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- Warum die Verwaltung von Geschäftsreisen für 100–500 Mitarbeiter eine eigene Kategorie darstellt
- Die vier Dinge, die jedes Geschäftsreisesystem für KMU benötigt
- Die Fehler, die Unternehmen dieser Größe typischerweise machen
- Wie ein gut funktionierendes Reisesystem in dieser Größenordnung aussieht
- Bereit zu sehen, wie das beste Reisesystem für Ihr Team aussieht?
Warum die Verwaltung von Geschäftsreisen für 100–500 Mitarbeiter eine eigene Kategorie darstellt
Die Kategorie von 100–500 Mitarbeitern passt nicht einfach in eine bestehende Reiselösung, und genau deshalb arbeiten die meisten solcher Unternehmen mit etwas, das um sie herum gebaut wurde, nicht für sie.
Sobald ein Unternehmen rund 150 Mitarbeiter mit aktiven Reisen über mehrere Märkte hinweg erreicht, sind Geschäftsreisen stillschweigend zu einer der größten kontrollierbaren Ausgaben geworden. Die meisten Unternehmen dieser Größe wissen nicht, dass sie dabei Geld verlieren, weil niemand ein System hat, das zeigt, wohin es fließt. Dieser Mangel an Transparenz im Ausgabenmanagement schafft eine ganz neue Reihe von Problemen, darunter eine höhere Anfälligkeit für menschliche Fehler wie fehlende Belege und doppelte Einträge, unbefriedigende Reiseerfahrungen, Skalierungsprobleme und Mehrausgaben.
Selbst eine minimale Verbesserung (5–10 %) bei der Effizienz der Reiseausgaben kann laut Travel Code potenziell Hunderttausende Euro jährlich einsparen. Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen dieser Größe nicht wissen, dass sie dabei Geld verlieren. Das liegt daran, dass niemand ein System hat, das zeigt, wohin das Geld tatsächlich fließt.
Dann gibt es noch ein weiteres Hindernis, denn die Person, die für die Verwaltung der Geschäftsreisen Ihres Unternehmens verantwortlich ist, ist fast nie ein dedizierter Reisemanager.
Es ist normalerweise ein Betriebsmanager, eine Assistenz der Geschäftsführung oder jemand aus der Personalabteilung, der die Aufgabe übernommen hat, als die Person zuvor das Unternehmen verlassen hat. Reisen nehmen vielleicht 20 % ihrer Zeit in einer arbeitsreichen Woche in Anspruch.
Tools für Großunternehmen sind für diese Größe überdimensioniert. Sie sind für Compliance-Teams konzipiert, die es hier in dieser Form nicht gibt, und für Volumina bepreist, die dieses Unternehmen noch nicht hat.
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Tools für Verbraucher wie Booking.com und Google Flights schaffen ebenfalls ein völlig anderes Problem.
Bestimmt sind sie nützlich, wenn man nur eine Reise für sich selbst bucht. Das Problem ist jedoch, dass sie keinen Richtlinien unterliegen. Sie liefern auch keine konsolidierten Daten. Noch wichtiger ist, dass sie dem Unternehmen keine zuverlässige Absicherung ihrer Fürsorgepflicht bieten.
Die Umfrage „SME Travel Management Survey 2025“ von BTN Intelligence ergab, dass 53 % der KMU planten, ihre Reisebudgets 2025 im Vergleich zu 2024 zu erhöhen. Das macht KMU zu einem der schneller wachsenden Segmente im Geschäftsreisebereich. Hinzu kommt, dass 58 % der Reiseeinkäufer sagen, dass sie offen dafür sind, innerhalb des nächsten Jahres ihren aktuellen Anbieter zu wechseln (GBTA, 2025).
Die Ausgaben steigen also definitiv. Die Systeme, die sie verwalten, haben bei den meisten Unternehmen in dieser Kategorie jedoch nicht Schritt gehalten.
Roundtrip-Einblick: Wie ein Wechsel tatsächlich aussieht
Wie dieser Übergang in der Praxis tatsächlich aussieht: Einer unserer Kunden, ein mittelgroßes Team mit regelmäßigen internationalen Reisen, verbrachte 3 bis 4 Stunden pro Buchungszyklus mit der Koordination zwischen Reisemanagern und einem Reisebüro – Zahlungen abgleichen, Optionen besprechen, Bestätigungen nachjagen. Die monatliche Abstimmung fügte weitere 6 bis 8 Stunden hinzu.
