Effektive Gruppenprinzipien: Wie man ein leistungsfähiges Team aufbaut

Inhalt

• Was ist ein effektives Team?
• Phasen der Gruppenentwicklung
• Fünf Fehlfunktionen eines Teams und wie man sie behebt
• Wie man Teams mit Remote-Mitarbeitern managt

Was ist ein effektives Team?

Teams sind effektiv, wenn eine Gruppe unterschiedlicher Personen gemeinsame Ziele erreicht. Leistungsstarke Teams zeichnen sich durch drei Hauptmerkmale aus:

• Gemeinsamer Sinn für das Ziel. Alle verstehen, wie das gemeinsame Ziel ihre Arbeit und seine Werte beeinflusst.
• Universelle Grundsätze und Regeln. Die Zusammenarbeit basiert auf festgelegten Normen. Mit diesen Regeln beeinflussen Sie, wie Ziele erreicht werden, sorgen für eine einheitliche Kommunikation und festigen das System der Anerkennung und Unterstützung.
• Rollenverteilung. Alle kennt ihre Rolle, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

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Wie man Teameffizienz entwickelt

Alle müssen die Strategie des Unternehmens klar verstehen und erkennen, wie sich ihre Arbeit auf die Gesamtergebnisse auswirkt. Die Grundlage für Leistungsstärke ist eine regelmäßige Kommunikation, die Folgendes beinhaltet:

• Klare und messbare Leistungsindikatoren für das kaufmännische Team: Alle sollten wissen, welche Messgrößen für ihre Arbeit wichtig sind und wie sie verfolgt werden können.
• Regelmäßige Einzelgespräche mit Vorgesetzten: Damit können Sie Feedback einholen und die Maßnahmen auf das Wesentliche ausrichten.
• Informationsaustausch: Informieren Sie die Teammitglieder offen über Neuigkeiten im Unternehmen und hören Sie sich ihr Feedback zu den Arbeitsabläufen an.
• Vierteljährliche Treffen: Besprechen Sie die Zwischenergebnisse des Teams alle drei Monate.
• Mitarbeiterbefragungen: Messen Sie alle sechs Monate die Stimmung im Team, um Problembereiche zu erkennen und rasch Anpassungen vorzunehmen.
• Aufrechterhaltung einer freundschaftlichen Atmosphäre: Effektive Teams legen Wert darauf, wichtige Ereignisse zu feiern, und pflegen informelle Zusammenkünfte.

Phasen der Gruppenentwicklung

In den 1960er-Jahren stellte der amerikanische Psychologe und Forscher Bruce Tuckman eine Formel auf, an der man erkennt, wie sich Teams wie ein lebender Organismus in mehreren Phasen entwickeln.

Forming [Bildung]

Zu Beginn haben die Menschen ein mittleres Energieniveau und hohe Erwartungen. Sie versuchen, höflich zu sein, da sie sich noch von ihrer besten Seite zeigen wollen. Die Gruppenmitglieder versuchen, die Hierarchie zu verstehen und eine Teamleitung zu wählen. In dieser Phase ist es wichtig, gemeinsame Ziele festzulegen und persönliche Verantwortlichkeiten zu definieren.

Storming [Ideensammlung]

In dieser Phase kommt es häufig zu Konflikten und Meinungsverschiedenheiten: ein Zeichen dafür, dass alles natürlich voranschreitet. Die Menschen bilden Untergruppen, und nach und nach kristallisiert sich eine informelle Teamleitung heraus. Die Gruppenmitglieder gewichten die Prioritäten gemeinsamer Ziele im Vergleich zu ihren eigenen und bewerten, wie stark sich andere Personen einbringen und inwieweit sie vertrauenswürdig sind.

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Norming [Normierung]

Die Verhaltensnormen in der Gruppe kristallisieren sich heraus, und die Ziele werden klarer. Die Teammitglieder gewöhnen sich allmählich an ihre festgelegten Rollen, sind offener für Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen und fühlen sich entspannter.

Leistungserbringung [Performing]

Die gesamte Energie der Gruppe wird auf die Erreichung der Projektziele ausgerichtet. Die Mitglieder übernehmen Verantwortung für Aufgaben und lösen Probleme selbstständig, ohne dass eine Aufsicht erforderlich ist. Sie zeigen auch Offenheit und Interdependenz und unterstützen sich gegenseitig.

Verschiebung [Adjourning]

Sobald das Projekt abgeschlossen ist, feiert das Team seinen gemeinsamen Erfolg. Die Gruppenmitglieder wechseln in andere Teams, wo sie in einem neuen Zyklus dieselben Phasen durchlaufen.

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Fünf Fehlfunktionen eines Teams und wie man sie behebt

Patrick Lencioni, ein Business-Coach für Führung, Teamarbeit und Organisationsentwicklung, beschreibt in seinem Buch Five Dysfunctions of Teams [Übersetzung: 5 Fehlfunktionen von Teams] die häufigsten Probleme in Teams. Das Modell ist als Pyramide aufgebaut, wobei jede Fehlfunktion die nächste auf einer höheren Ebene hervorruft.

