7 typische Fehler bei der Organisation von Dienstreisen – und wie sie Zeit und Geld kosten

Inhalt

• Buchung über B2C-Dienste
• Fehlende Budgetkontrolle
• Last-Minute-Buchungen von Tickets und Hotels
• Hotels ausschließlich im Zentrum wählen
• Abrechnungsbelege manuell sammeln
• Vorteile von Treueprogrammen ungenutzt lassen
• Auf Transfers verzichten

Buchung über B2C-Dienste

B2C-Plattformen sind nicht auf die Anforderungen von Unternehmen ausgelegt: Es ist dort weder möglich, Reiserichtlinien zu hinterlegen, Abrechnungsbelege automatisch zu erhalten noch einen Reisekostenbericht nach der Geschäftsreise auszufüllen. Zudem kooperieren viele auf Geschäftsreisende spezialisierte Hotels ausschließlich mit Firmenplattformen.

Fehlende Budgetkontrolle

Wenn im Unternehmen klare Vorgaben dazu fehlen, wer wie viel für Dienstreisen ausgeben darf, gerät das Budget schnell außer Kontrolle. Mitarbeiter buchen Tickets und Hotels nach eigenem Ermessen – und entscheiden sich dabei oft für teurere Optionen, obwohl es günstigere Alternativen gibt.

Damit die Ausgaben im Rahmen bleiben, sollten die Reisekostenlimits in den Reiserichtlinien des Unternehmens klar definiert sein. Die Reiserichtlinien sollten klar regeln, wie viel Mitarbeiter konkreter Abteilungen für Tickets, Unterkunft und weitere Kosten ausgeben dürfen.

Die Einhaltung des Budgets lässt sich mithilfe von Analysen besser überwachen. Tabellen und Buchungsberichte machen sichtbar, ob Reisen im Kostenrahmen bleiben, wo Budgetüberschreitungen auftreten und welchen Einfluss Dienstreisen insgesamt auf die Unternehmensfinanzen haben. So lassen sich laufende Kosten besser überwachen und künftige Budgets genauer planen – gerade in Zeiten steigender Preise.

Damit die Ausgaben im Rahmen bleiben, sollten die Reisekostenlimits in den Reiserichtlinien des Unternehmens klar definiert sein.
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Last-Minute-Buchungen von Tickets und Hotels

Es kommt vor, dass eine Dienstreise sehr kurzfristig ist: Heute noch Tickets und Hotel buchen, morgen schon losfliegen. Doch solche Situationen sind eher die Ausnahme. Dienstreisen werden meist im Voraus geplant. Stehen die Termine fest, empfiehlt es sich, sofort zu buchen – statt bis zum letzten Moment zu warten.

Hotels ausschließlich im Zentrum wählen

Auf den ersten Blick wirkt das Stadtzentrum wie die logische Wahl: nahe bei den Büros und unkompliziert in der Logistik. Doch das ist nicht immer die günstigste Lösung. Viele Städte bieten hervorragende Hotels und Appartements etwas abseits des Zentrums – nur 10 bis 15 Minuten entfernt – mit vergleichbarem Service, aber deutlich günstigeren Preisen.

Legt ein Mitarbeiter Wert auf eine Unterkunft in einem bestimmten Stadtteil, bieten sich Appartements oft als gute Alternative an. Apartments sind günstiger als Hotels, bieten mehr Raum und sind oft mit Küche und Arbeitsbereich ausgestattet – ideal vor allem für längere Aufenthalte.

Legt ein Mitarbeiter Wert auf eine Unterkunft in einem bestimmten Stadtteil, bieten sich Appartements oft als gute Alternative an.
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Abrechnungsbelege manuell sammeln

Quittungen, Rechnungen und Belege nach einer Dienstreise zusammenzutragen, ist ein aufwendiger Prozess. Gehen Dokumente verloren oder wurden sie vergessen, müssen sie beim Hotel nachgefordert werden – meist verbunden mit Wartezeiten auf Scans oder Originale per Post.

Um unnötigen Papieraufwand zu vermeiden, ist es praktisch, einen spezialisierten Dienst zu nutzen. Bei Roundtrip werden zum Beispiel alle Abrechnungsunterlagen automatisch erstellt und im Kundenportal gespeichert. Nach der Reise lassen sich die Unterlagen direkt herunterladen oder per E-Mail an die Buchhaltung senden.

Vorteile von Treueprogrammen ungenutzt lassen

Treueprogramme können die Kosten für Dienstreisen reduzieren, dennoch schöpfen Unternehmen dieses Potenzial nur selten aus. So lassen sich Flugmeilen gegen ein Upgrade der Serviceklasse eintauschen und Punkte zur Bezahlung der Unterkunft einsetzen. Einige Hotels vergeben zudem Statusstufen an Stammgäste – mit Vergünstigungen bei künftigen Aufenthalten, kostenlosem Frühstück und weiteren Sonderleistungen.

Bei Roundtrip lassen sich die Treuekarten von Hotels, Fluggesellschaften und Bahnunternehmen speichern – die Bonuspunkte werden dann automatisch angerechnet. Zudem bietet Roundtrip ein eigenes Treueprogramm: Für jede Buchung gibt es Treuepunkte, die bei zukünftigen Buchungen im Verhältnis 1 Punkt = 1 Rubel angerechnet werden.

Auf Transfers verzichten

Ein Taxi vom Flughafen kann teuer werden – vor allem zu Stoßzeiten, in einer unbekannten Stadt oder bei schlechtem Wetter. Trotzdem buchen Mitarbeiter Taxis oft auf eigene Faust und die Unternehmen tragen die Kosten. Die Folge sind unnötige Mehrkosten und zusätzlicher Aufwand bei der Abrechnung.

Wer zusätzliche Kosten vermeiden will, sollte Transfers am besten im Voraus buchen.
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Wer zusätzliche Kosten vermeiden will, sollte Transfers am besten im Voraus buchen. Bei Roundtrip lässt sich der Transfer mit wenigen Klicks buchen: einfach Fahrzeugklasse wählen, Flugnummer angeben und Extras hinzufügen. Der Fahrer empfängt den Reisenden mit Namensschild, hilft beim Gepäck und richtet sich bei Flugverspätungen nach der tatsächlichen Ankunftszeit. So sinkt die Belastung für die Mitarbeiter, während die Kostenkontrolle einfacher wird, denn alle Fahrten sind im Unternehmensportal dokumentiert.

Damit Geschäftsreisen dem Unternehmen echten Mehrwert bieten, braucht es ein gut aufgestelltes System: mit klaren Reiserichtlinien, transparenten Limits und komfortabler Abrechnung. Dabei hilft Roundtrip: Alle Buchungen, Dokumente und die Kostenkontrolle sind in einer einzigen Plattform vereint.

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