Innerhalb von 90 Tagen nach dem Wechsel zu Roundtrip waren die Buchungen auf einer Plattform konsolidiert, Rechnungen waren sofort verfügbar und automatisch mit Kostenstellen abgeglichen, und die monatliche Abstimmung war auf unter 2 Stunden reduziert. Mit den Worten ihres Reisekoordinators: „Früher war ich Buchungsvermittler. Jetzt verwalte ich tatsächlich Reisen.“
Die vier Dinge, die jedes Geschäftsreisesystem für KMU benötigt
1. Eine schriftliche Reiserichtlinie (die Mitarbeiter einhalten müssen)
Ihre Reiserichtlinie muss nicht lang sein. Sie muss nur Antworten auf 4 Fragen bieten:
1. Wer kann was genehmigen?
2. Was sind die Ausgabenlimits nach Zielort für Hotels und Flüge?
3. Wie werden Ausnahmen behandelt?
4. Wie sieht der Erstattungsprozess aus?
Alles, was Sie dafür brauchen, ist eine gut geschriebene Seite, die sofort sichtbar ist, wenn ein Mitarbeiter eine Buchungsentscheidung trifft. Aber hier haben die meisten Unternehmen Schwierigkeiten.
Es gibt zwar eine Richtlinie, aber sie liegt wahrscheinlich irgendwo in einem Ordner, in den niemand schaut, bevor ein Flug gebucht wird. Buchungen, die nicht der Richtlinie entsprechen, sind so häufig, dass mehr als die Hälfte der Reiseeinkäufer angibt, nicht im Rahmen der Reiserichtlinie ihres Unternehmens zu buchen.
Überraschend ist, dass dies nicht einmal ein Disziplinproblem ist. Es passiert, wenn die Richtlinie unzugänglich oder unklar ist. Es passiert auch, wenn Ihre Richtlinie zum Zeitpunkt der Buchung nicht durchgesetzt wird.
Sie könnten sich für eine Plattform entscheiden, die Regeln entsprechend der Richtlinie direkt in Ihren Buchungsablauf integriert. Optionen außerhalb der Richtlinie werden markiert oder blockiert, bevor die Buchung durchgeführt wird.
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2. Eine Self-Booking-Plattform mit integrierten Genehmigungsabläufen
Self-Booking für Geschäftsreisen ist üblich: Mitarbeiter in Unternehmen dieser Größe erwarten, ihre eigenen Reisen zu buchen, und das ist auch die richtige Einstellung.
Ein System, das alles durch einen zentralen Koordinator leitet, schafft einen Rückstau, der dann einen Engpass erzeugt. Es drängt die Leute auch stillschweigend zurück zur Nutzung von Websites für Verbraucher und zum Einsatz ihrer privaten Kreditkarten.
78 % der KMU nutzen bereits mobile Apps für die Reiseplanung (KMU-Bericht 2025 von BTN Intelligence), sodass die Self-Service-Erwartung bereits vorhanden ist. Die Frage ist nur, ob das Unternehmen damit arbeitet oder dagegen.
Das richtige System lässt Mitarbeiter frei buchen, aber stets innerhalb der Grenzen ihrer Richtlinie. Das bedeutet, dass Routinereisen ohne zusätzliche Schritte durchgehen. Alles, was einen Schwellenwert überschreitet, wie ein Hotel über Ihrer üblichen Obergrenze oder ein Flug, der die üblichen Grenzen überschreitet, wird zur Überprüfung durch eine Führungskraft markiert.
Mehrstufige Genehmigungssysteme basierend auf Reisekosten und Zielort beseitigen den Engpass, ohne die Kontrolle zu beseitigen.
Bei Roundtrip erscheinen passende Optionen zuerst, sodass Ihre Mitarbeiter sehen können, was genehmigt ist, bevor sie sich festlegen. Führungskräfte werden nur einbezogen, wenn etwas wirklich eine Entscheidung erfordert.
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3. Konsolidierte Ausgabentransparenz (in Echtzeit, nicht rückwirkend)
Finanzabteilungen müssen Reisekosten oft erst zusammensuchen, nachdem Spesenberichte übermittelt worden sind, was die Budgetierung erschwert, da die Ausgabenentscheidungen bereits getroffen wurden.
Wenn Buchungen über eine Plattform laufen, werden Ausgaben sichtbar, wenn Reisen noch in Planung sind. Ihre Finanzabteilung kann Kosten nach Abteilung oder Zweck überprüfen, anstatt bis zum Abschluss der Abstimmung zu warten. Historische Daten bieten auch eine stärkere Grundlage für Gespräche mit Anbietern und zukünftige Budgetierung.
