So planen Sie Ihren Arbeitstag und priorisieren Aufgaben: 5 Zeitmanagement-Techniken

Inhalt

• Aktivitätsprotokolle
• Eisenhower-Matrix
• Pareto-Prinzip
• Kanban-Prinzipien
• Balance-Rad
• Fünf Schritte zur Tagesplanung von Roundtrip

Aktivitätsprotokolle

Aktivitätsprotokolle (oder Arbeitsprotokolle) sind eine Tabelle, in der Ihr Arbeitstag in Stunden unterteilt ist und in der Sie in jedem Zeitraum abgeschlossene Aufgaben hinzufügen können. Manager:innen verlassen sich in der Regel auf Aktivitätsprotokolle, um die Arbeitsbelastung des Teams zu überwachen, aber sie können auch den Mitarbeitenden selbst helfen.

Vorteile:

• Strukturieren Sie Aufgaben bequem über den Tag verteilt.
• Überwachen Sie, worauf Zeit verwendet wird, und verteilen Sie die Arbeitszeiten produktiver.

Nachteile:

• Wenn Vorgesetzte Tätigkeitsprotokolle verlangen, könnten Mitarbeitende denken, dass ihnen nicht vertraut wird.
• Das Ausfüllen der Tabelle nimmt den ganzen Tag über Zeit in Anspruch.

Um Erkenntnisse aus den ausgefüllten Protokollen zu gewinnen, beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Zu welchen Tageszeiten sind am produktivsten und wann am wenigsten produktiv?
• Wird die Hauptzeit (die aktivste Zeit) effektiv genutzt?
• Was hat Ihnen an Ihrem Tag eigentlich Spaß gemacht? Was hat Ihnen nicht gefallen?
• Wie viel Prozent Ihrer Zeit gestalten Sie durchschnittlich produktiv?

Überwachen Sie, worauf Zeit verwendet wird, und verteilen Sie die Arbeitszeiten produktiver.
Photo: Ahmed/ pexels.com

Eisenhower-Matrix

Mit der Eisenhower-Matrix, ein Zeitmanagement-Tool des 34. Präsidenten der USA, können Sie sich auf das zu konzentrieren, was wirklich nützlich ist. Er sagte einmal: „Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Um die nützlichsten Aufgaben aus Ihrer To-do-Liste herauszusuchen, teilen Sie sie in vier Typen ein:

• Wichtig und dringend. Diese Aufgaben sollten nicht mehr als 20 % Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit.
• Wichtig, aber nicht dringend. Dies sind 80 % Ihrer Aufgaben. Legen Sie Zeitrahmen für deren Erledigung fest und delegieren Sie einige davon.
• Dringend, aber nicht wichtig. Delegieren Sie diese Aufgaben oder erledigen Sie sie selbst, aber achten Sie darauf, dass sie nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Nicht dringend und nicht wichtig. Diese Aufgaben sind Zeitfresser: Versuchen Sie, sie gar nicht erst auf Ihre To-do-Liste zu setzen.

Um die nützlichsten Aufgaben aus Ihrer To-do-Liste herauszusuchen, teilen Sie sie in vier Typen ein.
Photo: Elnur/ Shutterstock.com

Beispiel

Sie sind im Büro und müssen in 45 Minuten zum Flughafen aufbrechen, um einen Flug für eine Geschäftsreise zu erwischen. Sie haben jedoch noch ein paar Dinge zu erledigen:

• Einen Bericht fertigstellen und an das Team weiterleiten, damit es ihn vor Ende des Tages überprüfen und mit der Geschäftsleitung genehmigen kann.
• Eine Präsentation für die Partner:innen erstellen, mit denen Sie sich während der Geschäftsreise treffen werden.
• Einige neue Apps auf Ihr Handy herunterladen, die unterwegs nützlich sein könnten.
• Sich über die Stadt informieren, in die Sie reisen, damit Sie wissen, was Sie in Ihrer Freizeit unternehmen können.

Lassen Sie uns mit Hilfe der Eisenhower-Matrix diese Aufgaben in Kategorien einteile:

• Wichtig und dringend. Wenn Sie den Bericht nicht absenden, verpassen Sie die Frist und lassen das Team im Stich.
• Wichtig, aber nicht dringend. Die Präsentation ist wichtig, aber Sie können sie während des Fluges erstellen.
• Dringend, aber nicht wichtig. Es ist besser, neue Apps auf Ihr Handy herunterzuladen, bevor Sie abreisen, solange Sie noch WLAN haben. Diese Aufgabe ist dringend, aber nicht sehr wichtig. Apps können auf Geschäftsreisen nützlich sein, aber man kann auch ohne sie leben.
• Nicht dringend und nicht wichtig. Wenn Sie vorhaben, das Nützliche mit dem Angenehmen zu verbinden, empfehlen wir Ihnen, sich in Ihrer Freizeit vorab über die Sehenswürdigkeiten vor Ort zu informieren.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ruhe bewahren und sich auf Geschäftsreisen vorbereiten können.

Pareto-Prinzip

Das Prinzip von Vilfredo Pareto ist im Grunde einfach: Etwa 80 % der Folgen gehen auf 20 % der Ursachen zurück und umgekehrt.