Mangel an Vertrauen

Um diese Fehlfunktion zu überwinden, müssen Führungskräfte vertrauensvolle Beziehungen in der Gruppe schaffen, indem sie ihre eigene Verletzlichkeit zeigen. Und diese Verletzlichkeit muss echt sein!

Lencioni schlägt verschiedene Möglichkeiten vor, um Vertrauen in einem Team aufzubauen:

• „Eisbrecher.“ Ein halbstündiges Treffen, bei dem die Vorgesetzten jedem ein paar nicht zu persönliche Fragen stellen (z. B. zu Hobbys).
• „Teameffektivität.“ Diese Übung sollte etwa eine Stunde dauern. Jedes Mitglied bewertet den Beitrag eines/einer Kollegen/Kollegin zum gemeinsamen Ziel und teilt eine Sache mit, die der/die Kollege/Kollegin seiner Meinung nach tun oder lassen sollte.
• „Feedback.“ Die Teammitglieder geben einander eine ehrliche Bewertung ihrer Arbeit. Es ist jedoch Vorsicht geboten: Achten Sie darauf, dass subjektive Bewertungen nicht zu Instrumenten für Manipulationen oder Psychospielchen werden.

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Angst vor Konflikten

Wenn Ideen aufeinanderprallen, muss die Teamleitung Gelassenheit zeigen und den Teammitgliedern ermöglichen, selbst eine Lösung oder Entscheidung zu finden.

Hier sind einige Methoden, um Konflikte zu regeln:

• „Der Disruptor.“ Eine Person im Team wird nach dem Zufallsprinzip ausgewählt, um verborgene Meinungsverschiedenheiten aufzudecken und sie zum Thema einer Gruppendiskussion zu machen. Die Diskussion sollte nicht enden, bis alle wissen, wie das Problem gelöst wurde.
• „Moderation.“ Dadurch haben die Teammitglieder weniger Scheu vor offenen Diskussionen. Wenn es einen Streit gibt und sich die Beteiligten unwohl fühlen, müssen sie daran erinnert werden, dass Streitigkeiten normal sind. Wenn das Problem schließlich gelöst wurde, ist es wichtig, die Aufmerksamkeit erneut auf die positiven Aspekte des Streits zu lenken.

Mangelndes Engagement

Eine der ärgerlichsten Störungen ist mangelndes Engagement. Um dies so weit wie möglich zu minimieren, sollten Führungskräfte häufiger über Ziele und Standards für alle einzelnen Mitarbeitenden und das Team als Ganzes sprechen. Im Idealfall überwachen die Teammitglieder letztendlich freiwillig, wer ihre Arbeit wie erledigt. Die Belohnung? Gemeinsame Anerkennung.

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Vermeidung von Rechenschaftspflicht

Damit Fristen eingehalten werden und die Arbeit voranschreitet, müssen Sie klare Fristen setzen und den Fortschritt zwischenzeitlich überwachen. Die Teamleitung kann delegieren, die Gruppe zu Diskussionen anregen, das richtige Tempo vorgeben und die Einhaltung von Vereinbarungen überwachen.

Unaufmerksamkeit gegenüber Ergebnissen

Damit sich die Mitarbeitenden auf das Ergebnis konzentrieren, können Sie einen größeren Teil des Teams und der zugehörigen Abteilungen über die Projektziele informieren, um sich öffentlich zu deren Erreichung zu verpflichten. Die naheliegendste Art der Mitarbeitenden Motivation besteht darin, sie für ihren Erfolg zu belohnen, insbesondere mit Prämien. Finanzielle Anreize sollten jedoch nicht der einzige Faktor sein.

Wie man Teams mit Remote-Mitarbeitenden managt

Die Leitung eines Remote-Teams unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der Leitung eines Offline-Teams. Es gibt jedoch einige Nuancen in Bezug auf Kommunikation, Entscheidungsfindung, Arbeitsbereiche und die „Arbeitszeit“.

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Tipps für die Leitung von Remote-Teams:

• Bereiten Sie Online-Dokumente für die Einarbeitung von Remote-Mitarbeitenden vor.
• Nehmen Sie Videos oder Screencasts auf, um Mitarbeitenden die Einarbeitung in neue Software und Lösungen zu erleichtern.
• Organisieren Sie kurze, regelmäßige Besprechungen.
• Dokumentieren Sie Entscheidungen nach den Besprechungen, auch wenn es sich nur um Zwischenentscheidungen handelt.
• Veranstalten Sie in den Pausen oder nach Feierabend Videochats mit der Gruppe über nicht arbeitsbezogene Interessen.

Eine hohe Teamleistung ist ohne ein Verständnis für gemeinsame Ziele und Standards, Vertrauen und Diskussionsbereitschaft undenkbar. Mit anderen Worten: Der Aufbau eines leistungsstarken Teams bedeutet garantierten Stress. Die Organisation von Geschäftsreisen sollte jedoch stressfrei sein, insbesondere mit Roundtrip: Vereinfachen Sie die Buchung von Hotels und Tickets und erleichtern Sie die Arbeit mit Abschlussdokumenten.

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