Ein gemeinsamer Bericht von Corporate Traveler und GBTA aus 2024 ergab, dass 35 % der KMU-Reisemanager den Mangel an Daten und Berichten als größtes Problem anführten, wobei 37 % manuelle Prozesse nennen.
Diese beiden Probleme sind direkt miteinander verbunden. Wenn sich Daten nicht automatisch konsolidieren, muss jemand den Bericht manuell erstellen, was laut einer Studie von Safe Harbors 15–20 Arbeitsstunden pro Monat ausmacht.
Die Kundschaft kommt oft mit der Erwartung, bei Hotelpreisen zu sparen, aber was sie am meisten überzeugt, ist das erste Mal, wenn sie die Daten sieht. Innerhalb von 30 Tagen ist ein vollständiges Bild der Reiseausgaben sichtbar, und für die meisten Unternehmen mit 100–500 Mitarbeitern ist es das erste Mal, dass sie diese Transparenz haben.
„Wir wussten nicht, dass 60 % unserer Ausgaben an drei Zielorte gehen. Das hat unsere Verhandlungsstrategie mit Anbietern völlig verändert“, teilte ein Kunde mit.
Die Kundschaft erhält auch einen besseren Überblick über ihre Ausgaben beim ersten Abstimmungszyklus.
„Früher habe ich mich vor dem Monatsende gefürchtet. Jetzt ist es eine E-Mail“, sagte ein Finanzverantwortlicher eines Unternehmen mit 100–150 Mitarbeitern. Zuvor wurden etwa 8 Stunden pro Monat damit verbracht, Belege und Kreditkartenabrechnungen durchzugehen.
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4. Menschliche Unterstützung, wenn etwas schiefgeht
Digitale Self-Service-Tools sind etwas Tolles, vor allem wenn Flüge pünktlich abfliegen und Hotels Reservierungen einhalten. Aber was passiert, wenn etwas schiefgeht? Was passiert, wenn ein Flug um 23 Uhr gestrichen wird und ein Mitarbeiter in Frankfurt festsitzt?
Dem GBTA-Bericht „Perfect Business Trip“ zufolge ist inkonsistente Servicequalität das größte Problem, das Reiseeinkäufer mit ihrem aktuellen TMC haben (41 %). Langsame Problemlösung kam auf 32 %, und 54 % sagten, dass ein proaktiver Umgang mit Vorfällen eine der drei wichtigsten Fähigkeiten ist, die sie sich wünschen, aber derzeit nicht haben.
Das ist die Lücke, die bei den meisten Plattformen besteht. Bei Roundtrip erreichen Sie eine Person, die Ihre Unternehmen bereits kennt. Keine Versuche, durch einen Bot zu gelangen, der von einem Skript abliest. Sie erhalten eine echte Person zugeteilt, die Ihnen tatsächlich helfen kann, die Dinge zu klären.
Roundtrip-Einblick: So sieht es aus, wenn Ihr Team tatsächlich Unterstützung bekommt
Dieses Szenario spielt sich häufiger ab, als die meisten Unternehmen denken. In einem Fall kam der Mitarbeiter eines Kunden in einem Self-Check-in-Hotel an und fand ein schmutziges Zimmer mit defekter Klimaanlage und ohne Rezeption vor, die er anrufen konnte. Roundtrip eskalierte dies direkt mit der Unterkunft und ließ das Problem noch am selben Tag lösen – ohne dass der Reisende es allein bewältigen musste.
Der Unterschied war nicht das Problem selbst – es war, jemanden zu haben, der das Unternehmen kannte und sofort handeln konnte.
Die Fehler, die Unternehmen dieser Größe typischerweise machen
Warten, bis der Umfang das Problem erzwingt
Viele Unternehmen verschieben formelles Reisemanagement, bis ein Compliance-Problem oder eine Finanzprüfung Schwächen im bestehenden Prozess aufdeckt. Bis dahin haben sich unnötige Ausgaben und Verwaltungsaufwand bereits angehäuft.
63 % der KMU-Reisemanager sagen, dass steigende Kosten ein anhaltendes Problem sind, wobei mehr als die Hälfte sagt, dass Budgetdruck verändert hat, wie sie Entscheidungen treffen (gemeinsamer Bericht von Corporate Traveler und GBTA 2024).
Es ist klar, dass das informelle System irgendwann an eine Grenze stoßen wird. Struktur zu schaffen, bevor Reisen ein kritisches Niveau erreichen, normalerweise bei etwa 80 bis 100 Mitarbeitern oder wenn internationale Reisen beginnen, ermöglicht einen reibungsloseren Übergang.
