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Inhalt
- Lernen Sie den Partner kennen
- Das Problem erkennen
- Die Roundtrip-Lösung
- Was daraufhin erreicht wurde
- Die Zukunft mit Roundtrip gestalten
Lernen Sie den Partner kennen
Kiton wurde in Italien gegründet und ist eine Luxusmarke für Textilien und Schneiderei, die für ihre Handwerkskunst, seltenen Stoffe und handwerklichen Produktionsmethoden bekannt ist. Was als sehr lokaler Betrieb begann, hat sich zu einem globalen Unternehmen entwickelt, dessen Teams und Kundschaft häufig reisen, um Boutique-Betriebe, Schneidereiaktivitäten und kommerzielle Bedürfnisse zu unterstützen.
Mit der internationalen Expansion von Kiton nahmen Geschäftsreisen sowohl im Umfang als auch in der Komplexität zu. Geschäftsreisen müssen oft sehr kurzfristig geplant und nahezu in Echtzeit angepasst und durchgeführt werden, um die hohen Erwartungen häufiger Meetings mit VIP-Kundschaft zu erfüllen – was Effizienz und Flexibilität unerlässlich macht.
Das Problem erkennen
Vor der Nutzung von Roundtrip war das Geschäftsreisemanagement von Kiton stark dezentralisiert. Mitarbeiter oder regionale Teams buchten Reisen unabhängig voneinander, was zu Folgendem führte:
- Fragmentierte Prozesse mit begrenzter Koordination
- Minimale Transparenz bei Buchungen und Ausgaben
- Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Rechnungen und historischen Daten
- Weniger Kontrolle über reisebezogene Workflows
Das Hauptziel bestand nicht einfach darin, Reisen schneller zu buchen, sondern die Kontrolle zu zentralisieren, eine Struktur einzuführen und ein einziges, zuverlässiges System für die Verwaltung aller Geschäftsreisen zu schaffen – und zwar nicht auf Kosten der von einer Luxusmarke erforderlichen Flexibilität.
Die Roundtrip-Lösung
Roundtrip stellte Kiton eine zentralisierte Plattform zur Verfügung, die verstreute Buchungsmethoden durch einen einzigen, konsistenten Workflow ersetzte.
Eine Plattform, eine Benutzeroberfläche
Anstatt sich auf direkte Hotelbuchungen und informelle Prozesse zu verlassen, werden Geschäftsreisebuchungen jetzt über eine einzige Benutzeroberfläche verwaltet – was die Komplexität und manuelle Koordination erheblich reduziert.
Schnellere Buchungen dank gewohnter Abläufe
Durch die Nutzung eines einzigen Systems konnte Viviana durch Routine immer schneller arbeiten. Anstatt sich jedes Mal neue Buchungsabläufe, Zahlungsprozesse oder Auftragsverwaltungsschritte anzueignen, kann sie in einer vertrauten Benutzeroberfläche arbeiten – wodurch jede neue Buchung schneller und einfacher zu verwalten ist.
Vorauszahlung und finanzielle Transparenz
Mithilfe der flexiblen Zahlungsoptionen von Roundtrip vereinfachte Kiton die Handhabung von Geschäftsreisekosten. Durch die Vorauszahlung über die Plattform wurden Kartenlimits der Mitarbeiter geschützt und der finanzielle Überblick verbessert, ohne dass eine manuelle Abstimmung mit einzelnen Hotels nötig war.
Anstatt Vorauszahlungslinks anzufordern oder Autorisierungsformulare auf der Hotelseite auszufüllen, werden Zahlungen direkt innerhalb von Roundtrip abgewickelt – was es ermöglicht, Buchungen schneller und mit größerer finanzieller Transparenz zu tätigen.
Auf Roundtrip verfügbare Zahlungsoptionen
- Kreditkartenzahlungen
- Banküberweisungen
- Zentrale Abrechnung
- Nachzahlung (rechnungsbasierte Zahlungen)
- Zahlung aus einem bestehenden Guthaben
- Anpassung der Währung aus verschiedenen Ländern
Diese Optionen ermöglichen es Unternehmen, die Zahlungsmethode zu wählen, die am besten mit ihren internen Finanzrichtlinien und Genehmigungsworkflows übereinstimmt.
„Favoriten“ für wiederkehrende Reiseziele
Da sich ein Großteil der Reisen von Kiton um dieselben Boutique-Standorte dreht, erleichterte die „Favoriten“-Funktion die Wiederverwendung bevorzugter Hotels, die internen Anforderungen entsprechen – was bei jeder Buchung Zeit spart.
Zentralisierte Dokumentation
Rechnungen und Buchungsunterlagen werden automatisch im persönlichen Konto des Reisemanagers auf der Roundtrip-Plattform gespeichert, wo sie jederzeit einfach abrufbar sind. Dies ist für die internen und steuerlichen Prozesse von Kiton von entscheidender Bedeutung. Was früher die Suche in mehreren Systemen erforderte, ist jetzt an einem Ort verfügbar.
Was daraufhin erreicht wurde
Roundtrip ermöglichte klare Effizienzgewinne für Kiton, was zu Zeiteinsparungen, verbesserter Finanzkontrolle und optimierten Geschäftsreisen führte.
30–40 % Reduzierung der Buchungszeit
Zeiteinsparungen wurden sowohl vor als auch nach Buchungen erzielt – von schnelleren Reservierungen bis hin zu automatisiertem Rechnungszugriff und weniger Verwaltungsaufwand.
Zentralisierte Transparenz und Kontrolle
Alle Buchungen, Ausgaben und Dokumente werden in einem System gespeichert, wodurch historische Daten auch Monate später leicht zugänglich sind.
Strukturiertere interne Prozesse
Reiseanfragen wurden von informeller Kommunikation zu dokumentierten Workflows, was zu Kitons übergeordnetem Ziel einer strukturierteren Organisation beiträgt.
Indirekte Effizienzgewinne
Dank weniger manueller Tätigkeiten kann Viviana sich jetzt auf Prozessoptimierung und die Suche nach besseren Reiseoptionen fokussieren, statt Verwaltungsaufgaben zu erledigen.
Zusammenfassend unterstützte Roundtrip Kiton bei der Optimierung des Geschäftsreisemanagements – nicht durch eine Änderung der Reisehäufigkeit, sondern durch mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz in jedem Schritt.
Viviana Urciuoli
Reisemanagerin bei Kiton
„Das System ist sehr nützlich, effizient und zentralisiert. Es hat unseren Workflow deutlich optimiert und Zeit gespart, auch wenn noch Raum für Verbesserungen besteht.“
Die Zukunft mit Roundtrip gestalten
Für Kiton ist Roundtrip nicht nur eine Buchungsplattform – es ist ein zentrales Tool, das Struktur, Effizienz und Kontrolle in einem schnelllebigen internationalen Umfeld unterstützt. Indem fragmentierte Prozesse durch ein einziges, intuitives System ersetzt wurden, hat Kiton die manuelle Arbeitslast erheblich reduziert und gleichzeitig die Flexibilität beibehalten, die das Unternehmen benötigt.
Während sich das Unternehmen weiterentwickelt, spielt Roundtrip eine wichtige Rolle dabei, Geschäftsreisen reibungslos, zuverlässig und mit Zuversicht abzuwickeln.
