mitarbeitende gleichzeitig unterwegs. Wenn ein Notfall eintritt, muss das Unternehmen wissen, wo sich alle seine Mitarbeitenden gerade aufhalten. Ihr Unternehmen sollte über ein System verfügen, mit dem sich die aktuellen Reisen verfolgen lassen, einschließlich der Zielorte und der Aufenthaltsorte bestimmter Mitarbeitender. Mit einem System zur Verfolgung von Reisenden oder eine Selbstauskunft können Arbeitgeber:innen in Echtzeit über die Standorte ihrer Mitarbeitenden informiert sein.

Kommunikation ist entscheidend

Kommunikation ist für die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht von zentraler Bedeutung, vor allem, wenn sich Arbeitnehmer:innen außerhalb des Büros aufhalten. Ihre Fürsorgepflichtstrategie sollte Leitlinien oder eine schriftliche Richtlinie enthalten, die die Kommunikation im Falle von Störungen gewährleistet. Sicherheitsunterweisungen werden in der Regel für Mitarbeitende empfohlen, die in Hochrisikogebiete reisen, und eine Unterweisung vor der Reise kann Mitarbeitenden helfen, die zum ersten Mal einen neuen Standort besuchen.

Sie sollten über Kommunikationsrichtlinien für mögliche Szenarien wie eine Gesundheitskrise verfügen, einschließlich der Benachrichtigung der nächsten Angehörigen und der Kommunikation bei Naturkatastrophen. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, sich während der gesamten Reise bei der Zentrale oder ihren Vorgesetzten zu melden, um ihr Wohlbefinden und ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, sich während der gesamten Reise bei der Zentrale oder ihren Vorgesetzten zu melden, um ihr Wohlbefinden und ihre Sicherheit zu gewährleisten.
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Sichere und geschützte Unterkunft

Die arbeitgeberliche Fürsorgepflicht bedeutet, dass Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen eine sichere Unterkunft zur Verfügung gestellt werden muss. Um Risiken zu minimieren, sollten Sie seriöse Hotels an sicheren Standorten buchen.

Roundtrip bietet Zugang zu 2,5 Millionen Hotels in über 220 Ländern und unterstützt Sie bei der Buchung von günstigen, sicheren und geschützten Unterkünften für Geschäftsreisen.

Reisewarnungen und Sicherheitsinformationen

Informationen in Echtzeit sind entscheidend, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten. Halten Sie Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, Apps herunterzuladen oder Regierungswebsites zu besuchen, die im Notfall Sicherheitsinformationen liefern.

Reiseanbieter versenden in der Regel Warnungen und Benachrichtigungen bei schlechtem Wetter, Reiseverspätungen oder Notfällen, wie z. B. Naturkatastrophen. Sie sollten Ihren Mitarbeitenden Zugang zu diesen Reisewarnungen verschaffen oder so schnell wie möglich an sie weiterleiten.

Informationen in Echtzeit sind entscheidend, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten. Halten Sie Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, Apps herunterzuladen oder Regierungswebsites zu besuchen, die im Notfall Sicherheitsinformationen liefern.
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Bereitstellung von Unterstützung rund um die Uhr

Reiseunterbrechungen und gesundheitliche Notfälle können zu jeder Stunde des Tages auftreten. Ihre Fürsorgepflicht endet nicht außerhalb der Bürozeiten. Sie möchten mit einer Reiseplattform arbeiten, die Ihren Mitarbeitenden rund um die Uhr Unterstützung bietet, egal wo auf der Welt sie sich befinden.

Unsere mehrsprachige Kundenbetreuung steht rund um die Uhr zur Verfügung, um bei Reiseunterbrechungen zu helfen.

Mitarbeiterprofile ermöglichen den Zugriff auf ihre Reisedaten und die Änderung von Plänen, falls Störungen auftreten.

Stressfreie Geschäftsreisen mit Roundtrip

Roundtrip ist die Drehscheibe für Geschäftsreisen und hilft Ihnen, Ihre Geschäftsreisen auf einer Plattform zu organisieren. Wir arbeiten mit Geschäftsreisemanager:innen, Finanzteams und Fachleuten zusammen, um die Reiseplanung zu optimieren.

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