Beispiel

Geschäftsreisen bestehen aus tausenderlei Kleinigkeiten. Sie müssen Ihr Team dazu bringen, Ihre gesamte Arbeit zu erledigen, während Sie weg sind, E-Mails und Nachrichten beantworten, Ihren Koffer packen, alle Ihre Geräte mitnehmen und (im Idealfall) einige Podcasts oder Bücher herunterladen, damit Ihnen unterwegs nicht langweilig wird.

Das Prinzip von Vilfredo Pareto ist im Grunde einfach: Etwa 80 % der Folgen gehen auf 20 % der Ursachen zurück und umgekehrt.
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Um nicht überfordert zu sein, ist es besser, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die eine Geschäftsreise ruinieren könnten, wenn sie nicht erledigt werden: Dokumente für die Geschäftsreise unterschreiben, Besprechungen planen, Tickets und ein Hotel buchen und Quittungen für die Spesenabrechnung sammeln. Dies entspricht den 20 % der Anstrengungen, die für 80 % des Erfolgs der Reise erforderlich sind.

Kanban-Prinzipien

Wenn jede Phase einer Aufgabe klar erkenntlich ist, lässt sie sich leichter erledigen. Genau aus diesem Grund wurden Visualisierungs- und Planungsmethoden wie Kanban-Tafeln erfunden.

Entwickler:innen, Marketing- und HR-Fachleute nutzen Dienste wie Kaiten und Asana für Kanban-Tafeln, um Karten mit Aufgaben zu erstellen und sie bei Bedarf in verschiedene Spalten zu verschieben.

Beispiel

Sie nehmen an einem Wirtschaftsforum teil. Damit Ihre Reise ein Erfolg wird, schreiben Sie sich selbst Anweisungen und unterteilen diese in vier Spalten mit Unteraufgaben: „Warten“, „In Bearbeitung“, „Verschoben“ und „Erledigt“.

• Notieren Sie alles, was Sie tun müssen – von der Buchung von Tickets und Hotels bis hin zu den Ständen, die Sie während des Forums besuchen möchten.
• Nachdem alles aufgeschrieben ist, priorisieren Sie die To-do-Liste. Vielleicht ist ein persönliches Treffen mit Partner:innen wichtiger als eine bestimmte Präsentation.
• Konzentrieren Sie sich auf zeitlich beschränkte Aufgaben. Sie können beispielsweise ein Meeting auf einen späteren Zeitpunkt am Tag verschieben, um morgens an einer wichtigen Konferenz teilzunehmen.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben in der Spalte „In Bearbeitung“. Versuchen Sie, sich nicht zu viele Geschäftstreffen und Verhandlungen vorzunehmen, da Sie sich sonst dem Risiko eines Burnouts aussetzen.

Wenn jede Phase einer Aufgabe klar erkenntlich ist, lässt sie sich leichter erledigen.
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Balance-Rad

Das Balance-Rad hilft Ihnen bei der Darstellung Ihrer Prioritäten – nicht nur bei der Arbeit, sondern im Leben. Wenn Sie viel auf Geschäftsreisen sind, verbringen Sie Ihre Abende wahrscheinlich eher unterwegs als mit Ihrer Familie oder im Freundeskreis, aber Sie lernen neue Städte kennen und treffen neue Leute.

Stellen Sie sich einen typischen Wochentag vor. Sie können ihn grob in die folgenden Abschnitte unterteilen:

• Beruf
• Familie
• Freundeskreis
• Hobbys
• Sport

Schätzen Sie den prozentualen Zeitaufwand für jede Tätigkeit während des Tages und beantworten Sie dann die folgenden Fragen:

• Wie würden Sie Ihren „ausgewogenen Arbeitstag“ beschreiben?
• Wie sieht Ihr aktuelles Zeitmanagement im Vergleich zu Ihrem idealen Zeitplan aus?
• Was würden Sie gerne beibehalten und was würden Sie gerne ändern?

Das Balance-Rad hilft Ihnen bei der Darstellung Ihrer Prioritäten – nicht nur bei der Arbeit, sondern im Leben.
Photo: Okrasiuk/ Shutterstock.com

Fünf Schritte zur Tagesplanung von Roundtrip

Wir empfehlen diesen Leitfaden, um Ihnen bei der besseren Planung Ihres Arbeitstages und der Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit und im Leben zu helfen.

• Schreiben Sie Aufgaben auf. Dazu gehören neue Aufgaben, unerledigte Aufgaben vom Vortag und unerwartete Aufgaben.
• Bewerten Sie Ihre Leistung. Notieren Sie neben jeder Aufgabe die potenziell erforderliche Zeit (die Fristen sollten großzügig bemessen sein).
• Planen Sie Zeit ein. Planen Sie den Großteil Ihres Tages (60 %) und lassen Sie 40 % für unerwartete Aufgaben frei.
• Priorisieren und delegieren Sie. Finden Sie heraus, was ohne Ihre direkte Beteiligung nicht erledigt werden kann und was Sie an andere delegieren können.
• Überwachen Sie die Ausführung von Aufgaben. Bewerten Sie Ihre Ergebnisse oder die Leistung Ihrer Mitarbeitenden und geben Sie ihnen Feedback.

Wir empfehlen diesen Leitfaden, um Ihnen bei der besseren Planung Ihres Arbeitstages und der Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit und im Leben zu helfen.
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Wir empfehlen Ihnen, eine Zeitmanagement-Methode zu wählen, die für Sie funktioniert und dank der Sie Ihre To-do-Liste mit minimalem Stress abarbeiten.

Planen Sie eine Geschäftsreise!