Eine Plattform wählen, die für die falsche Unternehmensgröße konzipiert ist
Plattformen für Großunternehmen setzen IT-Abteilungen und Beschaffungsressourcen voraus, die ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern nicht hat. Plattformen für Verbraucher gehen davon aus, dass jemand eine private Reise bucht. Beides passt hier nicht.
Was Unternehmen dieser Kategorie tatsächlich brauchen, ist eine Plattform, die Nicht-Spezialisten ohne umfangreiche Schulung bedienen können und die ein Betriebsteam ohne Handbuch verwalten kann.
Viele Unternehmen dieser Größe finden bestehende API-lastige Lösungen für Großunternehmen schwer effektiv zu implementieren, genau weil diese Tools für Organisationen mit dedizierten Ressourcen gebaut wurden, um sie zu betreiben.
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„Eine Reiserichtlinie“ mit „Richtliniendurchsetzung“ verwechseln
Richtlinien, die in geteilten Ordnern gespeichert sind, beeinflussen das Buchungsverhalten selten. Mitarbeiter treffen Entscheidungen spontan und oft unter Termindruck.
Eine echte Durchsetzung erfolgt während des Buchungsprozesses. Ein PDF im gemeinsamen Laufwerk zählt nicht unbedingt als Durchsetzung. Wenn Grenzen der Richtlinie vor der Bestätigung sichtbar sind, wird Compliance für alle einfacher.
Die Compliance bei Flugreisen liegt in gut geführten Programmen bei 80–100 %. Die Hotel-Compliance liegt im Durchschnitt bei etwa 69 %, was bedeutet, dass etwa ein Drittel der Hotelbuchungen außerhalb der Richtlinie liegt, selbst in Unternehmen, die bereits Buchungstools haben.
Um es klarzustellen: Diese Lücke zwischen Flug- und Hotel-Compliance ist systemisch. Sie geht über mangelnde Mitarbeiterdisziplin hinaus.
Wie ein gut funktionierendes Reisesystem in dieser Größenordnung aussieht
Ein gut funktionierendes Reisesystem für ein Unternehmen mit 100 bis 500 Mitarbeitern sieht typischerweise so aus:
- Jede Reise wird vom Mitarbeiter über eine einzige Plattform in weniger als fünf Minuten gebucht.
- Richtliniengrenzen sind in den Buchungsprozess integriert, sodass Mitarbeiter genehmigte Optionen zum Zeitpunkt der Entscheidung sehen.
- Führungskräfte überprüfen Ausnahmen mit einem Klick, während Routinereisen keine Genehmigung erfordern.
- Die Finanzabteilung kann konsolidierte Reiseausgaben nach Abteilung, Zielort und Zweck jederzeit einsehen.
- Bei Problemen gibt es einen dezidierten Ansprechpartner, der sofort handeln kann.
- Die monatliche Reiseabstimmung dauert Stunden statt Tage.
Roundtrip-Einblick: Das können Sie von einem funktionierenden System erwarten
So sieht diese Veränderung in messbaren Zahlen über unsere Kundenbasis hinweg aus: Die Buchungszeit wird typischerweise halbiert. Die monatliche Abstimmung sinkt von 6 bis 10 Stunden auf unter 2 Stunden, sobald automatisierte Rechnungsstellung und Kostenstellenabgleich aktiv sind. Und in Sachen Compliance: Die meisten Unternehmen kommen praktisch ohne Richtliniendurchsetzung an. Ab dem ersten Tag auf der Plattform ist vollständige Nachvollziehbarkeit durch ein strukturiertes Rollensystem verfügbar, das Reisemanager, Selbstbucher, Buchhaltung und Reisende abdeckt.
Bereit zu sehen, wie das beste Reisesystem für Ihr Team aussieht?
So ein System bei 150 oder 200 Mitarbeitern einzurichten ist normalerweise einfacher als zu warten, bis der zunehmende Umfang die Dinge komplexer macht.
Wenn Ihr Unternehmen mehr als 50 Reisen pro Monat abwickelt und immer noch auf private Kreditkarten und Tabellen angewiesen ist, ist der richtige Moment zum Aufbau des Systems jetzt, und nicht erst nach der nächsten Finanzprüfung.
Die Ausgaben, die Sie nicht sehen können, sind immer noch Ausgaben. Ein 30-minütiges Gespräch reicht normalerweise aus, um zu sehen, wie diese Zahlen für Ihr Team aussehen.
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